| Teema | Juhised ja nipid |
|---|
| 1 | Kaugtöökontori ruum ja seadmed | - Ruum
- Privaatne suletud ruum on parim. Kui see ei ole võimalik, on soovitav olla näoga ruumis liikujate suunas.
- Parim valgus on suunatud esineja näo suunas
- Mida rohkem on ruumis mööblit, seda väiksem on kaja
- Kvaliteetsed video- ja audioseadmed
- Kõrvaklapid koos mikrofoniga on hea vahend, kui Sa ei soovi ümbritsevaid segada
- Välise audioseadme puhul on mõistlik kasutada seadet, mis suudab mikrofoni ja kõlari koostööd juhtida, nt Jabra Speak Series
- Vali ergonoomiline töötool ja tööasend
- Võimle ja venita regulaarselt
- Pööra tähelepanu ruumi temperatuurile, niiskusele ja õhuvahetusele
- Ole tuttav kaugtöö töökeskkonna töötervishoiu ja -ohutuse nõuetega.
|
| 2 | Suhtlus kaugelt | - Vali sobiv suhtluskanal - telefon, videokõne, kiirvestlus, e-kiri või SMS
- Telefon - kiire arutelu. Sünkroonne. Infovahetus vahetu. Sobiv kasutusaeg - tööaeg. Emotsioone lihtne tajuda. Kokkuleppeid ja infot keeruline fikseerida.
- Videokõne - kiire arutelu. Sünkroonne. Infovahetus vahetu. Sobiv kasutusaeg - tööaeg. Emotsioone lihtne tajuda. Kokkuleppeid ja infot keeruline fikseerida.
- Kiirvestlus (chat) - Pigem asünkroonne. Infovahetus vahetu. Sobiv kasutusaeg - päevane aeg. Emotsioonide tajumiseks oluline kasutada emotikone. Kokkulepetest ja infost jääb maha jälg, aga kaob suhtlusvoos lihtsasti ajalukku.
- E-kiri - Asünkroonne. Infovahetus ajalise nihkega. Sobiv kasutusaeg - 24/7. Emotsioone keeruline tajuda. Kokkulepped ja info hästi hallatav ning otsitav.
- SMS - Asünkroonne. Infovahetus ajalise nihkega. Sobiv kasutusaeg - päevane aeg. Emotsioone keeruline tajuda. Kokkulepetest ja infost jääb maha jälg, aga kaob suhtlusvoos lihtsasti ajalukku.
- Kaugtöö tingimustes muutub suhtlus paratamatult rohkem kirjalikumaks ja asünkroonsemaks
- See annab võimaluse hoolikamalt sõnastada oma soove ja sõnumeid
- Kirjalik vorm annab võimaluse ilma lisapingutuseta fikseerida kokkuleppeid
- Kirjaliku vormi puudus on emotsionaalse kontakti vähenemine, sh. sõnumite taga emotsioonide mitte tajumine
- Kui mõttevahetus asünkroonses suhtluskanalis jääb mingi küsimuse osas "edasi-tagasi" käima, siis on aeg teha üks videokõne
- Püüa kasutada nii vähe erinevaid kanaleid ja rakendusi kui võimalik, muidu on hiljem raske meenutada, millises kanalis ja rakendusest millest juttu oli
- Ülikoolipere eelistatud lahendus kiirvestlusteks ja videokõnedeks on Teams, kuna kõik ülikoolipere 17 000+ liiget on selle rakenduse aadressraamatus ja ühenduse võtmine väga lihtne
- Vt lisaks Videokonverentsi tarkvarad Tartu Ülikoolis
|
| 3 | Töökoosolekud online | - Tartu Ülikooli põhiline online töökoosolekute rakendus on Teams
- Mõned online töökoosolekute eelised
- Inimesed ei kaota aega füüsilise liikumisega koosoleku asukohta
- Ühise aruteludokumendi, ekraani jagamine ja ühise valge tahvliga töötamine on väga lihtne
- Koosolekul kirjalikult esitatud küsimused-vastused ja koosoleku märkmed on osalistele ilma järeltegevusteta kohe kättesaadavad
- Koosolekuid on väga lihtne salvestada ja järelvaadata (Stream)
- On võimalik spontaanselt inimesi juurde kutsuda (ja vabaks lasta)
- Online töökoosolekute ohud
- Osaliste emotsioonide tajumine on keerulisem
- Tehnilised viperused võivad osalemise nurjata
- Mõned online koosolekute nipid
- Lülita mikrofon välja, kui Sa parajasti ei räägi
- Kasuta kõnesoovi ja küsimuste esitamiseks kiirvestluse funktsiooni
- Kehva sideühenduse puhul katkesta enda ja/või sissetulev videovoog
- "Kohvinurga"- ja klubikoosolekud
- Vabas vormis koosolekul on oluline näha kõiki osalejaid
- Zoom tarkvara võimaldab galeriivaates näidata ühel ekraani kuni 49 osaleja videopilti
- Vt lisaks Videokonverentsi tarkvarad Tartu Ülikoolis
|
| 4 | Vabas vormis koosolekud | - Sotsiaalseks suhtluse üks parimaid online-vorme on vabas vormis videokoosolekud
- Nt "kohvinurk", klubikoosolek, õhtusöök, sünnipäev jne.
- Vabas vormis koosolekul on oluline näha kõiki osalejaid
- Soovitame kasutada Zoom tarkvara, mis võimaldab galeriivaates näidata ühel ekraani kuni 49 osaleja videopilti
- Olemas on tasuta versioon, millel on ajapiirang 40 minutit
- Idee - veeda aega meeskonnaga ühiselt online mänge mängides
- Vt lisaks Videokonverentsi tarkvarad Tartu Ülikoolis
|
| 5 | Veebiseminarid | - Veebiseminari tarkvara peab võimaldama
- lihtsat osalejate kaasamist (viide koosolekule)
- lisaks veebiliidesele soovitavalt arvuti- ja nutiseadme rakenduse olemasolu
- koosoleku juhtimise töövahendeid (osalejate vaigistamine, sõna andmise juhtimine)
- ekraani ja dokumentide jagamist
- hea kui on joonistamise töölaud (whiteboard)
- Tartu Ülikool kasutab veebiseminarideks edukalt BigBlueButtoni, Teamsi ja Zoomi
- BigBlueButtoni eripärad
- Võimaldab reaalajas jagada videot, audiot, slaide, arvutiekraani, kasutada jututuba, valget tahvlit, küsitlust ning eraldatud ruume.
- Integreeritud e-kursuse tarkvaraga Moodle
- Kasutusele võtt väga lihtne
- Veebilehitseja piirangud - BBB kasutamiseks sobib kõige paremini Google Chrome. Sellele järgneb Firefox ning Opera. Apple'i telefonis kasutage Safarit. Teiste veebilehitsejega võib esineda probleeme helikvaliteedis ning ekraanijagamisel. Internet Exploreriga BBB ning salvestused ei tööta.
- Teamsieripärad
- Võimaldab reaalajas jagada videot, audiot, slaide, arvutiekraani, kasutada jututuba, valget tahvlit, küsitlust ning eraldatud ruume.
- Ei ole integreeritud e-kuruse tarkvaraga Moodle (integreerimise arendusprojekt pooleli)
- Kasutusele võtt keskmise keerukusega
- Ei ole optimeeritud veebiseminaride vaid töökoosolekute pidamiseks
- Kõik ülikoolipere 17000+ liiget omavad Teamsi kasutuslitsentsi ja on rakenduse aadressraamatu kaudu seminarile kaasatavad
- Iga õppejõud saab ise seminare algatada
- Vt juhiseid - KKK - Teamsi nipid / FAQ - Teams tips
- Salvestus jääb pärast seminari lõppu osalejatele automaatselt kättesaadavaks Teamsivahendusel
- Vt lisaks KKK - Teamsi nipid / FAQ - Teams tips
- Zoomi eripärad
- Võimaldab reaalajas jagada videot, audiot, slaide, arvutiekraani, kasutada jututuba ning eraldatud ruume.
- Küsitluste ja valge tahvli funktsionaalsus puudub.
- Ei ole integreeritud e-kuruse tarkvaraga Moodle
- Kasutusele võtt keskmise keerukusega
- Tarkvara kasutamine lihtne
- Tarkvara on tasuline. Ei ole otstarbekas soetada igale õppejõule oma ruumide planeerimise litsents.
- Seminariruumide optimaalne haldus vajab keskset koordineerimist, mis vähendab paindlikkust ja operatiivsust seminari planeerimisel.
- Salvestused tehakse kas Zoomi pilve või korraldaja arvutisse
- Zoom võimaldab vahvat funktsionaalsust - Gallery view, kus korraga on näha kuni 49 osaleja videopilt
- Vt lisaks KKK - Zoom-i kasutamine
- Suure osalejate arvuga loengute ja konverentside jaoks sobib hästi Teams Live Event
|
| 6 | Nõukogude koosolekud | - Ametlikel koosolekutel (nõukogud, senat) on vaja esitleda teemasid, juhtida arutelu ja võtta vastu otsuseid
- Tartu Ülikool on selleks edukalt kasutanud Teamsi ja Zoomi
- Teamsikasutamise kogemus (teaduskonna ja instituudi nõukogu koosolekud)
- Kogu funktsionaalsust soovides on tungivalt soovitav tarkvara eelnevalt arvutisse installeerida, seadistada ja testida.
- Ülikooliperele tasuta, osalisi saab meeskonda/koosolekule kutsuda ka väljastpoolt.
- Korraga nähtav neli osalist (neli viimast, kes on rääkinud), maksimaalne osaliste arv 250.
- Avalik hääletus Chat-i kaudu või kasutades Polly-t.
- Konfidentsiaalne hääletus kasutades Polly-t Chat-is või valimised.ut.ee keskkonnas.
- Meeskondi ja kanaleid luues saab kogu töökorralduse ja failide jagamise virtuaalseks tööks tagada. Koosolekud tekitatakse kalendrisse ja osaleda on lihtne.
- Koosolekut on võimalik salvestada seal hulgas Chat-i.
- Zoomi kasutamise kogemus (senati koosolek)
- Kogu funktsionaalsust soovides on tungivalt soovitav tarkvara eelnevalt arvutisse installeerida, seadistada ja testida.
- Tasuta Zoom on piiratud võimalustega.
- Zoomi litsentsi omades või laenutades virtuaaltuba (lisada ruumikalender nt. ITO Zoom) lihtsalt kasutatav tarkvara. Lubab osalisi lisada väljastpoolt ülikooli.
- Gallery view korraga nähtav 25 osalist erijuhul 49 (viimased, kes on rääkinud). Maksimaalne osaliste arv 100.
- Avalik hääletus visuaalselt või Chat-is.
- Salajane hääletus valimised.ut.ee keskkonnas.
- Kuna litsentsiga koosolekute arv on piiratud peab iga kord ürituse registreerima vastavalt korraldustele (osakonna siseselt või teiste litsentse kasutades vastavas koosoleku kalendris) ja lingi edastama osalistele.
- Koosolekuid on võimalik salvestada.
- Vt lisaks Videokonverentsi tarkvarad Tartu Ülikoolis
|
| 7 | Isikute valimised esinduskogudesse ja ametikohtadele | |
| 8 | Töötubadega arenguseminarid | - Arenguseminaridel on vaja esitleda teemasid, juhtida arutelusid ja teha eraldatud grupitööd ühiste dokumentidega
- Tartu Ülikool on selleks edukalt kasutanud Teamsi
- Kogemuslugu digiarengu strateegia mõttetalgutelt
- Loo seminari töögrupp Teamsis (vt Meeskonna tööala loomine Teamsis)
- Loo alam-töörühmadele kanalid (channels)
- Lisa arutelu ja ühistoimetamise failid kanalite Files aladesse (soovitame kasutada Powerpointi)
- Jaga seminaril osalejatele kutse üldkanalisse (General)
- Vii läbi seminari sissejuhatav arutelu Teamsi videokoosolekuna (NB! Tee videosalvestus)
- Jaga seminaril osalejad töögruppidesse ja suuna nad töörühma kanalisse ühistööks, videokoosolekuks ja kiirvestlusteks (tee töörühma videokoosolekutest videosalvestused)
- Moderaator saab sujuvalt käia pisteliselt töörühmade videokoosolekutel
- Lepi kokku ühiskanali videokonverentsi aeg ja vajadusel "käi" koosolekutel inimesi ühiskoosolekule kutsumas
- Soovitav on korraldada parajal ajal "kohvinurk" - videokonverents(id), kus osalejad saavad vabas vormis suhelda
- Seminari dokumendid, kiirvestlused ja videosalvestused on pärast üritust kättesaadavad samas Teamsi grupis. Puudub vajadus osalejatele materjalide saatmise järele.
|
| 9 | Teaduslike tööde kaitsmine | - Tartu Ülikool on akadeemiliste tööde kaitsmiseks edukalt kasutanud Teamsi, Zoomi ja Teams Live Eventi
- Teamsi kasutamise kogemus
- Kaitsmine toimub vastava Teamsi koosoleku vahendusel, kuhu kogunevad kõik osalised
- Kaitsjal on võimalik esitada vajalikku materjali oma esitlust või arvutiekraani jagades või valgel tahvlil joonistades
- Kaitsmise koosolek tuleb salvestada
- Küsimused esinejatele kogutakse vestluse funktsoonis (Chat)
- Arutelu ja suuliste küsimuste haldamisel on vajalik moderaator, kes juhib mikrofonide sisse- ja välja lülitamist
- Komisjon koguneb hindamise aruteluks eraldi Teamsi videokoosolekule
- Järelvaatamiseks tuleb salvestus teha kättesaadavaks Streami või Panopto või mõne muu TÜ digisisu keskkonna vahendusel
- Zoomi kasutamise kogemus
- Kaitsmine toimub vastavas Zoom konverentsiruumis, kuhu kogunevad kõik osalised
- Kaitsjal on võimalik esitada vajalikku materjali oma esitlust või arvutiekraani jagades.
- Valge tahvli funktsionaalsus Zoomis puudub
- Küsimused esinejatele kogutakse vestluse funktsoonis (Chat)
- Kaitsmise koosolek tuleb salvestada
- Arutelu ja suuliste küsimuste haldamisel on vajalik moderaator, kes juhib mikrofonide sisse- ja välja lülitamist
- Komisjon koguneb hindamise aruteluks eraldi tööruumi (break-out room)
- Järelvaatamiseks tuleb salvestus teha kättesaadavaks Streami või Panopto või mõne muu TÜ digisisu keskkonna vahendusel
- Teams Live Eventi kasutamise kogemus
- Kaitsmine toimub otseülekandena Teams Live Eventi vahendusel
- Kaitsja, retsentsent ja komisjon on osalised esitlejana (presenter). Kuulajad osalevad vaatajana. Vajalik on 1-2 produtsenti kes juhivad esinejate järjekorda
- Kaitsjal on võimalik esitada vajalikku materjali oma esitlust või arvutiekraani jagades
- Vajalik on koostöö sündmuse produtsendiga
- Kuulajate küsimused võetakse vastu kirjalikult
- Küsimused esinejatele kogutakse sündmuse Q&A funktsiooni vahendusel
- Võimalik on küsimusi enne kuulajatele avaldamist modereerida
- Arutelu juhib produtsent (võimaldab teistel osalistel pääseda õigel ajal eetrisse).
- Komisjon koguneb hindamise aruteluks eraldi Teamsi videokõnesse
- Kaitsmise sündmus salvestatakse automaatselt ja on järelvaadatav samal aadressil
|
| 10 | Õppetöö läbiviimine kaugelt | - Vaata Soovitused õppejõule auditoorse õppetöö asendamiseks e-õppega (jooksvalt täienev artikkel ut.ee veebis)
- Tartu Ülikooli kogemuslood ja eriolukorra juhised on koondatud Moodle kursusesse Õppetöö korraldus eriolukorras
- Üldised metoodika soovitused
- Kasutada e-kursuste tarkvara vahendeid iseseisva töö haldamiseks
- Eelsalvesta loengud kuni 18-minutiliste osadena
- Vii läbi veebiseminar selgituste jagamiseks, arutelude ja harjutuste läbiviimiseks
- Tee veebiseminari salvestus üliõpilastele kättesaadavaks
- Kasuta selgituste jagamiseks ja aruteludeks kiirvestluse või videokonverentsi rakendusi
- Kasuta eksamite ja testide tegemiseks e-kursuste või videokonverentsi rakendusi
- Lisa avalikkusele huvi pakkuv digisisu TÜ digivaramusse (digivaramu.ut.ee)
- Põhilised tarkvarad:
- Loe lisaks
|
| 11 | Eksamite ja testide korraldamine | - Kasuta eksamite ja testide tegemiseks e-kursuste või videokonverentsi rakendusi
- Moodlel on mitmeid võimalusi nii testide kui eksamite läbiviimiseks
- Sobib juhul kui üliõpilasel on materjalid lubatud materjale kasutada
- Soovitatav on kasutada ajapiirangut ja vastuste juurde tagasipöördumise keelamist
- Suulise eksami jaoks saab kasutada videokonverentsi tarkvara, kus õppejõud ja üliõpilane suhtlevad
- Kui materjalid testi või eksami tegemisel ei ole lubatud, siis saab kasutada kombinatsiooni e-kursuse, videokonverentsi ja ekraanijuhtimise (salvestuse) tarkvaradest
- Ülikool analüüsib hetkel (2020. a. aprill) sobivaid tarkvarasid
|
| 12 | Tööfailide haldus | - Ülikooliperele soovitatav materjalide hoidmise koht on Teamsi failide alaga seotud Sharepoint ja Onedrive
- Juurdepääse saab Teamsis (MS Office 365 rakendustes) jagada töögrupi põhiselt. Juurdepääsu on võimalik jagada ka ülikooli kasutajatunnust mitteomavatele inimestele
- Võimalik on failide ühistoimetamine ja hallata toimetamise vestlust kiirvestluse vormis
- Õppeainete materjalide eelistatud hoidmise koht Tartu Ülikoolis on Moodle
|
| 13 | | - Dokumentide (tekstiredaktor, tabelarvutus, esitlused, vikid) ühistoimetamine võimaldab tõhusat ühistööd ja aitab vältida versioonide segadust
- Ühistoimetatav dokument asub kohe ja alati ühes õiges kohas ning kõigil osapooltel on selgus, milline on viimane kehtiv versioon
- Tartu Ülikooli soovitavad lahendused
|
| 14 | Projektide ja tööde haldus | - Projektide halduses on vaja läbi mõelda küsimused
- Kus asub projekti dokumentatsioon ja teadmus?
- Kuidas hallatakse projekti tegevuskava ja ülesandeid?
- Milliseid suhtluskanaleid kasutatakse?
- Kuidas koordineeritakse arendusportfelli?
- Tartu Ülikooli projektide ja tööde haldamise rakenduste soovitused
|
| 15 | Huvitavat lugemist kaugtööst | |
