Kes on atesteerimise korraldaja?

Atesteerimise korraldajaks on atesteerimiskomisjoni esimees ja/või sekretär. Nii atesteerimiskomisjoni esimehel kui sekretäril on võimalik õpiteekonna rakenduses TEEK saada ülevaadet oma eriala/instituudi/valdkonna doktorantidest ning anda atesteerimiskomisjoni liikmetele õigus atesteeritavate doktorantide dokumente näha. 

Kuidas saan atesteerimise korraldaja rolli TEEKis?

Atesteerimise korraldaja roll TEEKis määratakse praegu käsitsi. Kui sul puudub TEEKis atesteerimissündmuste vaatamise, lisamise ja muutmise õigused, siis võta ühendust ÕISi toega (portaal, ois.tugi@ut.ee, 737 6615).

Niipea kui sul on atesteerimise korraldaja roll antud, ilmub sinu TEEKi vastav avaleht (joonisel):

  • atesteerimised: atesteerimissündmuste andmete lisamine, vaatamine ja muutmine
  • plaanid ja aruanded: doktorantide nimekiri, nende atesteerimisdokumentide vaatamine

Kui sul on üks roll, siis kuvatakse sulle automaatselt atesteerimise korraldaja vaade. Kui sul on TEEKis aga mitu rolli (joonisel p 1), siis saad valida atesteerimise korraldaja rolli rippmenüüst (joonisel  2). 

Who is the progress review administrator?

The progress review administrator is the chair and/or secretary of the progress review committee. Both the chair and secretary of the progress review committee can use the TEEK application to get an overview of doctoral students in their specialty/institute/faculty and grant members of the progress review committee the right to see the documents of the doctoral students being assessed.

How do I get the role of a progress review administrator in TEEK?

The role of the progress review administrator in TEEK is currently assigned manually. If you do not have the rights to view, add, and edit assessment events in TEEK, please contact SIS support (request portalois.tugi@ut.ee, 737 6615).

As soon as you have been assigned the role of a progress review administrator, your TEEK will display the corresponding page (see figure):

  • progress reviews: adding, viewing and editing data on progress review events
  • plans and reports: list of doctoral students, viewing their progress review documents

If you have only one role in TEEK, then you are automatically taken to that role's view. However, if you have more than one role in TEEK (figure p 1), you can select the role of the progress review administrator from the drop-down menu (figure 2).



Mida saan teha atesteerimise korraldajana TEEKis?

Atesteerimise korraldajana saad TEEKis atesteerimissündmusi lisada, vaadata, muuta ja kustutada. Samuti näed oma õiguste ulatuses doktorantide nimekirja ja nende plaane ning aruandeid.

Millised õigused mul TEEKis on?

TEEKis on antud sulle õigused selle järgi, millise valdkonna, instituudi või eriala atesteerimissündmusi lisada ja muuta saad ja mis doktorante näed. Näiteks, kui sinu õiguste alla kuulub eriala, siis saad lisada atesteerimissündmuse sellele erialale ning näha selle eriala alla kuuluvaid doktorante. Kui aga on sinu õiguseks määratud valdkond, siis saad lisada valdkonnale atesteerimissündmusi ja näha selle valdkonna doktorante. 

Kui sulle on antud õigused atesteerimissündmusi lisada, pead tegema esimeses (joonisel p 1) ning teises rippmenüüs  valikud vastavalt oma õigustele (joonisel p 2).

What can I do in TEEK as a progress review administrator?

As a progress review administrator, you can add, view, edit, and delete progress review events in TEEK. You will also see a list of doctoral students within your rights and their plans and reports.

What rights do I have in TEEK?

In TEEK, you are given rights according to which faculty, institute or speciality you can add and edit progress review events and which doctoral students you can see. For example, if your rights include specialty, you can add a progress review event to that specialty and see doctoral students of that specialty. However, if your rights include a faculty, you can add a progress review event to the faculty and see doctoral students of that faculty.

If you have been given the rights to add progress review events, choose from the first (figure p 1) and the second drop-down menu (figure p 2) accoding to your rights.



Kus ma näen doktorantide nimekirja?

Sinu õiguste alla kuuluvate doktorantide nimekirja (joonisel p 1) näed Plaanid ja aruanded vahelehel (joonisel p 2).

Kus näen doktorandi plaane ja aruandeid?


Plaanid ja aruanded vaates ava noolega (joonisel p 1) doktorandi kaart ning vajuta nupule Vaata (joonisel p 2).

Või kui doktorant on juba lisatud atesteerimissündmusele, siis ava doktorandi kaart noolega (joonisel p 1) ning vajuta Vaata nupule (joonisel p 2).

Where do I find a list of doctoral students?

You can find the list of doctoral students (figure p 1) on the Plans and reports tab.

Where can I see doctoral student's plans and reports?


In Plans and reports view, open the doctoral student's card with the arrow (figure p1) and click the See button (figure p 2).

Or, if the doctoral student has been added to the progress review event, open the doctoral student's card with the arrow (figure p 1) and click the See button (figure p 2).



Kuidas lisan atesteerimissündmusi?

Atesteerimissündmuse lisamiseks vali, kuhu soovid sündmust luua (joonisel 1) ning seejärel vajuta nupul Lisa atesteerimine (joonisel p 2).

Vali algus- ja lõppkuupäev (joonisel p 1), kontrolli/vajadusel muuda pealkirja/lisainfot (joonisel p 2) ning Salvesta (joonisel p 3).  

Sündmus salvestatakse ning näed seda sellisena (joonisel):

Maksimaalne periood on 45 päeva. 

Sisestatud perioodi jooksul on sündmuse alla lisatud atesteerimiskomisjoni liikmetel juurdepääs doktorantide atesteerimisdokumentidele.

Atesteerimissündmusel on järgmised olekud:

  • Tulevane koosseis - atesteerimissündmus pole veel alanud ning komisjoni liikmetel puudub ligipääs doktorantide dokumentidele. Ligipääs on alates märgitud alguskuupäevast.
  • Kehtiv koosseis - atesteerimissündmus on alanud ning komisjoni liikmetel on ligipääs doktorantide dokumentidele kuni lõppkuupäevani.
  • Endine koosseis - atesteerimissündmus on lõppenud ning komisjoni liikmetel puudub ligipääs doktorantide dokumentidele alates märgitud lõppkuupäevast.

Kui lisad atesteerimissündmuse ingliskeelsesse ÕISi, siis jääb ingliskeelne atesteerimissündmuse pealkiri ka eestikeelsesse ÕISi.

Kuidas vaatan atesteerimissündmusi?

Tee valikud (joonisel p 1), milles olevaid sündmusi soovid vaadata. Sulle kuvatakse kõik tehtud valiku alla kuuluvad sündmused (joonisel). Vajuta konkreetse sündmuse juures Vaata nupule (joonisel p 3).

Kuidas muudan atesteerimissündmusi?

Atesteerimissündmuse muutmiseks liigu muutmist vajava sündmuse juurde ning vajuta pliiatsi nupule (joonisel).

Atesteerimissündmuse muutmisel kehtivad reeglid:

Tulevane koosseis

  • on võimalik muuta atesteerimise algus- ja lõppkuupäeva
  • on võimalik muuta atesteerimissündmuse pealkirja
  • on võimalik lisada ja muuta komisjoni liikmeid
  • on võimalik lisada ja muuta doktorante

Kehtiv koosseis

  • atesteerimise alguskuupäeva ei ole võimalik muuta
  • atesteerimise lõppkuupäeva on võimalik muuta
  • on võimalik muuta atesteerimissündmuse pealkirja
  • on võimalik lisada ja muuta komisjoni liikmeid
  • on võimalik lisada ja muuta doktorante

Endine koosseis

  • ei ole võimalik muuta atesteerimise algus- ega lõppkuupäeva
  • ei ole võimalik lisada ega muuta komisjoni liikmeid
  • ei ole võimalik lisada ega muuta doktorante
  • on võimalik muuta atesteerimissündmuse pealkirja

Kuidas kustutan atesteerimissündmusi?

Atesteerimissündmuse kustutamiseks liigu kustutatava sündmuse juurde ning vajuta prügikasti nupul (joonisel).

Muuta ja kustutada saab vaid neid atesteerimissündmusi, mis toimuvad tulevikus ning mille alla ei ole veel lisatud doktorante ja komisjoni liikmeid.

How do I add progress review events?

To add a progress review event, first make choices according to your rights (figure p 1) and then click on Add a progress review button (figure p 2).

Select the start and end date (figure p 1), check/if necessary, change the title/additional information (figure p 2) and Save (figure p 3).

Event is saved and you see it like this (see figure):

Maximum period is 45 days.

During the entered period, members of the committee added to the event have access to the doctoral students' progress review documents.

The progress review event has the following statuses:

  • Future composition - the progress review event has not yet started and members of the committee do not have access to the doctoral student's documents. Access is from the specified start date.
  • Current composition - the progress review event has started and members of the committee have access to the doctoral student's documents until the specified end date.
  • Former composition - the progress review event has ended and members of the committee do not have access to the doctoral student's documents from the specified end date.

If you add a progress review event to the Estonian SIS, the Estonian title of the progress review event will remain in the English SIS.

How do I view progress review events?

Make selections, according to events you want to view, from the two drop-down menus (figure p 1). You will be shown all events that fall under the selection you made (figure p 3). Click the See button next to a specific event (figure p 3).

How do I edit progress review events?

To edit a progress review event, navigate to that event and click the pencil button (see figure).

Rules when modifying the progress review event:

Future composition

  • It is possible to change the start and end dates of the progress review
  • It is possible to change the title of the progress review event
  • It is possible to add and change members of the committee
  • It is possible to add and change doctoral students

Current composition

  • It is not possible to change the start date of theprogress review
  • It is possible to change the end date of the progress review
  • It is possible to change the title of the progress review event
  • It is possible to add and change members of the committee
  • It is possible to add and change doctoral students

Former composition

  • It is not possible to change the start or end date of the progress review
  • It is not possible to add or change members of the committee
  • It is not possible to add or change doctoral students
  • It is possible to change the title of the progress review event

How do I delete progress review events?

To delete a progress review event, navigate to the event you want to delete and click the trash can button (see figure).

Only those progress review events that will take place in the future and to which doctoral students and committee members have not yet been added can be deleted.



Kuidas lisan komisjoni liikmeid atesteerimissündmusele?

Komisjoni liikmete lisamiseks vastavalt kinnitatud koosseisule mine sündmuse vaatesse Vaata nupuga. Paremal ääres olevasse otsingukasti sisesta komisjoni liikmeks lisatava isiku nimi (joonisel p 1) ning vajuta rippmenüüsse ilmunud nimel (joonisel p 2).

Valitud komisjoni liikmed ilmuvad Komisjoni liikmed alla (joonisel).

Valitud liikmed saavad sellega oma TEEKi töölaual määratud perioodiks ligipääsu atesteeritavate doktorantide atesteerimisdokumentidele

Kuidas eemaldan komisjoni liikmed atesteerimissündmuselt?

Komisjoni liikme eemaldamiseks vajuta nime kõrval olevale prügikasti nupule (joonisel).

How do I add committee members to a progress review event?

To add committee members according to the approved composition, go to the event view using the See button. In the search box on the right, enter the name of the person you wish to add as a member of the committee (figure p 1) and click on the name that appears in the drop-down menu (figure p 2).

The selected member of the committee appear under Committee Members (see figure).

Selected members will thus have access to the progress review documents of the doctoral students being assessed on their TEEK desktop for a specified period.

How do I remove committee members from a progress review event?

To remove committee members, click on the rtrash can button next to the name (see figure).



Kuidas lisan doktorandi atesteerimissündmusele?

Doktorandi lisamiseks atesteerimissündmusele liigu sündmuse vaatesse ning paremal ääres olevasse otsingukasti sisesta otsitava isiku nimi või matrikli number (joonisel p 1) ning vajuta rippmenüüsse ilmunud nimel (joonisel p 2).

Valitud doktorandid ilmuvad Doktorandid alla (joonisel).

Kuidas eemaldan doktorandi atesteerimissündmuselt?

Doktorandi eemaldamiseks vajuta nime kõrval olevale prügikasti nupule (joonisel p 1) ning Kustuta (joonisel p 2).

How do I add a doctoral student to a progress review event?

To add doctoral students to the progress review event, go to the event view using the See button. In the search box on the right, enter the name or study book number of the person you are looking for (figure p 1) and click on the name that appears in the drop-down menu (figure p 2).

The selected doctoral students appear under the section Doctoral students (see figure).

How do I remove a doctoral student from a progress review event?

To remove doctoral student from the list, click on the trash can button next to the name (figure p 1) and Delete (figure p 2).



Kas on võimalik muuta doktorandi atesteerimisdokumente?

Doktorandi atesteerimisdokumente atesteerimise korraldaja muuta ei saa. Vajadusel saab atesteerimise korraldaja doktorandile atesteerimisdokumendid muudetavaks teha. 

Selleks mine doktorandi atesteerimisdokumendi detailvaatesse Vaata nupuga (joonisel).

Dokumendi detailvaate päises vajuta nupule Tee muudetavaks (joonisel p 1), määra muutmise lõppkuupäev ja kellaaeg (joonisel p 2) ning Salvesta (joonisel p 3).

Maksimaalne päevade arv dokumendi muutmiseks on 3!

  • Kindlasti teavita doktoranti TEEKi väliselt, sest hetkel doktorandile dokumendi muudetavaks tegemise kohta teavitust ei lähe. 
  • Peale muudatuste tegemist doktorandi poolt, atesteerimisdokument uuesti kooskõlastusringile ei lähe.

Pärast salvestamist jääb doktorandi dokumendi päisesse märge dokumendi muutmise võimalikkusest ja ajavahemikust (joonisel).

Kui soovid atesteerimisdokumendi muutmise perioodi enneaegselt lõpetada, mine dokumendi detailvaatesse. Vajuta muutmise teatel olevale prügikasti nupule (joonisel p 1) ning Kinnita (joonisel p 2).

Is it possible to edit doctoral student's progress review documents?

The progress review administrator cannot modify the progress review documents of a doctoral student. If necessary, the progress review administrator can make the progress review documents editable for the doctoral student.

To do this, go to the detailed view of the doctoral student's progress review document using the See button (see figure).

In the header of the document's detailed view, click the Mark editable button (figure p 1), set the end date and time for editing (figure p 2), and Save (figure p 3).

Maximum number of days to modify the document is 3!

  • Be sure to notify the doctoral student, as currently he/she is not notified about the document being made editable.
  • After the changes have been made by the doctoral student, the progress review document will not be sent for acceptance again.

After saving, a note about the possibility of editing the document and the time period will appear in the header of the doctoral student's document (see figure).

If you wish to end the editing period of the progress review document early, go to the detailed view of the document. Click the trash can button in the editing notification (figure p 1) and Confirm (figure p 2).



Kas ma saan lisada doktorandile atesteerimisotsuse?

Atesteerimise korraldaja saab lisada doktorandile atesteerimisotsuse.

Atesteerimisotsuse lisamiseks vali doktorant, kellele soovid otsust lisada ning vajuta nupule Lisa atesteerimisotsus (joonisel).

Avanenund aknas ava rippmenüü (joonisel p 1) ning vali sobiv otsus (joonisel p 2).

Positiivse atesteerimise korral saad vajadusel lisada parandusettepanekud (joonisel p 1) ning kuupäeva, mil parandused peavad olema esitatud (joonisel p 2).

Kordusatesteerimise määramisel pead lisama kordusatesteerimise kuupäeva (joonisel).

Kui otsus on valitud, tuleb ka tehtud otsus Salvestada.

Otsuse tegemiseks on kohustuslik lisada detailne otsus failina (joonisel).

Sul on valida järgmiste otsuste vahel:

  • atesteerida doktorant positiivselt parandusettepanekuteta või parandusettepanekutega (pärast täienduste tegemist doktorant kinnitab dokumendi ning see liigub erialajuhile kinnitamiseks. NB! Hetkel ei lähe erialajuhile selle kohta automaatset teadet (lisandub edaspidi), palume atesteerimiskomisjonide sekretäride abi erialajuhtide teavitamisel.)
  • määrata kordusatesteerimine tähtajaga maksimaalselt kolm kuud pärast atesteerimiskomisjoni otsust
  • atesteerida doktorant negatiivselt
  • jätta doktorant atesteerimata, sest doktorant ei esitanud atesteerimiskomisjonile tähtajaks dokumente
  • jätta doktorant atesteerimata, sest doktorant puudus atesteerimiskoosolekult komisjoni loata

Salvestatud otsus ilmub doktorandi nime kõrvale (joonisel).

Kas tehtud otsust saan muuta?

Atesteerimiskomisjon saab teha uue otsuse. Sel juhul peab atesteerimissündmuse korraldaja muutma otsust ka TEEKis. 

Otsuse muutmiseks liigu salvestatud otsuse juurde doktorandi real ning vajuta sellele (joonisel).

Vali rippmenüüst sobiv otsus (joonisel) ning Salvesta.

Otsuse muutmisel TEEKis:

  • jääb atesteerimisdokumentide külge viimane tehtud otsus

Kas kordusatesteerimise korral atesteeritakse sama komisjoni raames?

Üldjuhul atesteeritakse sama komisjoni raames, aga süsteemis tuleks teha kordusatesteerimise puhul uus atesteerimise sündmus, kus on ainult need doktorandid, kes on kordusatesteerimisel ja liikmete vahetumisel uued liikmed.

Can I add a progress review decision to a doctoral student?

The progress review administrator can add a progress review decision to a doctoral student.

To add a progress review decision to a doctoral student, select the doctoral student to whom you want to add the decision and click the Add progress review decision button (see figure).

In the opened window, open the drop-down menu ( figure p 1) and select the appropriate decision from the list (figure p 2).

In the event of a positive assessment, if necessary, you can add suggestions for improvement by ticking the box (figure p 1), and a date by which the improvements must be submitted (figure p 2).

In case of an additional period of up to three months, you need to enter the date for the repeat progress review meeting (see figure).

When the decision is made, it needs to be Saved.

It is mandatory to attach a detailed progress review decision in the form of a file (see figure).

You have a choice between the following decisions:

  • to give the doctoral student a positive assessement with or without suggestions for improvements (after making improvements, the doctoral student confirms the document and it is sent to the department head for approval. NB! Currently, the program director is not automatically notified about this (this will be added in the future), we ask the progress review administrators to help inform the program directors.)
  • to give an additional period of up to three months after the decision of the progress review committee
  • not to assess the doctoral student because the doctoral student did not submit documents to the progress review committee by the deadline
  • not to assess the doctoral student because the doctoral student was absent from the progress review meeting without the committee's permission
  • to give the doctoral student a negative assessement

Saved decision will appear next to the doctoral student's name (see figure).

Can I change the decision?

The progress review committee can make a new decision. In this case, the progress review administrator must also amend the decision in TEEK. 

To amend the decision in TEEK, click on the decision button next to the doctoral student's name (see figure).

Choose the appropriate decision from the drop-down list (see figure) and Save.

When changing a decision in TEEK:

  • the last decision made remains attached to the progress review documents

Is the re-assessment carried out within the same commission?

Generally, the assessment is carried out within the same commission, but in the case of re-assessment, a new progress review event should be created in the system, with only those doctoral students who are in the re-assessment and new commission members (in the case of a change in commission members).


  • No labels