Käesolev juhend kirjeldab, kuidas avaldada ÕIS-is hallatav täiendusõppeprogrammi toimumine Haridusportaalis ning valida sellele sobiv registreerimise töökorraldus. Juhend kirjeldab, millised tegevused tehakse sellisel juhul ÕIS-is ja Juhanis. Juhani kasutuskeskkond on kättesaadav aadressil https://koolitused.edu.ee/ ning Haridusportaal aadressil https://haridusportaal.edu.ee/.

Väljatöötamisel on lahendus automaatseks andmevahetuseks ÕIS-i ja Juhani vahel, selle valmimiseni tuleb vähemalt osa tegevusi teha Juhanis käsitsi.

Kui koolitust ei ole vaja Haridusportaalis avaldada, jääge haldamisega ÕIS-i.

Töökorraldus ja süsteemide rollid

Tartu Ülikooli täiendusõppes kasutusel olev ÕIS-Juhan töökorraldus on alates 01.04.2026 muutunud. Kuni selle ajani toimis ÕIS-i ja Juhani vahel automaatne andmevahetus, kuid see liidestus lõpetas töö seoses uue keskkonna, Juhan 2.0 kasutuselevõtuga. Õppija vaates kasutatakse nüüd Haridusportaali, mille kaudu koolitusi otsitakse ja vajaduse korral registreerutakse.

ÕIS on Tartu Ülikooli õppeprotsessi põhisüsteem.
Juhan 2.0 on Haridus- ja Teadusministeeriumi täienduskoolituste infosüsteem, milles hallatakse Haridusportaalis avaldatavaid koolitusi ning registreeringuid. Olenevalt seda kasutava koolitusasutuse vajadustest võib Juhan täita koolitusasutuse põhisüsteemi või riikliku backoffice-i rolli.
Haridusportaal on õppija avalik vaade.

Korraldaja töö on seetõttu jagunenud kolme süsteemi vahel ning kuni uue liidestuse valmimiseni tuleb vajalikud tegevused teha käsitsi.

Lihtne rollijaotus, kui koolituse andmed avaldatakse Haridusportaalis

ÕIS (Tartu Ülikool)	Juhan (Haridus- ja Teadusministeerium)	Haridusportaal (Haridus- ja Teadusministeerium)
Toimumise ja kogu õppeprotsessi haldus, õppijaks arvamine, protokollid, lõpudokumendid.	Koolituse ja registreerimise haldus, aruandluse tugi vastavalt vajadusele.	Koolituse avalik vaade.
Õppija registreerub ÕIS-is või Haridusportaalis sõltuvalt korraldaja valitud töökorraldusest.		Õppija registreerub ÕIS-is või Haridusportaalis sõltuvalt korraldaja valitud töökorraldusest.

Kas koolitus tuleb avaldada Haridusportaalis?

Esmalt selgitage välja, kas teie koolitus peab olema Haridusportaalis avaldatud. Mõnel juhul on koolituse avaldamise ja registreerimise koht ette määratud koolituslepingu, rahastustingimuste või hanketingimustega. Kui avaldamise vajadust Haridusportaalis ei ole, soovitame jääda ainult ÕIS-i juurde.

Olukord	Soovitus
Koolitus ei pea Haridusportaalis nähtav olema.	Hallake koolitust ainult ÕIS-is.
Koolitus peab Haridusportaalis nähtav olema või soovite seda kasutada täiendava turunduskanalina.	Jätkake juhendiga ja valige sobiv töökorraldus.

Sammud koolituse avaldamiseks Haridusportaalis

1	Logige sisse Juhani keskkonda, kust leiate ka kasutusjuhendi. Kui teil ligipääs puudub, pöörduge elukestva õppe keskuse poole Tartu Ülikoolis.
2	Kontrollige, kas koolitus on Juhanis olemas Juhanis kuvatakse korraldajale enne 01.04.2026 ÕIS-ist eelmisse Juhani keskkonda üle viidud koolituste andmed, vaikimisi on need praegusesse keskkonda üle viidud staatusega Sisestamisel. Kui koolitust ei ole veel Juhanisse sisestatud, siis tuleb see sinna sisestada.
3	Kontrollige koolituse andmed Enne koolituse staatuse muutmist Avalikuks kontrollige, et kõik kohustuslikud väljad oleksid täidetud ning ÕIS-i ja Juhani andmed oleksid omavahel kooskõlas. I Üldandmed Osa kohustuslikke andmeid võivad puududa või vajavad täiendamist, kui koolituse andmed on üle viidud automaatse andmevahetusega enne 01.04.2026. 1. Koolitus Sisestage kursuse täpsed toimumisajad. Valige õppekeel. Valige osavõtmise ja õppetöö toimumise alt sobiv variant. Lisage koolitaja. Kui koolitajat valikust ei leia, tuleb ta esmalt siistsamast Juhani registrisse lisada. Lisamiseks on vaja vähemalt isikukoodi, nime ja e-posti aadressi. Valige majandustegevusteate number. 2. Õppekava info Sisestage õppemeetodid. Lisage kogumaht EAP-des. Lisage projektijuhi kontaktina vähemalt e-posti aadress. 3. Õppematerjalid Eemaldage vormilt ebavajalikud väljad (vaikimisi võivad mõned väljad olla kohustuslikena lisatud). II Seaded Tühjendage märkeruut Lõpetanud osalejate lõpudokumentide saatmine kohustuslik (vaikimisi täidetud). Tartu Ülikoolis vormistame lõpudokumendid jätkuvalt ÕIS-is ning me ei kasuta Juhanit tunnistuste väljastamiseks ega EHIS-esse saatmiseks. Vajadusel tehke muudatused ka ülejäänud seadetes. III Registreerimisvorm Määrake rahastustüüp, sellest sõltub kohustuslike andmeväljade kuvamine registreerimisvormile. Vaikimisi on määratud Vaiketüüp, kuid see sisaldab minimaalsel hulgal välju ja kui registreerimine jääb Haridusportaali, võib osa vajalikke andmeid õppijalt saamata jääda. Pange tähele, et Tartu Ülikoolis on kohustuslik küsida ka telefoninumbrit ja mõnel puhul tuleb küsida ka töökohta ja ametit, et hinnata registreerunu sobivust sihtrühma hulka. Pärast registreerimise algust rahastustüüpi enam muuta ei saa. Näide: Valige rahastustüübiks ESF VÕTI või ÕÜF, kui tegemist on riikliku koolitustellimusega (ÕIS-is on toimumise liik RKT).
4	Kui koolituse andmed on kontrollitud, muutke Juhanis koolituse staatuseks Avalik. Kui koolituse staatus on Juhanis Avalik, muutub koolitus automaatselt õppijatele nähtavaks Haridusportaalis.

Kus toimub registreerimine?

Registreerimise koht tuleb valida, lähtudes koolituse tööprotsessist ja nõuetest. Kui lepingutingimuste või muude kokkulepetega pole määratud, et registreerimine peab toimuma Juhanis või Haridusportaalis, siis soovitame valida registreerimise ÕIS-is.

Järgnev tabel aitab valida sobiva töökorralduse.

Kui vastate "jah"...	Soovitus	Põhjendus
Kas registreerimise koht on määratud lepingutingimuste või muud kokkulepetega?	Järgige kokkulepet.	Mõne koolituse puhul on registreerimiskeskkond ette määratud.
Kas soovite hoida kogu registreeringute halduse ja sellega seonduvad protsessid (registreerimine, õppijaks arvamine, Moodle, õppetöö haldus ja lõpudokumendid) ühes süsteemis ja ei vaja täiendavaid Juhani funktsioone*?	Valige registreerimine ÕIS-is. Soovituslik töökorraldus kõigile RKT koolitustele.	Väheneb vajadus hallata protsessi mitmes keskkonnas.
Kas vajate Juhani funktsioone*, mida ÕIS ei võimalda?	Valige registreerimine Haridusportaalis.	Registreerunute andmed tuleb hiljem ka ÕIS-i viia, mis suurendab käsitöö mahtu.
Kas plaanite hoida registreerimise avatuna nii ÕIS-is kui ka Haridusportaalis?	Ei ole soovitatav.	Tekivad kaks registreerimisnimekirja ning andmete sünkroonimine võib muutuda aeganõudvaks käsitööks.

* Näiteks: rahastustüübist tulenevad seadistused registreerimisvormil, sihtrühma kontroll EHIS-es ja tagasiside küsimustik, ootenimekiri, digitaalne kohaloleku kontroll.

Kui registreerimine jääb ÕIS-i

Soovituslik, kui toimumise liik on RKT, ÕIS-is toimub niikuinii kogu hilisem õppeprotsessi haldus. Juhani töö jääb sel juhul pigem koolituse avaldamise ja vajalike seadistuste tasemele.

Enne Juhanis koolistuse staatuse muutmist Avalikuks kontrollige vähemalt järgmisi andmeid:

ÕIS-is on sisestatud kursuse õiged kuupäevad ja toimumiskoha info.
ÕIS-is on tühjendatud märkeruudud Tellimisel ja Registreerumine ainult täienduskoolituste infosüsteemis Juhan.
Juhanis on plokis Õppekava info lisatud väljale Kokkuvõttev lühikirjeldus (lisab elukestva õppe keskus):
NB! Haridusportaalis registreerumist ei toimu! Registreerimine TÜ õppeinfosüsteemis (registreerimislink)

Koolituse staatuse muutmist Avalikuks märgime Juhanis registreerumise alguskuupäevaks kursuse lõpukuupäeva ja lõpukuupäevaks järgneva kuupäeva.

- Kui koolitus on alanud, muutke selle staatus tagasi Sisestamisel.

Kui registreerimine jääb Haridusportaali

Lisage Juhanis üldandmete plokis Õppekava info väljale Kokkuvõttev lühikirjeldus link toimumise infole ÕIS-is (Haridusportaal ei kuva seda praegu tema õigest kohast välja):
- dubleerige see üldandmete plokist Koolitus väljalt Originaalkirje asukoht, kui see on seal juba olemas või
- tekitage selleks ÕIS-is Viit (avalikule kasutajale).
Vajadusel lisage Juhanis toimumiskoha aadress üldandmete plokis Koolitus väljale Toimumiskoha lisainfo (Haridusportaal ei kuva praegu aadressi tema õigest kohast välja).
Kopeerige Juhanist link Koolituse avalik vaade ja lisage see ÕIS-is väljale Registreerumise info eesti keeles. Nii jõuab registreeruja ka ÕIS-i vaatest Haridusportaali registreeruma.
Määrake ÕIS-is registreerumise tähtajad ja/või osalejate piirarv selliselt, et registreerimine ÕIS-is ei oleks avalikule kasutajale võimalik.
NB! Haridusportaalis registreerunute andmeid saab hallata Juhanis, aga need tuleb sisestada ka ÕIS-i. Kuni uue tehnilise lahenduse valmimiseni tuleb seda teha käsitsi ja ühekaupa.

Kui teil tekib küsimusi või probleeme Juhani või Haridusportaali kasutamisel, siis pöörduge palun Juhani kasutajatoe poole, juhan@tugi.edu.ee.

Kui probleem on seotud otseselt ÕIS-i kasutamisega, aitab ÕIS-i kasutajatugi (portaal, ois.tugi@ut.ee, 737 6615).

Muul juhul pöörduge palun elukestva õppe keskuse poole, taiendusope@ut.ee.

Toimumise avaldamine Haridusportaalis