Käesolev juhend kirjeldab, kuidas avaldada ÕIS-is hallatav täiendusõppeprogrammi toimumine Haridusportaalis ning valida sobiv töökorraldus õppijate registreerimiseks. Juhend kirjeldab, millised tegevused tuleb teha sellisel juhul ÕIS-is ja Juhanis ajutise töökorraldusena. Väljatöötamisel on lahendus automaatseks andmevahetuseks ÕIS-i ja Juhani vahel, selle valmimiseni tuleb vähemalt osa tegevusi teha Juhanis käsitsi.

Kui koolitust ei ole vaja Haridusportaalis avaldada, jääge haldamisega ÕIS-i.

Juhani kasutuskeskkond on kättesaadav aadressil https://koolitused.edu.ee/ ning Haridusportaal aadressil https://haridusportaal.edu.ee/.

Töökorraldus ja süsteemide rollid

Tartu Ülikooli täiendusõppes kasutusel olev ÕIS-Juhan töökorraldus on alates 01.04.2026 muutunud. Kuni selle ajani toimis ÕIS-i ja Juhani vahel automaatne andmevahetus, kuid see liidestus lõpetas töö seoses uue keskkonna, Juhan 2.0 kasutuselevõtuga. Õppija vaates kasutatakse nüüd Haridusportaali, mille kaudu koolitusi otsitakse ja vajaduse korral registreerutakse.

  • ÕIS on Tartu Ülikooli õppeprotsessi põhisüsteem.
  • Juhan 2.0 on Haridus- ja Teadusministeeriumi täienduskoolituste infosüsteem, milles hallatakse Haridusportaalis avaldatavaid koolitusi ning registreeringuid. Olenevalt seda kasutava koolitusasutuse vajadustest võib Juhan täita koolitusasutuse põhisüsteemi või riikliku backoffice-i rolli.
  • Haridusportaal on õppija avalik vaade.

Korraldaja töö on seetõttu jagunenud kolme süsteemi vahel ning kuni uue liidestuse valmimiseni tuleb vajalikud tegevused teha käsitsi.

Lihtne rollijaotus, kui koolituse andmed avaldatakse Haridusportaalis

ÕIS (Tartu Ülikool)

Juhan (Haridus- ja Teadusministeerium)

Haridusportaal (Haridus- ja Teadusministeerium)

Toimumise ja kogu õppeprotsessi haldus, õppijaks arvamine, protokollid, lõpudokumendid.

Koolituse ja registreerimise haldus, aruandluse tugi vastavalt vajadusele.

Koolituse avalik vaade.

Õppija registreerub ÕIS-is või Haridusportaalis sõltuvalt korraldaja valitud töökorraldusest.

 

Õppija registreerub ÕIS-is või Haridusportaalis sõltuvalt korraldaja valitud töökorraldusest.

Kas koolitus tuleb avaldada Haridusportaalis?

Esmalt selgitage välja, kas teie koolitus peab olema Haridusportaalis avaldatud. Mõnel juhul on koolituse avaldamise ja registreerimise koht ette määratud koolituslepingu, rahastustingimuste või hanketingimustega. Kui avaldamise vajadust Haridusportaalis ei ole, soovitame jääda ainult ÕIS-i juurde.

Olukord

Soovitus

Koolitus ei pea Haridusportaalis nähtav olema.

Hallake koolitust ainult ÕIS-is.

Koolitus peab Haridusportaalis nähtav olema või soovite seda kasutada täiendava turunduskanalina.

Jätkake juhendiga ja valige sobiv töökorraldus.

Koolituse ettevalmistamine avaldamiseks

1Logige sisse Juhani keskkonda, kust leiate ka kasutusjuhendi. Kui teil ligipääs puudub, pöörduge elukestva õppe keskuse poole Tartu Ülikoolis.
2

Kontrollige, kas koolitus on Juhanis olemas

  • Juhanis kuvatakse korraldajale enne 01.04.2026 ÕIS-ist eelmisse Juhani keskkonda üle viidud koolituste andmed, vaikimisi on need praegusesse keskkonda üle viidud staatusega Sisestamisel.
  • Kui koolitust ei ole veel Juhanisse sisestatud või andmevahetuse teel üle viidud, siis tuleb see sinna ise sisestada.
3

Kontrollige koolituse andmed

Kontrollige, et kõik kohustuslikud väljad oleksid täidetud ning ÕIS-i ja Juhani andmed oleksid omavahel kooskõlas.

I Üldandmed

Osa järgmistest kohustuslikest andmetest võivad puududa või vajavad täiendamist, kui koolituse andmed on üle viidud automaatse andmevahetusega enne 01.04.2026. Vaadake üle ka kõik ülejäänud andmed.

1. Koolitus

  • Sisestage kursuse täpsed toimumisajad.
  • Valige õppekeel.
  • Valige osavõtmise ja õppetöö toimumise alt sobiv variant.
  • Lisage koolitaja. Kui koolitajat valikust ei leia, tuleb ta esmalt siistsamast Juhani registrisse lisada. Lisamiseks on vaja vähemalt isikukoodi, nime ja e-posti aadressi.
  • Määrake Tartu Ülikooli majandustegevusteate number.

2. Õppekava info

  • Sisestage õppemeetodid.
  • Lisage kogumaht EAP-des.
  • Lisage projektijuhi kontaktina vähemalt e-posti aadress.

3. Õppematerjalid

  • Eemaldage vormilt ebavajalikud väljad (vaikimisi võivad mõned väljad olla kohustuslikena lisatud).

II Seaded 

  1. Tühjendage märkeruut Lõpetanud osalejate lõpudokumentide saatmine kohustuslik (vaikimisi täidetud). Tartu Ülikoolis vormistatakse lõpudokumendid ÕIS-is ning ei kasutata Juhanit tunnistuste väljastamiseks ega EHIS-esse saatmiseks.
  2. Vajadusel tehke muudatused ka ülejäänud seadetes.

III Registreerimisvorm

Määrake rahastustüüp, sellest sõltub kohustuslike andmeväljade kuvamine registreerimisvormile. Vaikimisi on määratud Vaiketüüp, kuid see sisaldab minimaalsel hulgal kohustuslikke välju ja kui registreerimine jääb Haridusportaali, võib osa vajalikke andmeid õppijalt saamata jääda. Pange tähele, et Tartu Ülikoolis on kohustuslik küsida ka telefoninumbrit ja mõnel puhul tuleb küsida ka töökohta ja ametit, et hinnata registreerunu sobivust sihtrühma hulka. Pärast registreerimise algust rahastustüüpi enam muuta ei saa.

  • Näide: Valige rahastustüübiks ESF VÕTI või ÕÜF, kui tegemist on riikliku koolitustellimusega (ÕIS-is on toimumise liik RKT).
4

Kui koolituse andmed on kontrollitud, muutke Juhanis koolituse staatuseks Avalik. Seejärel muutub koolitus automaatselt õppijatele nähtavaks Haridusportaalis. 

Kus toimub registreerimine?

Registreerimise koht tuleb valida, lähtudes koolituse tööprotsessist ja nõuetest. Kui lepingutingimuste või muude kokkulepetega pole määratud, et registreerimine peab toimuma Juhanis või Haridusportaalis, siis soovitame valida registreerimise ÕIS-is.

Järgnev tabel aitab valida sobiva töökorralduse.

Kui vastate "jah"...SoovitusPõhjendus
Kas registreerimise koht on määratud lepingutingimuste või muud kokkulepetega?Järgige kokkulepet.Mõne koolituse puhul on registreerimiskeskkond ette määratud.
Kas soovite hoida kogu registreeringute halduse ja sellega seonduvad protsessid (registreerimine, õppijaks arvamine, Moodle, õppetöö haldus ja lõpudokumendid) ühes süsteemis ja ei vaja täiendavaid Juhani funktsioone*?

Valige registreerimine ÕIS-is.

Soovituslik töökorraldus kõigile RKT koolitustele.

Väheneb vajadus hallata protsessi mitmes keskkonnas.
Kas vajate Juhani funktsioone*, mida ÕIS ei võimalda?Valige registreerimine Haridusportaalis.

Juhani ja ÕIS-i funktsionaalsused on erinevad.

  • Selle töökorralduse juures peab aga arvestama, et registreerunute andmed tuleb hiljem ka ÕIS-i viia, mis suurendab käsitöö mahtu.
Kas plaanite hoida registreerimise avatuna nii ÕIS-is kui ka Haridusportaalis?Ei ole soovitatav.Tekivad kaks registreerimisnimekirja ning andmete sünkroonimine süsteemide vahel võib muutuda aeganõudvaks käsitööks.

* Näiteks: rahastustüübist tulenevad seadistused registreerimisvormil, sihtrühma kontroll EHIS-es ja tagasiside küsimustik, ootenimekiri, digitaalne kohaloleku kontroll.

Registreerimine toimub ÕIS-is

Soovituslik, kui toimumise liik on RKT, ÕIS-is toimub niikuinii kogu hilisem õppeprotsessi haldus. Juhani töö jääb sel juhul pigem koolituse avaldamise ja vajalike seadistuste tasemele.

1. Kontrollige täiendavalt üle järgmised andmeid ja veenduge, et:

  • ÕIS-is
    • on sisestatud kursuse õiged kuupäevad ja toimumiskoha info ning
    • tühjendatud märkeruudud Tellimisel ja Registreerumine ainult täienduskoolituste infosüsteemis Juhan (kui Juhani märkeruut on täidetud, lisatakse toimumise andmetesse mittetöötav registreerimislink, mis viib Juhani vanasse keskkonda).
  • Juhanis
    • on plokis Õppekava info lisatud väljale Kokkuvõttev lühikirjeldus registreerimisinfo järgmiselt (lisab elukestva õppe keskus):
      NB! Haridusportaalis registreerumist ei toimu! Registreerimine TÜ õppeinfosüsteemis (registreerimislink)

2. Määrake koolituse staatuseks Juhanis Avalik, seejuures määrake registreerumise tähtajad selliselt, et samaaegselt ÕIS-is registreerimisega ei oleks see avatud Haridusportaalis.

    • Näide: määrake alguskuupäevaks kursuse lõpukuupäev ja lõpukuupäevaks sellele järgnev kuupäev ja vajadusel muutke seda hiljem.

3. Kui koolitus on alanud ja see ei pea enam olema nähtav Haridusportaalis, muutke selle staatus Juhanis tagasi Sisestamisel.

Registreerimine toimub Haridusportaalis

Tegevused Juhanis

  • Lisage üldandmete plokis Õppekava info väljale Kokkuvõttev lühikirjeldus link toimumise infole ÕIS-is (Haridusportaal ei kuva seda praegu tema õigest kohast välja):
    • dubleerige see üldandmete plokist Koolitus väljalt Originaalkirje asukoht, kui see on seal juba olemas või
    • tekitage selleks ÕIS-is Viit (avalikule kasutajale).
  • Vajadusel lisage toimumiskoha aadress üldandmete plokis Koolitus väljale Toimumiskoha lisainfo (Haridusportaal ei kuva praegu aadressi tema õigest kohast välja).

Tegevused ÕIS-is

  • Kopeerige Juhanist link Koolituse avalik vaade ja lisage see ÕIS-is väljale Registreerumise info eesti keeles. Nii jõuab registreeruja ka ÕIS-i vaatest Haridusportaali registreeruma.
  • Määrake ÕIS-is registreerumise tähtajad ja/või osalejate piirarv selliselt, et samaaegselt Haridusportaalis registreerimisega ei oleks see avatud ÕIS-is.
  • Veenduge, et ÕIS-is on tühjendatud märkeruut Registreerumine ainult täienduskoolituste infosüsteemis Juhan (kui märkeruut on täidetud, lisatakse ÕIS-is toimumise andmetesse mittetöötav registreerimislink, mis viib Juhani vanasse keskkonda).
  • Kui koolitus ei pea olema leitav ÕIS-is ega TÜ välisveebis, võib täita märkeruudu Tellimisel.

NB Haridusportaalis registreerunute andmeid saab hallata Juhanis, aga need tuleb sisestada ka ÕIS-i. Kuni uue tehnilise lahenduse valmimiseni tuleb seda teha käsitsi ja ühekaupa.


Kui teil tekib küsimusi või probleeme Juhani või Haridusportaali kasutamisel, siis pöörduge palun Juhani kasutajatoe poole, juhan@tugi.edu.ee.

Kui probleem on seotud otseselt ÕIS-i kasutamisega, aitab ÕIS-i kasutajatugi (portaal, ois.tugi@ut.ee, 737 6615).

Muul juhul pöörduge palun elukestva õppe keskuse poole, taiendusope@ut.ee. 


  • No labels

Autoriõigus Tartu Ülikool