Outlook’i kasutajatel on võimalik e-posti teel saabunud arvet otse outlook’ist DHISi registreerida. Selleks on vajalik kohtarvutisse paigaldada vastav plugin. Täpsem juhend on leitav siit. Esimesel kasutamisel küsitakse teenuse URLi aadressi, milleks on https://dok.ut.ee/wdaw/?page=mail_service&classifiers=true. Loe täpsemalt siit, kui WD-i Outlooki plugin on kadunud.
Outlook’i kasutajatel on võimalik e-posti teel saabunud arvet otse Outlook’ist DHISi registreerida. Seejärel tuleb kandel vajutada e-arve fail (xml) välja juures olevat nuppu Lae e-arve andmed (vt joonis p 1). Lisaks on võimalik üle kande ostuarvel olevaid ridu, selleks klõpsake nupule E-arvest arve ridade ülekandmiseks klikka siia (vt joonis p 2).
Arvutisse salvestatud arve registreerimiseks tuleb valida Lisa uus → Kuludokument → Ostudokument.
DVK kaudu saabunud e-arved registreeritakse automaatselt DHISis ja arvele märgitud kontaktisikule saadetakse automaatne teavitus pealkirjaga "Teile on saabunud ostuarve". Arve menetleja võib olla nii kontaktisik kui mõni teine arvetega tegelev töötaja.
E-posti aadressile arved@ut.ee saabunud e-arved registreeritakse automaatselt DHISs ja arvele märgitud kontaktisikule saadetakse automaatne teavitus pealkirjaga "Teile on saabunud ostuarve". Seejärel täidetakse automaatselt arve esitaja ja arve andmed. Registreerijal/sisestajal on võimalus lisada keegi teine arve rea jagajaks või teha ise arve ridadeks jagamine. Kui arve xml's ei ole toodud kontaktisiku infot, siis saadetakse arve esitajale automaatne teavitus xml täiendamise kohta.
Üldandmetes täituvad automaatselt kohustuslikult täidetavad read: struktuuriüksuse kood, registreerimise kuupäev ja –number ning sisestaja.
Arve esitaja lisamiseks tuleb hakata reale Arve esitaja sisestama ostuarve esitanud asutuse nime, mille peale pakutakse loetelu salvestatud kontaktidest. Kui arve esitaja kohta leitakse mitu tulemust, siis kõige õigem on valida variant, kus on olemas hankija kood (vt joonis). Valides juba olemasoleva variandi, täituvad automaatselt ploki ülejäänud read.
Vältimaks topeltkontaktide tekkimist, soovitame arve esitaja väljale trükkida viimase nimeosa, s.t mitte alustada sisestamist "AS", "OÜ" vms, sest kontaktid on süsteemis kirjas erineval kujul. Näiteks, alloleval pildil on trükitud "express po", mille peale annab süsteem kaks tulemust. Kui trükkida "AS Express..", siis pakub töövoog ainult vale variandi, kus hankija kood on puudu.
Kui arve esitajal salvestatud kontakti ei ole, siis tuleb tekitada salvestatud kontakt vajutades Lisa uus (allolev joonis p 2). Avanenud kontaktikaardil valida rippmenüüst tüüp ja täita vähemalt kohustuslikud ehk tärniga tähistatud väljad. Soovituslik on lisada asutuse reg kood ja arveldusarve number. Hankija koodi sisestama ei pea, see tekib automaatselt peale makse sooritamist.
Arve andmetes (vt joonis) on järgmised andmeväljad:
Arve jagaja eemaldamiseks tuleb vajutada nuppu Tühista viimane, sama nupp võimaldab mitme jagaja valimisel tühistada eelnevaid valikuid.
Seejärel tuleb kanne salvestada vajutades nupule Salvesta ning ostuarve ilmub jagajale DHISi avalehel plokki Jagamiseks määratud ostuarve.
Kui ostudokumendi sisestaja on ise ka arve ridadeks jagaja rollis, saab ta kohe arve ridu täita. Vt täpsemalt ptk "Arve ridadeks jagaja".
Ostudokumendi kandel on võimalik arve rida/ridu mallina salvestada, mis muudab järgmise arve sisestamise mugavamaks ja kiiremaks. Seda lahendust on mõttekas kasutada korduva sisuga arvete puhul (näiteks igakuised telefoniarved vms).
Malli kasutamiseks peab olema ostudokumendi kanne koos arve esitajaga salvestatud. Seejärel, võttes kande muutmiseks lahti, tuleb vajutada nupule Lae andmed arve mallist (vt allolev pilt).
Nähtavale ilmub salvestatud mallidega rippmenüü, millest saab valida sobiva malil ning vajutades uuesti nupule Lae andmed arve mallist lisatakse töövoogu salvestatud rida/read (vt allolev pilt), milles sisu (sh summasid) saab vastavalt vajadusele muuta.