Sisestatud

Sisestatud staatus tähendab, et ostudokument on DHIS-is registreeritud, kuid see pole liikunud järgmisele menetlejale. Ostudokument on seni jagaja avalehel plokis Jagamisele määratud ostuarved, kuni arve kogusumma on ridadeks jagatud või kinnitamisele saadetud. 

Vara kontrollimisel

Staatus on  kuvatud juhul, kui ostudokumendi arve ridadesse on märgitud varade eest vastutav isik ning töövoog on liikunud kontrollimise etappi. Varade eest vastutavale isikule saadetakse e-mailile teavitus ja vastav ülesanne on tekkinud DHIS-i avalehel plokki Varade arvestuse eest vastutavale isikule määratud ostuarve. 

Kontrollimisel

Kontrollimisel staatus on kuvatud juhul kui ostudokumendi arve ridadesse on märgitud arve kontrollija ning töövoog on liikunud kontrollimise etappi. See tähendab, et kontrollijale on saadetud teavitus e-mailile ning lisaks on vastav tööülesanne DHIS-i avalehel Kontrollimiseks määratud ostuarve plokis.

Kinnitamisel

• Kui ostudokumendi staatus on Kinnitamisel, on ostudokument liikunud finantsallika käsutajale kinnitamiseks. Kinnitajale on saadetud teavitus e-mailile ning talle on lisatud vastav tööülesanne DHISi avalehele  plokki Kinnitamiseks määratud ostuarve.
• Kui ostudokumendi kontrollija ja kinnitaja on samas isikus, siis on arve rea staatus automaatselt Kinnitamisel.

Kinnitatud

Kinnitatud staatus tähendab seda, et kõik vajalikud kinnitused on arvel olemas ning järgmisena tegeleb arvega raamatupidaja.

Saadetud

Saadetud staatuse korral on raamatupidaja saatnud ostudokumendi andmed personali- ja rahanduse infosüsteemi ja see staatus jääb kandele kuni arve tasumiseni. Näiteks ettemaksuarve, mis on seotud lähetusega, saab staatuse Makstud, kui lähetus on toimunud ja raamatupidaja saab kulukande sisestada. Ostudokumendi kanne läheb DHIS-is lukku ja kandel ei saa enam muudatusi teha. Kande saavad vajadusel lahti lukustada raamatupidajad ja kantselei töötajad.

Makstud

Makstud staatuse saab ostuarve juhul kui personali- ja rahanduse infoüsteemist jõuab DHIS-i tagasi info, et arve on makstud.

Tagastatud 

Ostudokument saab staatuse Tagastatud, kui selle on tagasi saatnud varade eest vastutav isik, kontrollija, finantsallika käsutaja või raamatupidaja. Ülesanne tagastatud ostudokumendi kohta saadetakse teavitus ja tööülesanne ilmub vastavas avalehe plokis kasutajal, kellele arve või arve rida tagastati. Ka siis, kui tagastatakse üks arverida, saab arve automaatselt Tagastatud staatuse. Arve tagastanud kasutaja poolt tehtud kommentaar on nähtav arve andmete real Staatuse kommentaar või kui liikuda kursoriga arve ridades staatuse veeru sisu peale.

Tühistatud

Ostuarvet saab tühistada raamatupidaja õigustega töötaja ja seda juhul, kui mingil põhjusel arve menetlemine lõpetatakse. Lisaks saavad töövoogu märkida tühistatuks kantselei töötajad. 

Tagastatud Axaptast

Töövoog saab staatuseks Tagastatud Axaptast, kui raamatupidaja saadab mingil põhjusel juba personali- ja rahanduse infosüsteemi sisestatud ostuarve tagasi.