Ostudokumendi staatus annab informatsiooni ostudokumendi menetluse etapi kohta. Arve andmetes on esitatud ostudokumendi üldstaatus, arve ridades esitatakse vastava rea staatus. Staatused muutuvad automaatselt, kasutajad neid ise muuta ei saa. Dokumendihalduse infosüsteemi administraatoritel on võimalus käsitsi muuta töövoo staatusi, kui mingil põhjusel on see vale staatuse saanud. |
Kui ostudokumendi staatus on Sisestatud, tähendab see seda, et ostudokument on DHIS-is registreeritud, kuid pole liikunud järgmisesse menetlusetappi. Ostudokument on seni jagaja (vaikimisi sisestaja) avalehel plokis Jagamisele määratud ostuarved, kuni arve kogusumma on ridadeks jagatud või kinnitamisele saadetud.
Staatus Vara kontrollimisel on kandel juhul, kui ostudokumendi arve ridadesse on märgitud varade eest vastutav isik ning töövoog on liikunud kontrollimise etappi. Varade eest vastutavale isikule saadetakse e-mailile teavitus ja vastav ülesanne on tekkinud DHIS-i avalehel plokki Varade arvestuse eest vastutavale isikule määratud ostuarve.
Ostudokumendi staatuseks saab Kontrollimisel, kui ostudokumendi arve ridadesse on märgitud arve kontrollija ning töövoog on liikunud kontrollimise etappi. See tähendab, et kontrollijale on saadetud teavitus e-mailile ning lisaks on vastav tööülesanne DHIS-i avalehel Kontrollimiseks määratud ostuarve plokis.
Kui ostudokumendi staatus on Kinnitatud, on kõik vajalikud kinnitused olemas ning järgmisena tegeleb arvega raamatupidaja.
Staatuse Saadetud korral on raamatupidaja saatnud ostudokumendi andmed personali- ja rahanduse infosüsteemi Axapta ja see jääb kandele kuni arve menetlemise lõpuni. Näiteks ettemaksuarve, mis on seotud lähetusega, saab staatuse Makstud, kui lähetus on toimunud ja raamatupidaja saab kulukande sisestada. Kui ostudokumendi kanne läheb DHIS-is peale Axaptasse saatmist lukku ja kandel ei saa enam muudatusi teha. Kande saavad vajadusel lahti lukustada raamatupidajad ja kantselei dokumendihaldurid.
Ostuarve saab staatuse Makstud, kui personali- ja rahanduse infoüsteemist Axapta jõuab DHIS-i tagasi info, et arve on makstud.
Ostudokument saab staatuse Tagastatud, kui selle on tagasi saatnud varade eest vastutav isik, kontrollija, finantsallika käsutaja või raamatupidaja. Ülesanne tagastatud ostudokumendi kohta saadetakse teavitus ja tööülesanne ilmub vastavas avalehe plokis kasutajal, kellele arve või arve rida tagastati. Ka siis, kui tagastatakse üks arverida, saab arve automaatselt Tagastatud staatuse. Arve tagastanud kasutaja poolt tehtud kommentaar on nähtav arve andmete real Staatuse kommentaar või kui liikuda kursoriga arve ridades staatuse veeru sisu peale.
Ostuarvet saab tühistada raamatupidaja õigustega töötaja ja seda juhul, kui mingil põhjusel arve menetlemine lõpetatakse. Lisaks saavad töövoogu märkida tühistatuks kantselei dokumendihalduse spetsialistid.
Töövoog saab staatuseks Tagastatud Axaptast, kui raamatupidaja saadab mingil põhjusel juba personali- ja rahanduse infosüsteemi sisestatud ostuarve tagasi.