Ostudokumendi menetlusprotsessis on kasutajatel erinevad rollid: arve sisestaja, arve ridadeks jagaja, varade arvestuse eest vastutav isik, arve rea kontrollija, finantsallika käsutaja kui arve rea kinnitaja ning raamatupidaja. Üks kasutaja võib olla menetlusprotsessis samaaegselt mitmes rollis.