Sisukord
- Ostuarve menetlusprotsess ei toimu tavapärase suunamise ploki kaudu, suunamist võib vajadusel kasutada, kui kellelegi on vajalik ostuarve teadmiseks edastada. Ostuarvega seotud ülesanded ja teavitused saadetakse automaatselt, kui on täidetud vastavad lahtrid arve ridades (s.o varade eest vastutav isik, kontrollija, kinnitaja). Ka ei pea tegema eraldi suunamist rahandusosakonnale.
- Jagamiseks määratud ostuarved kuvatakse jagajale DHIS-i avalehel Jagamiseks määratud ostuarved plokis. Jagamiseks saadetud arvest teavitatakse kirjaga "Jagamiseks saadetud ostuarve".
- DHIS-i avalehel tööülesandele või e-kirjas olevale lingile klõpsates avab süsteem arve muutmise vaates.
Arvele (uue) arve jagaja määramine
Ostuarve menetlemine toimub DHIS-is ridade põhiselt. See tähendab, et ostuarvele tuleb lisada vähemalt üks rida, millele määratakse fin. allikas, millelt arve tasutakse ja fin. allika käsutaja, kes selle rea kinnitama peab. Vajadusel märgitakse arve reale ka varade eest vastutav isik ja kontrollija.
Arve jagab ridadeks arve jagaja. Vaikimisi pannakse selleks arve sisestaja. Kui viimane ei ole ise arve ridadeks jagaja rollis, saab ta selleks määrata kellegi teise. Arve jagajaid võib olla ka mitu.
Arve jagajad on näha ostuarve vormi keskosas arve ridade alajaotuses (vt joonis). Arve jagaja eemaldamiseks klõpsa real Arve jagaja(d) nupul Tühista viimane. Nupule klõpsates saab eemaldada viimasena lisatud jagaja.
Uue arve jagaja määramiseks tuleb alustada töötaja nime sisestamist väljale Arve jagaja(d) (vt joonis). Sobiva töötaja valimiseks klõpsa etteantud loetelus tema nimele. Seejärel salvesta muudatus klõpsates töövoo üla- või alaservas nupul Salvesta.
Pärast salvestamist ilmub ostuarve jagajale DHIS-i avalehel plokki Jagamiseks määratud ostuarve ning talle saadetakse teade "Jagamiseks saadetud ostuarve".
Arve seos riigihanke, päringu, lähetuse või varadega
Arve jagaja rollis on kohustuslik märkida, kas arve on seotud riigihanke, päringu, lähetuse või varadega. Kui arvel on mitu jagajat, siis kohustus andmeväljad täita on esimesel arve jagajal.
Arve on seotud riigihankega
Kui arve on seotud riigihankega, siis märgista andmeväljal "Riigihankega seotud arve" valik Jah ning lisa väljale "Seotud riigihanke leping" vastav hankeleping (leiad õige lepingu arvele märgitud riigihanke viitenumbri järgi) → kui oled väljale valinud raamlepingu, siis kuvatakse lisaks välja "Seotud raamlepingu alusel päring", kuhu saad valida raamlepingu alusel tehtud päringu (leiad päringu registreerimise kuupäeva, numbri, päringu nimetuse või ka hankija nime järgi). Valida saad neid päringuid, millel on otsus tehtud.
Arve ei ole seotud riigihankega
Kui arve ei ole seotud riigihankega, siis märgista andmeväljal "Riigihankega seotud arve" valik Ei. Seejärel on kohustuslik väljal "Riigihanketa ostu põhjendus" lisada vastav selgitus.
Kui oled valinud selgituseks "Üksikost, lisan ostuarvele võrreldavad pakkumused/seose lihtpäringuga", siis kuvatakse lisaks andmevälja "Seotud lihtpäring", kus saad valida vastava lihtpäringu (leiad päringu registreerimise kuupäeva, numbri, päringu nimetuse või ka hankija nime järgi). Valida saad neid päringuid, millel on otsus tehtud.
Arve on seotud lähetusega
Kui ostuarve on seotud lähetusega, siis märgista andmeväljal "Seotud lähetuskorraldus" valik Jah. Seejärel on kuvatud väli "Seotud lähetuskorraldused" → Klõpsa rohelisel nupul "Lisa uus rida" ja vali lähetuskorralduse veergu vastav lähetus (leiad õige lähetuse lähetatava nime või lähetuskorralduse numbri järgi). Lähetus vali süsteemist, mitte ära lisa copy-paste meetodil! Valida saad neid lähetusi, mis on lähetuste töövoos olekus "Korraldus kinnitatud". Kuvatavad tulemused esitatakse kronoloogilises järjekorras, uuemad eespool. Peale sobiva lähetuse valimist klõpsa nupul "Salvesta rida".
Arve on seotud varadega
Kui ostuarve on seotud põhi- või väikevaraga, mille soetusmaksumus on üle 2000 euro, siis märgista andmeväljal "Varadega seotud arve" valik Jah. Sellisel juhul on kohustuslik arve ridadele lisada ka varade arvestuse eest vastutav isik, kes arvele enda kinnituse peab andma.
Arve reaks/ridadeks jagamine
Arve jagatakse ridadele üldjuhul finantsallika põhiselt. Näiteks, kui mitmerealine arve tasutakse ühest finantsallikast, siis töövoogu märgi see ühe reana. Samas, kui arvel on nt mitu erineva käibemaksuga rida, siis need sisesta erinevate ridadena.
- Arve rea lisamiseks klõpsa nupul Lisa uus rida
- Seejärel tekib esimene rida (vt joonis), kus on eeltäidetud arve andmetesse märgitud info põhjal netosumma, KM%, KM summa, brutosumma ja valuuta väljad. Kohustuslikult täidetavad väljad (Kauba/teenuse kirjeldus ja Finantsallika käsutaja) on tähistatud tärniga. Finantsallikas on kohustuslik määrata hiljemalt fin. allika käsutajana kinnitamise ajal.
- Nupp Lisa uus rida kogu jäägi peale lisab rea, kus summa lahter on täidetud veel arve ridades jagamata summaga. Eeltäidetud summat saab muuta ning minimaalselt kohustuslik on täita kauba/teenuse kirjeldus ja finantsallika käsutaja lahtrid.
- Vajadusel saab märkida varade eest vastutava isiku (kohustuslik, kui arve üldandmetes on arve märgitud varadega seotud arveks) ja kontrollija vastavatesse lahtritesse.
- Vajadusel saab märkida projekti koodi ja kommentaari.
- Ridade kustutamiseks saab kasutada nuppe Kustuta valitud read või Kustuta kõik read. Esimesel juhul kustutatakse read, mille ette olevasse märkeruutu on tehtud linnuke.
- Andmete salvestamiseks ja töövoo järgmisse etappi suunamiseks vajutage vormi üla- või alaservas nupule Salvesta ja saada kinnitamiseks.
- Kui arvel on mitu jagajat ja esimene jagaja on ülesande täitnud (s.t lisanud ja salvestanud arve read vajalike andmetega), tuleb tal ostuarve edasi saata järgmisele jagajale vajutades selleks nuppu >>Arve jagaja arve ridade tabeli all (vt joonis). Vajadusel saab arvet jagajate vahel edasi-tagasi liigutada - vajutades nupule <<Arve jagaja liigub arve eelmisele jagajale tagasi. Jagajate nimed esitatakse arve ridade kohal, rasvases kirjas on märgitud nimi, kelle käes parajasti ülesanne on.
Ostudokumendi salvestamine ja ootele jätmine (ei kehti arve rea jagajalt - jagajale edastamisel)
Ostudokumendi salvestamiseks on kaks võimalust: nupud Salvesta ja Salvesta ja saada kinnitamiseks. Esimesega neist on võimalik kanne salvestada ja ootele jätta (sellest annab märku ja avanev pop-up hoiatus, mis ütleb, et töövoogu menetlusse ei saadeta). Vajutades nupule Salvesta ja saada kinnitamiseks (vt allolev joonis p 2) ja eeldusel, et kõik kohustuslikud andmeväljad on täidetud ning arve summa on ridadele jaotatud, liigub ostudokumendi töövoog järgmisesse menetlusetappi. Sellest annab märku muutunud üldstaatus, mis on vastavalt Kontrollimisel või Kinnitamisel ning lisaks saadetakse vastav teavitus arve menetlejale (tekib e-posti plokk).
Kontroll töövoo liikumisest
Overview
Content Tools