Mis on hüvitamisotsuste ja -arvete moodul?

Kõikide ülikooli tasemeõppe üliõpilaste kehtivatele õppekohtadele (ca 15 000) kohta tehakse iga semestri esimese kuu jooksul hüvitamisotsus (edaspidi: otsus), mis ütleb, kas vaja on puuduolevate EAP-de või tasulisel õppekohal õppekulusid hüvitada või mitte ning hüvitamise korral tuvastatakse arve väljastamiseks vajalik arve sisu.

Seni õppeosakonnas Exceli vahendusel tehtavat otsuse tegemise protsessi toetab alates 2024/25 õppeaastast ÕIS2-s hüvitamisotsuste- ja arvete moodul, milles otsuse tegemise perioodil igaöiselt:

1. kogutakse kokku otsuste tegemiseks vajalikud õppekohtade ja muud vajalikud andmed;
2. arvutatakse igale õppekohale otsus, mida on võimalik õppekorralduse spetsialistidel kontrollida ja mille põhjal saab vajaduse korral tegeleda otsust mõjutavate andmete täiendamisega (peamiselt erinevate üliõpilaste avalduste ja nendele järgnevate otsusete või korralduste põhjal).

Hüvitamist nõudva otsuse korral on võimalik uues lahenduses vormistada vastavate õppekohtade kohta (ca 2000 semestris) ülikooli poolt esitatavaks arveks vajalik eeltöö, kus üliõpilase õppekoha ja maksja andmed ning arve sisu (ühik, ühiku hind ja arve summa) on eeltäidetud ning pärast selle kontrollimist ja vajaduse korral täiendamist õppekorralduse spetsialistide poolt on võimalik suunata see raamatupidajatele arve koostamiseks ja väljastamiseks.

Loodud lahenduse eesmärgiks on vähendada käsitööd otsuste ja nendega seotud arvete  andmete sisestamisel, kogumisel ja kontrollimisel kiirendades nii seotud protsesse kui tagades aja- ja asjakohase info, mis on vajalik üliõpilastele toe pakkumiseks. Samuti on see oluline eeltöö, et tulevikus liikuda kõnealuste protsesside korral veelgi suurema automatiseerituse poole. 

Kes saavad hüvitamisotsuste ja -arvete moodulit kasutada ja kuidas selleks õigused saada?

1. Mooduli peakasutaja: ÕIS2 ÕKS-i roll + kasutajatoe poolt antav superkasutaja õigus valdkondade skoobiga. Peamiselt õppeosakonna töötaja.
2. Õppekorralduse spetsialist (ÕKS):
   1. õppekava nõustajaks olev ÕKS tuvastatakse automaatselt õppekava väljalt "Õppekava õppijaid nõustav õppekorralduse spetsialist);
   2. instituudi/kolledži taseme ÕKS (ÕIS2 ÕKS-i roll + kasutajatoe poolt antav kasutaja õigus instituudi või kolledži skoobiga);
   3. valdkonna dekanaadi ÕKS (ÕIS2 ÕKS-i roll + kasutajatoe poolt antav kasutaja õigus valdkonna skoobiga).

Kes ja mida saab hüvitamisotsuste ja arvete moodulis teha?

Mooduli hüvitamisotsuste alajaotuses saavad peakasutaja ja ÕKS-id oma skoobi (õppekava, instituut või kolledž, valdkond) ulatuses:

1. otsida ja vaadata kõikide aktiivsete õppekohtade põhiandmeid (2 nädalat enne otsuse arvutamise perioodi) ja automaatselt tehtud otsuseid käesoleva semestri kohta;
2. alustada otsuse "Hüvitab EAP eest" ja "Hüvitab tasulisel kohal" korral õppekohale arve vormistamist (edasi toimub arvete muutmine arvete alajaotuses). 

Lisaks saab peakasutaja õppekohtadele lisada manuaalselt otsuseid (2 nädalat enne otsuste arvutamise perioodi) ja automaatselt tehtud otsuseid manuaalselt koos põhjendusega muuta.

Arvete alajaotuses saavad peakasutaja ja ÕKS-id oma skoobi (õppekava, instituut või kolledž, valdkond) ulatuses otsuse põhjal loodud arveid:

1. vaadata, muuta ja täiendada, sh määrata vajaliku finantsallika (valitud arvetele korraga või ükshaaval);
2. kontrollituks märkida (kõik valitud arved või ükshaaval); 
3. edastada väljastamiseks DHIS-i raamatupidaja töölauale (kõik valitud arved või ükshaaval);
4. vajaduse korral dubleerida (nt kui üliõpilasele on vaja vormistada hüvitamise summa ulatuses mitu arvet);
5. vajaduse korral tühistada või vähendada arve summat luues kreeditarve;
6. URL-i vahendusel minna kontrollima arve staatust DHIS-is.  

Kuidas hüvitamisotsuste ja nende alusel arvete loomise protsess toimib?

Kus ma saan hüvitamisotsuste- ja arvete moodulit kasutada?

Mooduli kasutamiseks tuleb logida ÕIS2-te, veenduda, et olete ÕKS-i rollis (joonisel p 1) ning valida vasakpoolsest menüüst ("ÕKS menüü") ja vastavalt kas "Hüvitamisotsused" või "Arved" (joonisel p 2).