Vastutav täitja
Vastutav täitja on kasutaja, kes algatab kavandi kooskõlastamise töövoo. Seda saavad teha rektor, prorektorid, kantsler, finantsjuht, tugistruktuuri juhid või nende juhigruppi lisatud töötajad. Juhigruppi saab töötaja lisada kas juht ise või töövoo administraator. Vastutava täitja tegevused töövoos:
Vahetu täitja
Vahetu täitja määrab vastutav täitja töövoo algatamisel. Vahetuks täitjaks saab valida iga ülikooli töötaja. Vahetu täitja tegevused töövoos:
Kooskõlastaja
Töövoog saadetakse kooskõlastamiseks asjaomasele struktuuriüksusele. Isikuliselt on kooskõlastajaks kas vastava struktuuriüksuse juht või tema juhigruppi lisatud töötaja. Dekanaadi korral dekaan (tema juhigrupis olev töötaja), dekanaadi juhtaja või prodekaan.
Keeletoimetaja
Keeletoimetuse saab teha töötaja, kellele on määratud keeletoimetaja roll (töövoo administraatori poolt).
Õigusnõunik
Õigusnõunikuna saab kooskõlastuse anda töötaja, kellele on määratud õigusnõuniku roll (töövoo administraatori poolt).
Allkirjastamise teate saajad
Kui töövoog vastutava täitja poolt lõpetatakse, saadetaks selles rollis olijatele teade "Teade, et õigusakt ootab allkirjastamiseks vormistamist". Rolli saab töötajaid määrata töövoo administraator.
Töövoo administraator
Töövoo administraator saab anda õigusi (keeletoimetaja, õigusnõunik, allkirjastamise teate saajad), hallata struktuuriüksuse juhtide juhigruppe, kooskõlastajateks valitavaid põhiüksusi, töövooge ühelt kasutajalt teisele suunata ning katkestatud töövooge kustutada.