Täiendusõppeprogrammidele registreerumisel peab isik esitama alati isikukoodi ja riigi, sest ÕIS kasutab isiku unikaalseks tuvastamiseks isikukoodi ja riigi kombinatsiooni. Eesti isikukoodi puhul kontrollib ÕIS selle vastavust kehtivatele isikukoodi standarditele ja sellega on tagatud, et kahte ühesugust Eesti isikukoodi ei ole võimalik esitada. Eesti isikukoodi mitte omavad isikud saavad esitada isikukoodina oma riigis kasutusel oleva koodi, kuid ÕIS ei kontrolli väljale sisestatud koodi vastavust standarditele. Ingliskeelsel registreerimisvormil juhendatakse kasutajat sisestama sellele väljale oma sünniaeg, kui isikukood puudub. Võib juhtuda, et välisriigi puhul esitavad mitu isikut registreerumisel ühesuguse riigi ja isikukoodi kombinatsiooni.

Eesti isikukoodi mitte omavatele isikutele, kes on isikuregistris ja kellel ei ole esitatud korrektset isikukoodi, genereeritakse ÕISis tunnus (nö välismaalase genereeritud isikukood), mis koosneb isiku perekonnanime kaheksast esimesest tähest ja sünniajast ning on seotud vastava riigiga. Selleks, et vältida vigu isikuregistris, Moodle'i kasutajakontode loomisel ja õppijatele lõpudokumentide väljastamisel, tuleb välismaalastest osalejate puhul (isikukoodi riik pole Eesti) nende isikuandmed enne õppijaks arvamist alati manuaalselt üle kontrollida ja vajadusel korrastada kõigil täiendusõppeprogrammidel.

Isikuandmete kontrollimine isikuregistrist

Välismaalasest õppija (isikukoodi riik ei ole Eesti) registreerumisel tuleb alati enne õppijaks arvamist kontrollida, kas isik on juba isikuregistris olemas. Kontroll tuleb teha hooldusmoodulis isiku nime ja sünniaja alusel ning vajadusel võrrelda ka muid registreerimisel esitatud andmeid isikuregistri vastu.

Registreeringu sidumine olemasoleva isikuga

Kui isik on isikuregistris olemas, tuleb registreerimisvormil kasutada isikuregistris olevat riiki ja isikukoodi (Eesti isikukood, välisriigi isikukood või ÕISi poolt genereeritud tunnus). Selleks tuleb registreerimisvormil kindlasti valida sama riik, mis on isikul isikuregistris ja kopeerida isikuregistrist isikukood või varasemalt genereeritud tunnus registreerimisvormil isikukoodi lahtrisse. Pärast isikukoodi või tunnuse sisestamist ja hallil alal klõpsamist peavad eesnimi, perekonnanimi, isikukood ja riik muutuma halliks ja lukustuma. See kinnitab, et registreering on viidud kokku olemasoleva isikuga.

Isiku kokkuviimisel olemasoleva isikuga tekib tehniliselt uus registreerumine ja õppijale saadetakse selle kohta automaatne teavitus, kui programmile oli see seadistatud. Varasem registreering, mis ei ole seotud korrektse isikukoodiga, tuleb kustutada ning alles jätta ainult kokkuviimise tulemusena tekkinud registreering.

Uue isiku lisamine isikuregistrisse

Kui peale registreeringu andmete võrdlemist isikuregistri vastu on selge, et registreerunud isiku kohta varasemast seal kirjet ei ole, tuleb kindlasti täita märkeruut "Isikukood teadmata”, selle alusel genereeritakse talle ÕISis tunnus. Isiku arvamisel täiendusõppeprogrammil õppijaks kantakse tema andmed automaatselt isikuregistrisse.

Isikuandmete korrastamata jätmise tagajärjed

Kui välismaalase isikuandmeid ei korrastata enne õppijaks arvamist, siis võib juhtuda, et ÕISis tekib topeltisik isikuregistrisse või kirjutatakse ühe isiku kontaktandmed üle teise isiku kontaktandmetega. Selle tulemusena võivad omakorda tekkida vead Moodle’i kasutajakontode loomisel ning õppijale väljastatud lõpudokumentidel. Sellistel juhtudel tuleb andmeid korrastada tagantjärele ning vajadusel tühistada ja uuesti vormistada lõpudokumendid, mis on töömahukas protsess.

Erandjuhtumid ja abi

Kui tekib kahtlus, kuidas isikuandmeid korrastada, pöörduge ÕISi kasutajatoe poole aadressil ois.tugi@ut.ee.

Autoriõigus Tartu Ülikool