Õppekorralduse sõnaraamat
Õppekorralduslik info siseveebis
Pane tähele!
Alates 2023. aasta 20. veebruarist kasutavad kõik õppejõud oma tööks ÕIS2. Vaata olemasolevate ja lisanduvate funktsioonide loetelu.
ÕIS2 kasutamisel on sulle abiks ka ÕISi kasutajatugi (portaal https://it.ut.ee/, ois.tugi@ut.ee, 737 6615).
Attention!
From 20 February 2023, all teaching staff will use SIS2. Have a look at the overview of all the functions created for teaching staff member.
You can also get advice on using SIS2 from SIS user support (request portal https://it.ut.ee/, ois.tugi@ut.ee, 737 6615).
Kuidas vaatan minuga jagatud atesteerimiaruannet?
Selleks, et vaadata doktorandi jagatud atesteerimisaruannet, liigu TEEKi töölaual konkreetse doktorandi vaatesse. Jagatud atesteerimisaruandel on märge Jagatud (joonisel p 1). Atesteerimisaruande avamiseks ja vaatamiseks vajuta nupule Vaata (joonisel p2).
How do I view the progress review report shared with me?
To view a doctoral student's shared progress review report, navigate to the specific doctoral student's view in the TEEK dashboard. The shared progress review report will be marked as Shared (figure p 1). To open and view the progress review report, click on the See button (figure p 2).
Kuidas kommenteerin minuga jagatud atesteerimisaruannet?
Atesteerimisaruande tagasisidestamine toimub aruannete kommenteerimisena. Kommentaare saad lisada sinuga jagatud atesteerimisaruande kõikidele aruannetele ja uutele tegevustele.
Kommentaari lisamiseks liigu konkreetse tegevuse/õppetegevuse juurde ning selle paremas nurgas vajuta jutumulli nupule (joonisel).
Avanenud aknas vajuta Kirjuta kommentaar kastile (joonisel).
Kui sul vaja tekstivälja suurendada, siis kahe triibu peale vajutades (joonisel p 1), hiire nuppu peal hoides ja üles-alla liigutades saad tekstivälja suurendada/vähendada vastavalt soovile. Kommentaari salvestamiseks vajuta sinise noole nupule (joonisel p 2).
Salvestatud kommentaar ilmub kommenteeritud tegevuse juurde sinise jutumullina (joonisel).
Samale tegevusele uue kommentaari lisamiseks ava tegevuse juures jutumulliga kommentaar (joonisel p 1) ning alusta uut kommentaari Kirjuta kommentaar väljal (joonisel p 2).
Kuidas saan jagada minu lisatud kommentaari?
Niipea, kui oled kommentaari salvestanud, on see nähtav ka sinu juhendatavale. Doktorant saab TEEK-ilt selle kohta ka ülikooli e-postile teavituse.
Kuidas näen, kas doktorant on mulle kommentaari jätnud?
Kui doktorant lisab aruandele kommentaari, saad selle kohta vastava teavituse ülikooli e-postile. Uut kommentaari näed sa TEEKi avalehel doktorandi plaanide ja aruannete vaates ning see on märgitud sinise jutumullina, millel on väike mummuke üleval paremal nurgas (joonisel p 1). Kommentaari vaatamiseks liigu atesteerimisaruande vaatesse nupuga Vaata (joonisel p 2)
Otsi üles jutumull sinise mummuga ning vali kommentaar vajutades sellele (joonisel).
Kuidas vastan kommentaarile?
Vajuta soovitud kommentaari jutumullil ning avanenud kommentaari aknas vajuta vasta nupule (joonisel).
Vasta kommentaarile (joonisel p 1) ning saada see juhendatavale (joonisel p 2).
Kuidas muudan kommentaari?
Kommentaari muutmiseks liigu muudetava kommentaari juurde vajutades sinisel jutumullil (joonisel p 1). Avanenud aknas vajuta sinisel pliiatsi nupul (joonisel p 2).
Muuda kommentaari ning salvestamiseks vajuta sinisel salvestamise nupul (joonisel).
Muuta saad vaid enda lisatud kommentaari. Teiste isikute lisatud kommentaare muuta ei saa.
Kuidas kustutada kommentaari?
Kustutada ei saa neid kommentaare, mis ei ole sinu loodud ja neid kommentaare, millele on teised kasutajad juba vastuse lisanud.
Kommentaari kustutamiseks ava kustutatav kommentaar vajutades selle kommentaari sinisel jutumulli nupul (joonisel p 1). Seejärel vajuta prügikasti nupul (joonisel p 2) ning Kinnita (joonisel p 3).
Enne kommentaari kustutamist veendu, et oled selles tegevuses kindel. Kustutatud kommentaari ei ole võimalik tagasi võtta.
Kas saan kommentaari peita?
Kommentaari peitmiseks liigu konkreetse kommentaari juurde vajutades sinisele jutumullile (joonisel p 1) ning vajuta kommentaari juures sinisele silma nupule (joonisel p 2).
Kui sina või isik, kellele oled kommentaari jaganud, peidate kommentaari, siis see kommentaar läheb kõikide isikute vaates, kellega dokumenti on jagatud, peitu.
Kuidas peidetud kommentaar uuesti nähtavaks tuua?
- Kõik isikud, kellega kommentaar on jagatud, saavad peidetud kommentaari uuesti nähtavaks tuua.
- Kui soovid muuta peidetud kommentaari, siis tuleb kommentaar uuesti nähtavaks teha.
- Tagasi nähtavaks toodud kommentaar on nähtav kõikidele isikutele, kellega kommentaar on jagatud.
Selleks, et peidetud kommentaari uuesti nähtavaks tuua, liigu konkreetse kommentaari juurde (joonisel p 1) ning vajuta kommentaari kinnise silma nupule (joonisel p 2).
Vajutades kõige alumise kommentaari silma nupule peidab vaid selle kommentaari. Vajutades kõige ülemise kommentaari kinnise silma nupule peidab kõik selle all olevad vastused korraga. Ka kommentaare nähtavaks toomisel rakendub sama reegel.
How do I comment the progress review report shared with me?
Feedback is given in the form of comments. You can add comments to all reports and new activities added to the the progress review report that is shared with you.
To add a comment, go to the report and click on the chat bubble button in the right corner (see figure).
In the pop-up window, click on the Write a comment box (see figure).
If you need to increase/decrease the text field, you can do so by clicking on the two stripes (figure p 1), holding down the mouse button and moving it up and down. To save a comment, click on the blue arrow button (figure p 2).
The saved comment appears as a blue chat bubble under the commented activity (see figure).
To add a new comment to the same activity, open the comments in this activity (figure p 1) and start a new comment in the Write a comment field (figure p 2).
How can I share my comment?
As soon as you've saved a comment, it will be visible to your doctoral student. The doctoral student will also receive an e-mail notification from TEEK to his/her university's e-mail box.
How can I see if my doctoral student has left me a comment?
If the doctoral student adds a comment to the activity, you will receive a notification of this to the university's e-mail box. You will see the new comment on theTEEK home page in the doctoral student's plan and reports view and it will be marked as a blue chat bubble with a little dot in the top right corner (figure p 1). To see the comment, go to that progress review report by clicking on View button (figure p 2).
Find the chat bubble with the little blue dot and click on it (see figure).
How do I reply to a comment?
Click on the chat bubble of the comment you want to reply to, and in the comment window that opens, click the reply button (see figure).
Type in your response (figure p 1) and send (figure p 2).
How do I edit the comment?
To edit a comment, move to the comment you want to edit by clicking on the blue chat bubble (figure p 1). In the pop-up window, click on the blue pencil button (figure p 2).
Edit the comment and click on the blue save button to save (see figure).
You can only edit the comment you have added. You cannot edit comments added by other people.
How to delete a comment?
You cannot delete comments that were not created by you and comments that have already been replied to by other users.
To delete a comment, open the comment you want to delete by pressing the blue chat bubble button of that comment (figure p 1). Click on the trash button (figure p 2) and Delete button to confirm. Once the comment is deleted, the action cannot be undone.
Before deleting a comment, make sure you are sure about this action. A deleted comment cannot be undone.
Can I hide a comment?
To hide a comment, navigate to the specific comment by clicking on the blue chat bubble (figure p 1) and click on the blue eye button next to the comment (figure p 2).
If you or the person to whom you've shared a comment hides the comment, the comment will be hidden from the view of everyone with whom the document has been shared.
How to make a hidden comment visible again?
- Anyone with whom the comment has been shared can make the hidden comment visible again.
- If you want to edit a hidden comment, you must make the comment visible beforehand.
- The comment that is made visible again, will be visible to all persons with whom the comment has been shared.
To make a hidden comment visible again, navigate to the specific comment (figure p 1) and click on the comments' closed eye button (figure p 2).
Clicking on the eye button of the bottom of the comment will only hide that comment. Clicking the eye button on the topmost comment hides all replies below it at once. The same rule applies to making comments visible.
Kuidas kooskõlastan kooskõlastamiseks saadetud atesteerimisaruannet?
Kui sinu juhendatav doktorant saadab atesteerimisaruande kooskõlastamisele, saad selle kohta oma ülikooli e-postile teavituse.
Kõik juhendajad peavad olema märgitud ÕISi enne kui doktorant atesteerimisaruande kooskõlastamisele saadab. Kui juhendaja on ÕISI lisatud hiljem, ei saa ta teavitust kooskõlastamisele saadetud atesteerimiaruande kohta. Sel juhul peab ta otse liikuma kooskõlastamisele saadetud atesteerimisaruande juurde TEEKis.
Doktorant saab kooskõlastamisele saata ka juhendaja(te)ga jagatud atesteerimisaruannet.
Niipea kui doktorant saadab atesteerimisaruande kooskõlastamisele, läheb selle atesteerimisaruande muutmine tema jaoks lukku.
Atesteerimisaruanne ilmub sinu TEEKi töölauale ning sellel on märge Kooskõlastamise ootel (joonisel p 1). Atesteerimisaruande kooskõlastamiseks vajuta nupule Alusta kooskõlastamist (joonisel p 2).
Kuni ükski juhendaja ei ole atesteerimisaruande kooskõlastamist veel alustanud, saab doktorant atesteerimisaruande kooskõlastamiselt tagasi võtta. Sel juhul läheb kõikidele juhendajatele vastav teade nende ülikooli postkasti.
Kui üks juhendajatest alustab kooskõlastamist, läheb kõigil atesteerimisaruande olek Kooskõlastamisel staatusesse (joonisel).
Vajuta all vasakul olevale Otsus nupule, et avada rippmenüü otsuste valikutega (joonisel p 1). Rippmenüüs on kolm valikut: Kooskõlastan (joonisel p 2), Kooskõlastan ja lisan kaaskirja atesteermiskomisjonile (joonisel p 3) ja Saadan doktorandile täiendamiseks tagasi (joonisel p 4).
Valides Kooskõlasta (joonisel p 1), tuleb sul otsus Kinnitada (joonisel p 2) ning dokument liigub atesteerimiskomisjoni töölauale.
Valides Kooskõlastan ja lisan kaaskirja atesteermiskomisjonile (joonisel p 1), tuleb sul kõigepealt lisada avanenud tekstiväljale (joonisel p 2) kaaskiri atesteerimiskomisjonile ning seejärel vajutada Kinnita nupule (joonisel p 3).
Kaaskirja näevad nii doktorant kui ka teised juhendajad.
Valides Saadan doktorandile täiendamiseks tagasi (joonisel p 1) pead tagasisaatmist avanenud tekstiväljal põhjendama (joonisel p 2) ning seejärel vajuta Kinnita nupule (joonisel p 3).
- Kui atesteerimisaruanne saadetakse doktorandile tagasi täiendamisele, siis see läheb tagasi jagatud olekusse.
- Kui atesteerimisaruanne saadetakse ühe juhendaja poolt doktorandile tagasi ajal, mil teisel juhendajal on see atesteerimisaruanne alles kooskõlastamisel, siis läheb võimalusel atesteerimisaruanne jagatud olekusse kord päevas kell 20:00.
- Kui doktorant muudetud dokumendi uuesti kooskõlastamisele saadab, siis saavad otsuse lisada ainult need juhendajad, kes enne ei olnud otsust lisanud või kes tagasi lükkasid. Juhendaja, kes pani juba kooskõlastatud otsuse, ei saa uut otsust panna ja ei pea uuesti dokumenti kooskõlastamisele võtma.
- Kui kooskõlastajaid on mitu, siis dokument läheb kooskõlastatud olekusse alles siis, kui kõik juhendajad on oma kooskõlastamise otsuse ära pannud.
- Kui ükski juhendaja ei kooskõlasta, siis tähtaja kukkumisel liigub dokument atesteerimiskomisjoni töölauale.
How do I accept the progress review report sent for acceptance?
If the doctoral student you are supervising sends the progress review report for acceptance, you will receive a notification of this to your university's e-mail box.
All supervisors must be registered in the SIS before the doctoral student submits the progress review report for acceptance. If the supervisor is added to the SIS at a later stage, he/she will not receive notification of the progress review report sent for acceptance. In this case, he/she must go directly to the progress review report sent for acceptance in TEEK.
The doctoral student can also send for acceptance progress review report shared with supervisor(s).
As soon as the doctoral student sends the progress review report for acceptance, he/she will not be able to edit this progress review report.
The progress review report will appear in your TEEK dashboard and will be marked as Waiting acceptance (figure p 1). To accept the progress review report, click on the Start coordination button (figure p 2).
As long as none of the supervisors has started the acceptance of the progress review report, the doctoral student can withdraw the progress review report from acceptance. In this case, all supervisors will receive a notification of this to their university's e-mail box.
When one of the supervisors is taking the progress review report for acceptance, the status of the progress review report changes for all to Acceptance in progress status (see figure).
Click on the Decision button on the bottom left to open drop-down menu with acceptance options (figure p 1). In the drop-down menu, there are three options: Accept (Figure p 2), Accept and include an accompanying note to the progress review committee (figure p 3) and Return to the doctoral student for revision (figure p 4).
Selecting Accept (figure p 1), you only have to Confirm the decision (figure p 2) and the document is sent to the Progress Review Committee.
If you select Accept and include an accompanying note to the progress review committee (figure p 1), you must first add an accompanying note to the progress review committee in the box that opens (figure p 2) and then click on the Confirm button (figure p 3).
The accompanying note is also seen by the doctoral student and other supervisors.
If you select Return to the doctoral student for revision (figure p 1), you must justify the return in the text box that opens and then click on the Confirm button (figure p 3).
- When the progress review report is sent back to the doctoral student for revision, it reverts to a shared state.
- If the progress review report is sent back to the doctoral student by one supervisor at a time when the other supervisor is in the process of acceptance, the progress review report will go into shared mode once a day at 20:00.
- If the doctoral student resubmits the revised document for acceptance, only the supervisors who had not previously added the decision or who rejected it will be able to add the decision. A supervisor who decided to accept theprogress review report, cannot put a new decision and does not need to accept the document again.
- If there is more than one supervisor, the document will only go into the accepted state when all the supervisors have posted their acceptance.
- If none of the supervisors accepts, the document is sent to the progress review committee when the deadline falls.
Overview
Content Tools