Majanduskulude aruannete menetlemine (alates 01.02.2020)

Eesmärk -   majanduskulu aruanded vormistada ja kinnitada ning raamatupidaja poolt kontrollida DHIS-is, saata kontrollitud andmed raamatupidamise süsteemi,  maksta aruande summad välja töötajatele või ülikoolivälistele isikutele ning peale väljamakse sooritamist saata raamatupidamise süsteemist raamatupidamiskannete info tagasi DHIS-i. 

Majanduskulude aruande menetlemine toimub Tartu ülikooli dokumendihalduse infosüsteemis (DHIS) elektroonilisel vormil (Lisa uus → Kuludokument → Majanduskulude aruanne_UUS). 

Dokumendi asukohaks tuleb valida 5-25 (Arveldused aruandvate isikutega, sealhulgas majandusavansid ja kuluaruanded v.a. projektidega seotud majanduskulu aruanded, mis tuleb sisestada sarja 5-34 (Projektide raamatupidamise algdokumendid).

Projektidega seotud majanduskulu aruannete puhul tuleb lisaks täita vormi päisest kättesaadav fail ja lisada Lisadokumendid väljale.

Kui kasutaja peab töövoos midagi tegema, saab ta selle kohta DHIS-i esilehele vastavasse plokki kuvatava ülesande ja teavituse.

Kuluaruande vorm, esilehe plokid ja teavitused on ingliskeelsed, kui DHIS-i keeleks on valitud inglise keel.

Kui isikule on määratud asendaja, saab dokumenditeate ja kinnituse anda tema asendaja.

Menetlemisel on kasutusel rollid: kuluaruande sisestaja, varade arvestuse eest vastutav isik, kuluaruande kontrollija, kuluaruande kinnitaja (finantsallika käsutaja) ja raamatupidaja.

Aruande menetlemine toimub ridade põhiselt - igale reale märgitakse finantsallikas ja selle käsutaja.

Aruande menetlus toimub automaatsete suunamise kaudu (käsitsi suunamist võib vajadusel kasutada, kui kellelegi on vajalik kuluaruande "teadmiseks" edastada). Ülesanded ja suunamisteavitused saadetakse automaatselt aruande ridades ja teistes rollides märgitud menetlejatele. Ka ei pea tegema eraldi suunamist rahandusosakonnale.

Aruande menetlusetapi kohta annab info aruande staatus.

Kuluaruandeid saab otsida (Otsi → Kuludokument → Majanduskulude aruanne_UUS)

Sisuliste probleemide korral pöörduda rahandusosakonda –

rahandus@ut.ee, tel  737 5208.

Tehniliste probleemide korral aitab teid DHIS kasutajatugi – 

dhis@ut.ee, tel 737 5606 või 737 6105.