Dokumendi registreerimine

• Dokumendivahetuskeskuse (DVK) kaudu saabunud arve registreerimine

DVK kaudu saabunud XML-vormingus arve saavad registreerida DVK registreerijad gruppi kuuluvad kasutajad vajutades arve rea taga olevat nuppu Registreeri e-arve. Registreerimise eeldus on see, et XML- ja PDF-vormingus olevad failid on nimetatud ühtemoodi.

• E-posti teel saabunud arve registreerimine

Outlook’i kasutajatel on võimalik e-posti teel saabunud arvet otse outlook’ist DHISi registreerida. Selleks on vajalik kohtarvutisse paigaldada vastav plugin. Täpsem juhend on leitav siit. Esimesel kasutamisel küsitakse teenuse URLi aadressi, milleks on https://dok.ut.ee/wdaw/?page=mail_service&classifiers=true

• Arvutisse salvestatud arve registreerimine

Arvutisse salvestatud arve registreerimiseks tuleb valida Lisa uus -> Kuludokument -> Ostudokument. 

• Üldmeilile saabunud arve registreerimine (arendamisel)

E-posti aadressile arve@ut.ee saadetud arved registreeritakse automaatselt DHISs. DHISi avalehel kuvatakse selliselt registreeritud arved Vastuvõetud ostuarved plokis, mida näevad vastavasse gruppi kuuluvad kasutajad. Arvel märgitud kontaktisikule saadetakse vastavasisuline teavitus. Kui kontaktisik liigub arve muutmise vormile on ta vaikimisi jagaja rollis, vajadusel saab määrata jagajaks kellegi teise.

Andmeväljade täitmine

1. Sisestaja ei ole arve ridadeks jagaja rollis

Arve sisestajal tuleb täita minimaalselt kohustuslikud andmeväljad (tähistatud sümboliga *). Kohustuslikult täidetavate andmeväljade hulk sõltub sellest, mil viisil on ostudokument DHISs regisreeritud. 

Üldandmed

Üldandmetes täituvad automaatselt kohustuslikult täidetavad read: struktuuriüksuse kood, registreerimise kuupäev ja – number ning sisestaja. Lisaks täituvad automaatselt ülikoolipoolne kontaktisik ja arvel näidatud e-posti aadress, kui arve registreeritakse dokumendivahetuskeskuse (edaspidi DVK) kaudu või on saadetud e-arve (s.o xml formaat).

Arve esitaja

Arve esitaja lisamiseks tuleb hakata reale Arve esitaja sisestama ostuarve esitanud asutuse nime, mille peale pakutakse loetelu salvestatud kontaktidest. Kui arve esitaja kohta leitakse mitu tulemust, siis kõige õigem on valida variant, kus on olemas hankija kood (vt joonis). Valides juba olemasoleva variandi, täituvad automaatselt ploki ülejäänud read.

Kui arve esitajat süsteemis ei ole, siis tuleb kasutajal täita read Arve esitaja, Arve esitaja registrikood, Makse saaja ja Makse saaja arveldusarve nr (IBAN). Hankija kood rida täita ei ole vaja.

Ostudokumendi lisamise ja muutmise vormil on Makse saaja arveldusarve nr (IBAN) rea järel märkeruut. Tehes märkeruutu linnukese salvestatakse ostudokumendi IBAN väljale sisestatud väärtus arve esitaja väljal oleva kontakti IBAN väljale.

Arve andmed

Arve andmete plokis sõltuvad kohustuslikult täidetavad väljad rollist. Täpsemalt on kirjeldatud allolevalt iga rea juures.

Arve andmetes (vt joonis) on järgmised andmeväljad:

• Staatus. Ostudokumendi staatus muutub automaatselt vastavalt menetlusetapile, staatust kasutaja ise muuta ei saa.
• Staatuse kommentaar. Andmevälja täitma ei pea. Kui ostudokument saadetakse tagasi, kuvatakse siia tagasi saatmisel tehtud kommentaar.
• Dokumendi liik. Võimalik on valida kolme variandi vahel: ostuarve, ettemaksuarve või kreeditarve. Ettemaksuarve läheb maksmisele nagu tavapärane arve. Kui saabub "õige" arve, siis see läbib menetlusringi 0 summaga või siis selle summaga, mis jäi veel maksta, s.t pärisarve summa miinus ettemaksu summa. Kui saabub „õige“ arve siis tuleks arve ridadesse teha ka märge, mis arve katteks see on või märge „(OSALISELT) TASUTUD“. Kreeditarve korral tuleb summad märkida miinusega. 
• Ostudokumendi number. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale/jagajale
• Ostudokumendi kuupäev. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale/jagajale
• Viitenumber
• Maksetähtaeg. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Selgitus. Selgituse lahtrisse saab märkida kogu arvet puudutava täiendava info.
• Summa (neto). Tegemist on vabatahtlikult täidetava andmeväljaga, kuid soovitatav täita, sest kui summa on sisestatud ja arve ridadesse lisatakse uus rida, tuuakse summade info automaatselt üle.
• KM%. Vaikimisi on KM% rida eeltäidetud 20%-ga. Lisaks on võimalik rippmenüüst valida käibemaks puudub (tühi rida), 0%, KM vaba, 9%, kombineeritud ja ümardatud. Kombineeritud valitakse juhul, kui arve sisaldab erinevaid käibemakse. Ümardatud käibemaks valitakse siis, kui süsteem arvutab summa valesti (nt sendi täpsusega), seejärel on kasutajal võimalik korrektne summa käsitsi sisestada.
• Käibemaks. Täitub automaatselt, kui on sisestatud summa (neto).
• Summa (bruto). Kohustuslik andmeväli arve sisestajale.
• Valuuta. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale, rida on eeltäidetud vaikimisi euro valuutakursiga.
• Riigihankega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Kui ostuarve on seotud riigihankega, siis muutuvad kohustuslikult täidetavaks ka read Seotud riigihange ja Riigihanke osa number. Kui riigihanke osa number puudub, siis märkige reale kolm nulli.
• Lähetusega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Kui ostuarve on seotud lähetusega, muutub kohustuslikuks valida seotud lähetuskorraldus. See eeldab, et lähetuskorraldus on lähetuste töövoos „Korraldus kinnitatud“ olekus. Väljal Seotud lähetuskorraldused tuleb vajutada Lisa uus rida, seejärel tekib võimalus otsida vajalik lähetus, mida on kõige mõistlikum teha lähetatava nime või lähetuskorralduse numbri alusel. Kuvatavad tulemused esitatakse kronoloogilises järjekorras, uuemad eespool. Peale sobiva lähetuse valimist vajutada nupule Salvesta rida.
• Varadega seotud arve. Kohustuslik andmeväli arve sisestajale. Märkige „Jah“, kui tegemist on põhi- või väikevaraga, mille soetusmaksumus on üle 2000 euro (täpsemalt raamatupidamise sise-eeskirja p-des 196, 202 ja 237)

Kui sisestaja ei ole ise arve ridadeks jagaja rollis, siis tuleb kindlasti märkida arve ridadeks jagaja(-d) (vt joonis). Selleks tuleb arve rea kohal olevasse lahtrisse trükkida vastava kasutaja nimi ning klikkida töövoo poolt pakutud variandile, mille järel lisandub kasutaja jagajaks. Vaikimisi on arve jagajaks märgitud arve sisestaja, eemaldamiseks tuleb vajutada nuppu Tühista viimane, sama nupp võimaldab mitme jagaja valimisel tühistada eelnevaid valikuid. Seejärel tuleb kanne salvestada vajutades Salvesta nuppu ning ostuarve ilmub jagajale DHISi avalehel plokki Jagamiseks määratud ostuarve.

2. Sisestaja on ka arve ridadeks jagaja rollis

Kui ostudokumendi sisestaja on ise ka jagaja rollis, saab ta kohe arve ridu täita. Vt täpsemalt Arve ridadeks jagaja