SharePointi ja Microsoft Teamsi gruppidel peab alati olema vähemalt üks omanik. Grupi omanik vastutab selle eest, et:

• grupi liikmed ja ligipääsud oleksid asjakohased;

• sisu oleks ajakohane;

• grupp oleks päriselt vajalik.

Ilma omanikuta gruppe ei ole lubatud hoida, sest siis puudub vastutus ja grupp võib jääda kasutuseta või sisaldada aegunud infot. Grupp võib muutuda omanikuta näiteks siis, kui senine omanik lahkub TÜ-st ja tema kasutajakonto suletakse.

Mida teha, kui saad sellise e-kirja?

Kui saad teavituse omanikuta grupi kohta, on sul mitu võimalust.

1. Soovid grupi omanikuks hakata
   

   Kui grupp on endiselt vajalik ja kasutuses, võid nõustuda grupi omanikuks hakkamisega.
   See tähendab, et:

   • oled grupi kontaktisik;

   • saad vajadusel hallata liikmeid ja õigusi;

   • vastutad selle eest, et grupp oleks põhjendatult alles.

2. Grupp ei ole enam vajalik
   

   Kui grupp ei ole enam kasutuses või vajalik, ei ole vaja midagi teha.
   Sellisel juhul:

   • jääb grupp omanikuta;

   • grupp kustutatakse aja jooksul.

   
   
3. Oled ebakindel
   

   Kui sa ei ole kindel, kas grupp on vajalik või kes võiks olla sobiv omanik:

   • aruta teemat teiste grupi liikmetega;

   • vajadusel võib omanik olla ka keegi teine, mitte tingimata sina.

Mis juhtub siis, kui omanikku ei määrata?

Kui grupile ei lisata omanikku:

• loetakse grupp ajapikku mittevajalikuks;

• grupp kustutatakse.

NB! Kustutamine ei toimu kohe, vaid grupi liikmetele antakse piisavalt aega reageerimiseks. Kui teavitusele ei reageerita, võib kasutaja teatud aja jooksul saada korduvaid meeldetuletusi. Soovitatav on, et igal grupil oleks rohkem kui üks omanik, et vältida tulevikus omanikuta olukorda.