I. Mõisted

1.1. Avaandmed – kõigile vabalt ja avalikult kasutamiseks antud digitaalsed masinloetavas formaadis andmed, millel puuduvad kasutamist ja levitamist takistavad piirangud. 

1.2. Avalik teenus – õppekavade, õppeainete, täiendusõppeprogrammide ja tunniplaanide andmete otsimine ja vaatamine. 

1.3. Haldaja – Tartu Ülikool. 

1.4. Kasutaja – õppeinfosüsteemi kasutav isik. 

1.5. Tuvastamata kasutaja – kasutaja, kes ei ole õppeinfosüsteemi sisse loginud ja kellel on ligipääs ainult avalikule teenusele. 

1.6. Tuvastatud kasutaja – kasutaja, kes saab õppeinfosüsteemis kasutada õppetööga seotud teenuseid ja funktsioone, mille toimimiseks kasutab õppeinfosüsteem kasutaja isikuandmeid. 

1.7. Õppeinfosüsteem (edaspidi: ÕIS) – Tartu Ülikooli (edaspidi: ülikool) ametlik õppekorralduse infovahetuskeskkond. ÕIS-is sisalduvad andmed on ülikooli omand. ÕIS-i hallatakse avaliku teabe seaduses, isikuandmete kaitse seaduses, ülikooli asjaajamiseeskirjas, õppekorralduseeskirjas, õppeinfosüsteemi korralduses ja teistes õigusaktides sätestatud korras. 

I. Definitions

1.1. Open data – digital machine-readable data which is freely and publicly available for all without restrictions on use and dissemination. 

1.2. Public service – searching for and viewing the data about curricula, courses, continuing education programmes and timetables. 

1.3. Administrator – the University of Tartu. 

1.4. User – a person using the Study Information System. 

1.5. Unidentified user – a user who is not logged into the Study Information System and has access to the public service only. 

1.6. Identified user – a user who can use the study-related services and functions of the Study Information System, for the functioning of which the Study Information System uses the user's personal data. 

1.7. Study Information System ('SIS') – the official information exchange environment for the organisation of teaching and studies of the University of Tartu ('university'). The data contained in the SIS is the property of the university. The SIS is administered in line with the procedure provided for in the Public Information Act, the Personal Data Protection Act, the university's Documentary Procedure Rules, Study Regulations, the Study Information System Rules and other legislation. 

II. Üldsätted

2.1. ÕIS-i kasutamise tingimusi kohaldatakse  kõigile  ülikooli õppeinfosüsteemi kasutajatele. 

2.2. Ligipääs avalikele teenustele on tagatud kõigile kasutajatele, sealhulgas tuvastamata kasutajatele. Tuvastamata kasutaja teenuste loetelu on esitatud õppeinfosüsteemi korralduses.  

2.3. ÕIS-i pääsemiseks on vaja ülikooli kasutajakontot, mis luuakse infotehnoloogiateenuste kasutamise reeglite kohaselt. 

2.4. Õigus kasutada ÕIS-i tuvastatud kasutajana on kõigil, kes kuuluvad ülikooli liikmeskonda¹ või kes õpivad ülikoolis eksterni, külalisüliõpilase või täiendusõppijana². Teistele isikutele võib tuvastatud kasutaja õigused anda ainult põhjendatud juhtudel  õppeinfosüsteemi korralduse kohaselt.

2.5. Kasutaja saab ennast tuvastada kasutajanime ja parooliga, ID-kaardi, mobiil-ID ja Smart-ID-ga. 

2.6. Tuvastatud kasutaja saab kasutajaõigused töö-, õpingu- või akadeemilise suhte alguses ja kaotab need õigused suhte lõppemisel. 

2.7. Tuvastatud kasutaja saab ÕIS-i kasutada üksnes siis, kui ta on kinnitanud, et on tutvunud ülikooli õigusaktide, heade tavade, ÕIS-i kasutamise tingimuste ja andmekaitsetingimustega. Kui kasutaja ei kinnita nende dokumentidega tutvumist, on tal ligipääs vaid avalikele teenustele. 

2.8. Kasutajal on kohustus järgida ÕIS-i kasutamisel kõiki kohaldatavaid seadusi, õppekorraldust reguleerivaid õigusakte ja häid tavasid. 

2.9. ÕIS-i kasutamine on kasutajale tasuta. 

2.10. ÕIS-is on lingid ja viited teistele veebilehtedele, näiteks eesti.ee ja teise kõrgkooli õppeinfosüsteem. Linke avades läheb kasutaja teisele kodulehele ja talle kehtivad selle kodulehe tingimused. 

2.11. ÕIS-i uuendatakse ja täiustatakse parendamise ja toimivuse tagamise eesmärgil pidevalt. 

2.12. Ülikoolil on õigus ÕIS-i kasutamise tingimusi muuta. 

II. General provisions

2.1. The terms and conditions of using the SIS apply to all users of the university's Study Information System. 

2.2. Access to public services is guaranteed to all users, including unidentified users. The list of services available for unidentified users can be found in the Study Information System Rules.  

2.3. Access to the SIS requires the university's user account, which is created in line with the Rules for using IT services. 

2.4. Anyone who is a member of the university¹ or who studies at the university as an external student, visiting student or continuing education learner² has the right to use SIS as an identified user. Other persons may be granted the rights of an identified user only in justified cases as stipulated in the Study Information System Rules.  

2.5. Users can identify themselves with a username and password, ID card, mobile-ID and Smart-ID. 

2.6. The identified user receives user rights at the beginning of the employment, study or academic relationship and loses those rights upon termination of the relationship. 

2.7. Identified users can use the SIS only after they have confirmed to have read the university's bylaws, good practices, terms and conditions of using the SIS and data protection policy. If the user does not confirm having read these documents, the user has access to public services only. 

2.8. When using the SIS, the user must comply with all applicable legislation, bylaws and good practices governing the organisation of studies. 

2.9. Using the SIS is free of charge for the user. 

2.10. The SIS contains links and references to other websites, such as eesti.ee and the study information system of another higher education institution. When opening the links, the user goes to another website and is subject to the terms and conditions of this website. 

2.11. The SIS is continuously updated and improved to ensure improvement and performance. 

2.12. The university has the right to change the terms and conditions of using the SIS.

III. Turvalisus

3.1. Kasutaja on kohustatud hoidma ligipääsu võimaldavaid paroole ja koode saladuses. Nõustamiseks ega abistamiseks ülikool neid ei küsi. 

3.2. Kasutajal ei ole lubatud kasutada teisele isikule antud kasutajatunnust ja -õigusi ega anda teisele isikule edasi oma kasutajatunnust ja -õigusi. 

3.3. Võimaliku ohu korral kohustub kasutaja võtma viivitamata tarvitusele meetmed, et vältida kolmandate isikute ligipääsu kontole, näiteks vahetama parooli või peatama ID-kaardi või mobiil-ID sertifikaadid. Samuti peab kasutaja ohu korral teavitama kasutajatuge aadressil ois.tugi@ut.ee. 

3.4. Parooli saab vahetada ÕIS-is oma profiili alt või pöördudes aadressile arvutiabi@ut.ee. Parooli loomisel tuleb juhinduda arvutiabi juhendist. 

3.5. Turvalisuse tagamiseks logitakse kasutaja aadressilt ois2.ut.ee automaatselt välja pärast 60 minutit tegevusetut olekut.  

3.6. Kasutaja on kohustatud teavitama talle teadaolevatest isikuandmete rikkumistest, teenuste turvaintsidentidest ja oletatavatest turvariketest viivitamata kasutajatuge aadressil ois.tugi@ut.ee. 

III. Security

3.1. The user must keep in secret all passwords and codes allowing access. The university does not ask for passwords or codes to provide counselling or advice. 

3.2. Users must not use the username and user rights issued to another user or pass their username and user rights on to another person. 

3.3. In case of a potential security threat, the user must take immediate measures to prevent third parties from having access to the account, such as by changing passwords or suspending the ID card or mobile-ID certificates. The user must also inform the helpdesk at ois.tugi@ut.ee of the threat. 

3.4. The password can be changed in the SIS under the user profile or by contacting arvutiabi@ut.ee. The password must be created following the guidelines provided by the IT helpdesk. 

3.5. For security reasons, the user is automatically logged out from ois2.ut.ee after 60 minutes of inactivity.  

3.6. The user must immediately report any personal data breaches, service security incidents, and presumed security failures they become aware of to the helpdesk at ois.tugi@ut.ee.

IV. Keelatud tegevus

4.1. ÕIS-i kasutamisel on keelatud tegevus, mis võib häirida või takistada teenuste osutamist teistele kasutajatele. 

4.2. ÕIS-i kasutamisel on keelatud tegevus, mis on vastuolus ülikooli õigusaktidega. 

4.3. ÕIS-i kasutamisel on keelatud kasutada automatiseeritud skripte, programme ja tööriistu. Piirang ei kehti avaandmete kohta või juhul, kui kasutajal on olemas kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis luba haldajalt. 

4.4. Kasutajal on keelatud kasutada teenuse turvaauke, juhul kui need ilmnevad.  

4.5. Keelatud tegevuse tuvastamisel on ülikoolil õigus piirata kasutaja ligipääsu ÕIS-ile. Infosüsteemide väärkasutuse muud tagajärjed on sätestatud infotehnoloogiateenuste kasutamise reeglites.  

IV. Prohibited activities

4.1. When using the SIS, it is prohibited to engage in any activity that may interfere with or hinder the provision of services to other users. 

4.2. When using the SIS, it is prohibited to engage in any activity that contravenes the university's bylaws. 

4.3. When using the SIS, it is prohibited to use automated scripts, programs and tools. This restriction does not apply to open data or if the user has the administrator's permission in a format that can be reproduced in writing. 

4.4. Users are prohibited from using service vulnerabilities if they occur.  

4.5. If a prohibited activity is detected, the university has the right to restrict the user's access to the SIS. Other consequences of misuse of information systems are laid down in the Rules for using IT services. 

V. Andmed

5.1. Isikuandmeid töödeldakse ÕIS-is õppe korraldamise eesmärgil. Isikuandmete töötlemise põhimõtted on sätestatud ülikooli andmekaitsetingimustes. 

5.2. Õppetööga seotud teenuste osutamiseks ja lähtudes riiklikest õigusaktidest toimub isikuandmete vahetus teiste ülikooli infosüsteemide ja väliste partneritega. Täpsemalt saab lugeda ülikooli andmekaitsetingimustest. 

5.3. Ülikooliga lepingulises suhtes olevad isikud võivad ÕIS-is isikuandmeid töödelda üksnes õppetööga seotud teenuste osutamiseks. 

5.4. Kasutaja ei tohi muudele isikutele võimaldada ligipääsu talle ligipääsetavaks tehtud isikuandmetele. 

5.5. Kasutaja on kohustatud hoidma ÕIS-is oma isiku- ja kontaktandmeid ajakohasena. 

5.6. Kui kasutaja märkab viga enda isikuandmetes ega saa seda ise parandada, on ta kohustatud teavitama kasutajatuge aadressil ois.tugi@ut.ee. 

5.7. Kui kasutaja märkab isikuandmete väärkasutust, on ta kohustatud teavitama ülikooli andmekaitsespetsialisti aadressil andmekaitse@ut.ee. 

5.8. ÕIS kasutab küpsiseid, et jätta ettenähtud ajavahemikuks meelde tuvastatud kasutaja eelistused, näiteks keel ja roll. 

5.9. ÕIS-i avaandmed on kõigile vabalt kättesaadavad aadressil ois2.ut.ee/doc. 

5.10. Avaandmete taaskasutamisel avalikult kättesaadavates kanalites, sealhulgas veebilehtedel ja nutiseadmete rakendustes, kohustub andmeid taaskasutav isik viitama andmete päritolule ning tagama, et avalikult kättesaadavas rakenduses kasutatavad andmed on ajakohased ja terviklikud. 

V. Data

5.1. Personal data is processed in the SIS for the purpose of the organisation of studies. The principles for the processing of personal data are laid down in the university's Data Protection Policy. 

5.2. Personal data is exchanged with other information systems of the university and with external partners to provide study-related services and as provided by national legislation. For more details, see the university's Data Protection Policy. 

5.3. Persons who have a contractual relationship with the university may only process personal data in the SIS to provide study-related services. 

5.4. Users must not give other persons access to personal data made available to them. 

5.5. Users must keep their personal and contact details in the SIS up to date. 

5.6. If users notice an error in their personal data and cannot correct it themselves, they must inform the helpdesk at ois.tugi@ut.ee. 

5.7. If users notice any misuse of personal data, they must inform the university's data protection specialist at andmekaitse@ut.ee. 

5.8. The SIS uses cookies to remember the user's preferences, such as language and role, for a specific period. 

5.9. The open data of the SIS is freely available to everyone at ois2.ut.ee/doc. 

5.10. When re-using open data in publicly available channels, including websites and smart device applications, the person re-using the data must refer to the origin of the data and ensure that the data used in the publicly available application are up-to-date and complete. 

¹ Ülikooli liikmeskonna moodustavad ülikooli nõukogu liikmed, rektor, üliõpilased, töötajad, arst-residendid, emeriitprofessorid, emeriitdotsendid, audoktorid ja auliikmed, nagu on sätestatud Tartu Ülikooli põhikirjas.
² Täiendusõppijatele ei looda automaatselt ülikooli kasutajakontot, mistõttu ei pääse nad ka automaatselt ÕIS-i. Kasutajakonto ja ÕIS-i ligipääs luuakse täiendusõppijatele ülikooli algatusel vajaduspõhiselt.

¹ Members of the university comprise members of the university council, the rector, students, employees, medical residents, professors emeriti, associate professors emeriti, honorary doctors and honorary fellows, as laid down in the Statutes of the University of Tartu.
² Continuing education learners do not automatically get the university’s user account, so they do not have automatic access to the SIS. The user account and access to the SIS is created on the initiative of the university based on needs