Hüvitatavate kulude märkimine

Kulude märkimine

• Kuluaruandesse märgitakse hüvitatavad kulud. Enamike kulude kohta tuleb märkida kulu tekkimise kuupäev ja kulu summa. Osade kululiikide korral on vaja täita täiendavad väljad. Vt täpsemalt: kululiigid.
• Kõik lähetuskorraldusel olevad kulud kantakse kuluaruandesse automaatselt üle. Neid saab aruandes muuta ja eemaldada. Samuti saab kuluaruandesse juurde lisada täiendavaid kuluridu.
• Kui selgus, et kõiki algselt planeeritud kulusid ei tekkinud või kulu on tasutud ülekandearvega, siis saab need kululiigid eemaldada (punane ristike igal kulu real).

Sisestatud avanss

Saadud avanss on raamatupidaja poolt märgitud kuluaruandesse vastava kululiigi juurde. Kulu kohta tuleb teha täpsustused ja vastavalt sellele tehakse avansiga tasaarveldus.

Sisestatud üleandearved

Ülekandearved on märgitud kuluaruandesse raamatupidaja poolt. Kui mingi korraldusele lisatud kulu on tasutud ülekandearvega, siis tuleb vastav kulurida eemaldada (punane ristike vastava kulu real).

Valuutakursside leidmine

• Kui kulu on tehtud mingis muus valuutas peale EURi, siis tuleb märkida summa sobivas valuutas ning valuutakursside põhjal arvutatakse välja kulude summa EURides.
• Lähetuskulude arvutamisel tuleb võtta aluseks lähetuse lõpule järgneva tööpäeva valuutakursid, mis Euroopa keskpank väljastab järgmise tööpäeva kella 16.00-ks. Töövoogu kantakse need kursid automaatselt järgmise tööpäeva öösel seega ei saa muid valuutasid sisaldavaid aruandeid kinnitada enne, kui lähetuse lõpukuupäevast ülejärgmisel tööpäeval.

Kulud puuduvad

Kui selgub, et ühtegi korraldusele märgitud kulu ei tekkinud, siis tuleb kululiikide loetelus valida valik Kulud puuduvad. Kulude puudumisele vaatamata tuleb aruanne kinnitada ja saata see kinnitusringile. Pärast lähetuskorralduse andja kinnitus lõpetatakse töövoog ära, st raamatupidaja seda enam kinnitama ei pea.

Kulude kokkuarvestuse tabel

Sisaldab saadud avanssi ja ülekandearvete andmeid.

Kuluaruande salvestamine