Väliskõrgkooli õppima suundumise eelduseks on õppeainete kokkuleppimine koduüksuse ja väliskõrgkooliga:
1) üliõpilane esitab erialaüksusesse õppeplaani koos lisaga, sellel tehakse VÕTA otsus õppeainete arvestamiseks TÜ õppekavas;
2) üliõpilane vormistab kolmepoolselt (üliõpilane, erialaüksus, väliskõrgkool) kinnitatava õppelepingu (Learning Agreement);
3) dekanaat/instituut vormistab õppeprodekaani korralduse üliõpilase väliskõrgkoolis õppijaks arvamiseks (kolmepoolselt kinnitatud õpplepingu alusel).
Õppelepingus lepitakse kokku õpirände periood kuupäevaliselt, väliskõrgkoolis sooritatavad õppeained ning märgitakse vastavalt eelnevalt kinnitatud õppeplaanile, kuidas õppeaineid TÜ õppekavas arvestatakse. Õppeleping on Erasmus+ programmis osalemise kohustuslik dokument, see tuleb vormistada programmi poolt ette antud vormil ja kinnitada kõigi osapoolte poolt enne õpirände algust.
Seoses üleminekuga elektroonsele mobiilsuse haldamise infosüsteemile SoleMOVE peavad alates 2022/23. õppeaastast Erasmus+ programmi raames õpirändes osalejad sõlmima õppelepingu elektrooniliselt (Online Learning Agreement ehk OLA). Arvestades, et OLA sõlmimine on ka Erasmus+ programmi seatud tingimus, võib pabervormil õppelepingu vormistada ainult juhul, kui vastuvõttev väliskõrgkool tehnilistel põhjustel ei saa elektroonset õppelepingut omaltpoolt kinnitada. Ka sellisel juhul tuleb õppeleping vormistada läbi elektroonse vormi ning võtta sellele seejärel allkirjad väljaspool süsteemi. Üliõpilased, kes kandideerisid õpirändesse enne SoleMOVE-i rakendamist peavad vormistama õppelepingu ja vajadusel selle muudatused paberkandjal.
OLA sõlmimise protsess
Üliõpilased, kes kandideerisid põimitud õpirändesse SoleMOVE vahendusel, saavad õppelepingu (OLA) vormistada SoleMOVE süsteemis. Selleks tuleb:
a) välisülikoolit küsida, kas nad saavad kinnitada OLA digitaalselt EWP (Erasmuse andmevahetus) raames ning kes on nende kontaktisik, kelle kontaktid lepingusse lisada;
b) kinnitatud avaldusel SoleMOVE-s liikuda "Acceptance" sektsiooni;
c) alustada õppelepingu vormistamist (+create learning agreement); Üliõpilastele on juhend kättesaadav rahvusvahelise õpirände veebilehelt, vt siin;
d) üliõpilane täidab OLA ankeedi vastavalt juhisele, lisab TÜ õppelepingu kinnitaja ja väliskõrgkooli kontaktisiku andmed ning kinnitab õppelepingu süsteemis;
e) TÜ õppelepingu kinnitaja saab automaatse e-kirja, et temapoolset kinnitust ootab SoleMOVE süsteemis OLA;
f) TÜ õppelepingu kinnitaja vaatab õppelepingu üle, vajadusel lisab kommentaari (Comments) ja avab OLA tudengile muudatuste tegemiseks (Unlock); kui kõik klapib ja muudatusi pole vaja teha, siis kinnitab õppelepingu süsteemis (Confirm);
g) Väliskõrgkooli esindaja näeb üliõpilase ja TÜ õppelepingu kinnitaja poolt kinnitatud OLA-t enda infosüsteemis (mille kaudu vastav ülikool on EWP andmevahetusega liitunud);
h) Välisülikooli esindaja vaatab õppelepingu üle, vajadusel lisab kommentaari ja palub muuta (sellisel juhul tuleb kõigil osapooletel OLA uuesti kinnitada); sobivuse korral kinnitab õppelepingu süsteemis.