Välismaal õppimine ja praktika on üks aspektidest, mis läheb indikaatorina arvesse ülikooli rahastamisel tegevustoetuse raames. TÜ esitab andmed välismaal õppijate kohta EHIS-sse, kuid esitada saab vaid korrektselt ja õigeaegselt vormistatud otsuseid. Et meil oleks õiged andmed, mida kasutame oma tegevuse hindamisel ja mille põhjal ülikooli rahastatakse, siis panen kirja olulisemad aspektid[ÜT1] .
- 1. Välismaale õppijaks määramine toimub õppeplaani ja õppelepingu alusel. Õppelepingut ei ole vaja doktorantide puhul, kes ei kasuta õppelepingut nõudvat üliõpilasvahetusprogrammi või kelle puhul vastu võttev kõrgkool ei ole õppelepingut nõudnud (ÕKE punkt 188). Õppeleping on kokkulepe saatva kõrgkooli, üliõpilase ja vastuvõtva kõrgkooli vahel.
1.1. Välismaal õppijaks korralduse puhul valida õige dokumendi alaliik, kas a) välismaal õppijaks vormistamine või b) välismaal õppijaks vormistamine praktika eesmärgil. Välismaal õppimise algus- ja lõpukuupäeva aluseks on õppelepingul kirjas olevad perioodid. Oluline on, et kirja saaks õige riik, õppeasutus ja välisõppe programm, vajadusel ka alaprogramm.
- 2. Välisõppe perioodi lõpus saavad ÕISi kaudu teavituse üliõpilase välisõpingute aja lõppemise kohta üliõpilane, välismaal õppijaks arvamise korralduse vormistaja ja vastava õppekava VÕTA nõustaja. Üliõpilane esitab tõendi õppetulemuste kohta (Transcript of Records) kas instituuti või dekanaati. Julgustage üliõpilasi saatma õpitulemused esmalt elektroonselt, kui võimalik, siis saab kiiremini TÜ protsesse edasi teha.
- 3. Üliõpilasel on õigus saada nominaalaja pikendust üks või kaks semestrit, eeldusel, et ta õpib väliskõrgkoolis vähemalt 89 päeva TÜ semestri jooksul ja toob väliskõrgkoolist vähemalt 15 EAP mahus õppeaineid TÜ semestri kohta. Nominaalaja pikendus hakkab kehtima välisõpingutele järgnevast TÜ semestrist. Nominaalaja pikenduse semestril välismaale õppima siirdunud üliõpilase nominaalaeg ei pikene väliskõrgkoolis viibitud semestrite võrra. Reeglina läheb välisriigist õppetulemuste saamiseks palju aega (ca 6-8 nädalat).
- 4. Kui õppetulemused laekuvad kiiresti, sh sobivad ka elektroonselt laekunud lõpptulemused, siis on võimalik kasutada loogilist variant; st esmalt VÕTA ja siis pikenduse määramine.
4.1. VÕTA nõustaja vormistab VÕTA otsuse, mis on seotud välismaal õppimisega. VÕTA peab olema arvestatud õppeplaani alusel, vastav märkeruut „Õppeplaani alusel arvestatud (vt ekraanipilti wikis)“ märgistatud ja seotud vastava välismaal õppimise korraldusega (aluskorraldus). Jälgida, et VÕTA otsusel on õiged õppeainete mahud. Kui originaalmaht on EAPdes või ECTS punktides, siis maht TÜs peab olema sama, mis originaali maht. Kui originaali maht on tundides või mõnes muus süsteemis, siis hinnatakse originaali maht ümber EAP-e ning sisestatakse tulemus väljale "Maht TÜs". Kinnitage VÕTA otsused, palun neid mitte hoida loomisel või sisekasutuses olekus, kui otsus on lõplik. EHISesse edastame andmed ainult kinnitatud olekus VÕTA otsuste järgi.
4.2. Seejärel vormistada nominaalaja pikendus, mis tuleb vormistada ühe nädala jooksul õppeplaani alusel arvestatud VÕTA otsuse kinnitamisest.
Nominaalaja pikendust ei vormistata TÜ käimasolevat semestrist nende üliõpilaste puhul, kelle välisõpingute perioodi lõpp jääb TÜ semestri keskele (on hilisem kui oktoobri ja märtsi keskpaik). Pikendust ei vormistata, kui isik läheb akadeemilisele puhkusele kohe pärast välismaal õppimist, välisõpingud toimusid ühisõppekava raames ja kui isik astus ülikooli enne 13/14 õa-t ja välismaal käimine on enne 16/17 õa-t.
Nominaalaja pikenduse vormistamise juhend on wikis. Palun kontrollida, et nominaalaja pikendus on vormistatud õigesti välismaal sooritatud EAP-e suhtes (kas semester või kaks).
- 5. Kui nominaalajal pikendus on vormistatud enne VÕTA-t õppeplaani alusel, sest õppetulemused pole laekunud, siis on oluline saata üliõpilasele meeldetuletusi, et õppetulemused laekuksid. Kui VÕTA saab tehtud, siis on oluline, et VÕTA nõustaja teavitab välismaal õppijaks arvamise korralduse vormistajat. Arvestades EHIS-se esitamise tähtaega, tuleb VÕTA otsusest pikenduse korralduse vormistajat teavitada 3 päeva jooksul pärast VÕTA otsuse kinnitamist, st kas on vaja pikenduse oasas muudatusi teha või mitte. Kui õppeplaani alusel arvestatud VÕTA otsus sisaldab välisõpinguid /praktikat vähem kui 15 EAP-d semestrijagu õpingute kohta (TÜ semestrist vähemalt 90 päeva kestnud õpingute eest), tuleb tühistada nominaalaja pikenduse korraldus ühe nädala jooksul õppeplaani alusel arvestatud VÕTA otsuse kinnitamisest. Põhjus - ülikool peab esitama EHIS-e andmed hiljemalt 21 päeva pärast VÕTA otsuse kinnitamist. Edastatud andmeid ei ole võimalik muuta, kuna nende alusel toimub õppekava nominaalaja pikenemine ja EHIS edastab andmed partneritele (pangad, haigekassa) EHISesse kandmisele järgneval päeval. Kui üliõpilane ei esita välisriigi õpitulemusi 8 nädala jooksul välisõpingute lõppemisest, siis palun anda teada sellest üliõpilasele ja aadressil ulle.tensing@ut.ee Etteulatuvalt antud nominaalajal tühistamine on halb nii üliõpilase (õppetasu arvet ei saa esitada, kui nominaalaja pikendus saab tühistatud liiga hilja) kui EHISe suhtes (andmeid ei saa muuta), kuid arvestades välisriigi tulemuste laekumist, siis meil pole praegu paremat võimalust.
ÕISis oleva väljundi põhjal: Õppetulemused - Väljundid - Välismaal õppimine ja selle eest arvestatud EAP, mille juhend asub wikis, saab kontrollida teie poolt määratud perioodi jooksul välisriigis õppinud isikute andmeid. VÕTAga seonduvat, kas on õige VÕTA liik jne, ei saa siit väljundist kontrollida.
[ÜT1]Ekamtrikuleerimisel veenudada, et kõik õppeplaanis ja õppe lepingus olevad ainepunktid saaks TÜ-s üle kantud