Vastutav täitja
Vastutav täitja on kasutaja, kes algatab töövoo. Töövoo saavad algatada rektor, prorektorid, kantsler, finantsjuht, haldus- ja tugistruktuuri struktuuriüksuse juhid või vastava juhi juhigruppi lisatud kasutaja. Juhigruppi saab kasutaja lisada kas juht ise või töövoogude administraator.
Vastutava täitja tegevused töövoos:
- Töövoo algatamine
- Töövoo lõpetamine
- Töövoo katkestamine
- Vahetu täitja poolt tagasisaadetud töövoo haldamine
- Töövoo tagasi saatmine vahetule täitjale
Vahetu täitja
Vahetu täitja määrab vastutav täitja. Vahetu täitja valik pole süsteemselt piiratud – vastutav täitja saab valida vahetuks täitjaks iga ülikooli töötaja.
Vahetu täitja tegevused töövoos:
- Töövoo saatmine kooskõlastusringile
- Kooskõlastusmärkustele vastamine
- Töövoo saatmine keeletoimetajale
- Töövoo saatmine õigusnõunikule
- Õigusnõuniku kooskõlastusmärkustele vastamine
- Töövoo saatmine lõpetamiseks
- Töövoo tagasi saatmine (sh lõpptähtaja pikendamiseks) vastutavale täitjale
- Vastutava täitja poolt tagasi saadetud töövoo haldamine
Kooskõlastaja
Töövoog saadetakse kooskõlastamiseks asjaomasele struktuuriüksusele. Isikuliselt on kooskõlastajaks kas vastava struktuuriüksuse juht või tema juhigruppi lisatud töötaja. Dekanaadi korral dekaan (tema juhigrupis olev töötaja), dekanaadi juhtaja või prodekaan.
Keeletoimetaja
Keeletoimetuse saab teha kasutaja, kellele on määratud keeletoimetaja roll (töövoo administraatori poolt).
Õigusnõunik
Õigusnõunikuna saab kooskõlastuse anda kasutaja, kellele on määratud õigusnõuniku roll (töövoo administraatori poolt).
Allkirjastamise teate saajad
Kui töövoog vastutava täitja poolt lõpetatakse, saadetaks selle rollis olijatele teade: "Teade, et õigusakt ootab allkirjastamiseks vormistamist". Rolli saab isikuid määrata töövoo administraator.
Töövoo administraator
Töövoo administraator saab anda õigusi (keeletoimetaja, õigusnõunik), hallata struktuuriüksuste juhtide juhigruppe, kooskõlastajateks valitavaid põhiüksusi, töövooge edasi suunata ning kustutada.