• Töövoos on kasutusel rollid: vastutav täitja, vahetu täitja, kooskõlastaja, keeletoimetaja ja õigusnõunik. Vt täpsemalt ...
• Kavandi kooskõlastamise töövoo algatab ja lõpetab vastutav täitja. Algatamise õigus on rektoril, prorektoril, kantsleril, finantsjuhil ja tugiüksuste juhtidel ning nende juhigrupis olevatel töötajatel. 
• Kavandi töövoo algatamisel saadetakse rektorile, tema juhigrupis ning õigusnõuniku rollis olijatele teade, et algatatud on kavandi kooskõlastamine.
  
• Kavandi töövoo info on jagatud kolmele sakile: õigusakti andmed, kooskõlastus ja ajalugu. Vt täpsemalt ...
• Kui kasutaja peab töövoos midagi tegema, saab ta selle kohta ülesande ja teate. 
  
• Kasutaja saab kavandi töövoos toiminguid teha ainult siis, kui sellega seotud lõpetamata ülesanne

Töövoo alustamine

...

• Kui töövoo algatajal on vaja töövoo andmete täitmine pooleli jätta, saab ta andmed salvestada. Siis lisatakse tema töölauale töövoo kohta tööülesanne ning ta saab selle täitmist hiljem jätkata.
• Kui töövoog liigub edasi teisele töötajale või rollile, saab töötaja sellekohase tööülesande. Teade tööülesande kohta tuleb kasutaja töölauale siseveebis ja e-kirjana.
• Kasutaja saab töövoos tegutseda ainult siis, kui lõpetamata tööülesanne on tema nimel. Muul juhul saab töövooga seotud kasutaja töövoo andmeid ainult ta kavandi andmeid vaadata.

Töövoo osad

Töövoog on jagatud kolme erinevasse sakki:

• Õigusakti andmed – sisaldab kavandi viimast versiooni, lähteülesannet, viiteid, tähtaegu jm kooskõlastamiseks vajalikku infot. Vaatel kuvatavad võimalused sõltuvad kasutaja rollist ja töövoo staatusest.
• Kooskõlastus – siin sisestatakse kooskõlastajate ja õigusnõuniku märkused, millele vastab vahetu täitja. Vaatel kuvatav info sõltub kasutaja rollist ja töövoo staatusest.
• Ajalugu – kuvatakse töövoo senine käik (liikumine ühelt kasutajalt teisele) ja eeldatavad järgnevad sammud. See vaade on kõigi kasutajate jaoks ühesugune.

Töövoo seisundid

•  
  
• Olek näitab, millises etapis kavandi kooskõlastus on ja kes sellega töövoos toiminguid saab teha.
• Kavandi töövoo liikumist koordineerib peamiselt vahetu täitja, kes:
  • valmistab selle ette ja saadab kooskõlastusingile;
    
  • vastab kooskõlastajate kooskõlastusmärkustele;
    
  • saadab selle keeletoimetajale keelelise kontrolli tegemiseks (see etapp võib vajadusel vahele jääda ja kavandi saab saata pärast kooskõlastusringi õigusnõunikule);
    
  • saadab selle õigusnõunikule kooskõlastamiseks ning vastab tema kooskõlastusmärkustele;
    
  • saadab selle vastutavale täitjale lõpetamiseks.
• Vahetu täitja saab kooskõlastajateks määrata struktuuriüksuseid ja ülikooli töötajaid isikuliselt. Kooskõlastajaks määratud struktuuriüksuse korral saavad vaikimisi kooskõlastusülesande struktuuriüksuse juhid (dekanaatide korral dekaanid, dekanaadi juhatajad ja prodekaanid) ning nende juhigrupis olijad.
• Keeletoimetuse ülesande saavad keeletoimetaja grupis olijad. Gruppi haldab töövoo administraator.
• Õigusnõuniku ülesande saavad õigusnõuniku grupis olijad. Gruppi haldab töövoo administraator.
• Kui kavandi kooskõlastus on lõppenud, saadetakse kooskõlastajatele teade, et kavandi kooskõlastamine on lõppenud.
• Kui töövoog lõpetatakse, saadetakse rektorile ning allkirjastamise teate saaja rollis olijatele teade "Õigusakt "..." ootab allkirjastamiseks vormistamist".
• Vajadusel saavad ülesande omanikud ülesande uuele täitjale edasi suunata. Vajadusel saab edasisuunamise teha ka töövoo administraator.
• Kui kavandi kooskõlastamine on vaja mingil põhjusel peatada, saab vastutav täitja töövoo katkestada

...

• .