Millest alustada ühiskoosoleku korraldamist?

• Otsustage, millisest ruumist hakatakse koosolekut juhtima.
• Vaadake üle ruumis olevad seadmed ja veenduge, et need sobivad ühiskoosoleku pidamiseks (vt allpool)
• Tehke kindlaks, kui palju on kaugosalejaid. Kui neid on mitu, tuleks kaaluda arvutiga ühendatava teleri või videoprojektori kasutamist, et kõik ruumis olijad näeksid ka virtuaalruumi osalisi, jagatavat ekraanivaadet, faile jm.
• Otsustage, millist tarkvara kasutatakse: Microsoft Teams, Zoom vm.
• Saatke enne koosolekut kutsed kaugosalejatele.

Milline on korraga nii füüsilises kui ka virtuaalruumis peetava ühiskoosoleku eripära?

Kui osa inimesi on virtuaalkeskkonnas ja osa füüsilises keskkonnas, tuleb tagada sobivad

• esitlusseadmed (videoprojektor, teler, arvutimonitor vm),
• edastusseadmed (kaamera, kõlar, mikrofon vm),
• videkonverentsiseadmed (sülearvuti, nutitelefon, kõrvaklapid vm).

Ühiskoosolekuid saab pidada seminariruumides, kus vajalikud seadmed on püsilahendusena olemas, kuid seda on võimalik teha ka suvalises ruumis kaasaskantavate seadmete abil.

Milliseid seadmeid vajan ühiskoosoleku seminariruumis?

• Seminariruumi multimeedia esitlusseadet (nt dataprojektor, teler, arvutimonitor)
• Seminariruumi multimeedia edastusseadmeid (nt kaamera, kõlar, mikrofon)
  • Olemas on kaasaskantavad kõik-ühes edastusseadmed (nt. 360-kraadi veebikaamera Meeting Owl)
• Püsilahendusena väljaehitatud seminariruum vajab projekteerimist spetsialistide poolt (võta ühendust arvutiabiga)

Milliseid seadmeid vajan ühiskoosolekul osalemiseks kaugelt?

• Sülearvuti: kaamera ja mikrofon tavaliselt sisseehitatud (vajadusel parema heli ja kaja vähendamiseks kasutada kõrvaklappe)
• Nutitelefon: kaamera ja mikrofon sisseehitatud (vajadusel parema heli ja kaja vähendamiseks kasutada kõrvaklappe)
• Projektor või teler, kui samas ruumis asub rohkem osalejaid ühe arvutiga.
  • Sel juhul saab arvutist kuvada ekraanipilti kõikidele osalejatele ühiseks jälgimiseks telerisse või projektiorilinale.

Millist tarkvara vajan ühiskoosolekuteks?

• Ühiskoosolekute pidamiseks sobivad hästi tavapärased videokoosoleku tarkvarad - Microsoft Teams ja BigBlueButton.
  
  • Vt ka Videokonverentsi rakendused Tartu Ülikoolis

Millistes ülikooli ruumides on ühiskoosolekute võimekus?

• Ülevaade sobivatest ruumides asub viki-alas RUJU (juurdepääs ülikooli kasutajatunnusega)

Kuidas liituda eemalt, teisest ruumist, nt kodukontorist?

• Käivitada/installeerida seadmesse (sülearvuti, lauaarvuti, nutiseade) vastav tarkvara millega koosolekut läbi viiakse.
• Koosoleku organisaatorilt saada vastav kutse ning liituda koosolekuga.
• Seadmete osas vaadata "Soovitatavad seadmed " tabelist "Milliseid seadmeid vajan hübriidkoosolekuga liitumiseks?"

Mitu voolupesa peaks olema ruumis?

• Kui kasutatakse kaasaskantavaid seadmeid, siis on vaja tagada nende elektrivarustus
  • Nt sülearvuti, kaamera (väiksematele kaameratele piisab USB ühendusest arvutiga, võimekamad kaamerad vajavad eraldi voolutoidet), projektor
• Vajalikud voolupesad võib tekitada ka selleks mõeldud pikendusjuhtme abil

Milleks täpsemalt on projektorit / monitori vaja?

• Projektorit läheb vaja ruumis, kus mitu osalejat kasutavad ühte arvutit - sel juhul on mugav jälgida videokoosoleku kulgu suurelt ekraanilt
• Kui kõik osalejad on eraldi ruumides ning seadmetes, siis seda vaja ei ole

Arvesta sobiva seinapinna ja valgusega

• Seina pinnast sõltub sellele kuvatava pildi kvaliteet. Sobilik on sile, lage sein või projektorilina, mis on piisavalt hele
• Mida rohkem valgustust kasutatakse ruumis, seda hägusem on kuvatav pilt seinal. Vajadusel lülitada valgustus välja ja kasutada aknakatteid

ITO nõupidamisteruum

• Multimeedia esitlusseade - dataprojektor Epson EB-2250U
• Multimeedia edastusseade - 360 kraadi veebikaamera Meeting Owl