ÕIS-ist saadetavate õppetööalaste korralduste menetlemine DHIS-is

Tegevused esildisega (korralduse liigi Prorektori korraldus prodekaani/dekaani esildisega korral)

Tegevused korraldusega 

Massallkirjastamine

Tegevused ÕISis vormistatud ja DHISis menetletavate korraldustega DHISis. 

Teisipäeval, 26. septembril, orienteeruvalt kell 17.15 kuni 18.15 toimub õppeinfosüsteemi (ÕIS) tarkvara uuendamine ja sel ajal ei ole võimalik õppeinfosüsteemi kasutada. Dokumendihalduse infosüsteemi (DHIS) tarkvara uuendamine toimub kl 17.15-00.00 ja sel ajal ei ole võimalik dokumendihalduse infosüsteemi kasutada.

Seekordne tarkvarauuendus toob kaasa olulise sisulise muudatuse ÕISi kaudu vormistatavate esildiste ja korralduste vormistamises. Nimelt muutub see protsess nüüd digitaalseks. Ehk ÕISist enam esildisi ja korraldusi välja ei prindita. Esildised kinnitatakse DHISis (varasema paberkandjal allkirjastamise asemel), ning korraldused allkirjastatakse digitaalselt DHISIs (varasema paberkandjal allkirjastamise asemel). Koostajad enam korraldusi allkirjastama ei pea.

Korralduste ja esildiste koostajad (ka mitte ÕISi kaudu vormistajad) peavad tähele panema, et esildise ja korralduste registreerimise vormile lisandub väli “Staatus” ning registreerimise vormi allosas on õpetus ÕISi kaudu vormistatavate esildiste ja korraldustega tehtavate tegevuste kohta. Kui juhendit näha ei soovi, saab selle ploki ees olevast kolmnurgakesest sulgeda. 

Järgnev info on ülioluline lugeda ning teadmiseks võtta kõigile, kes ÕISi kaudu vormistatavate esildiste ja korralduste protsessiga kokku puutuvad! Palun saatke info edasi enda üksuse sees, keda see muudatus puudutab.

Palun pöörake tähelepanu järgnevale:

• Et teie DHISi avalehel oleks vaid vajalikud dokumendid. Pean silmas seda, et kuna esildisi ja korraldusi edaspidi vastavalt kinnitatakse ja allkirjastatakse digitaalselt, siis parimat ülevaadet, kas see tegevus on kinnitajal või allkirjastajal tehtud, saab oma DHISi avalehelt “teistele suunatud dokumendid” plokist (DHISi avalehel parempoolne ülemine plokk). Seal on kohe näha kas kinnistaja/allkirjastaja on dokumenti vaadanud, kinnitanud/allkirjastanud, tagasi lükanud (tagasi lükkamise kohta tuleb dokumendi DHISi saatjale lisaks ka e-kiri). Kui teil on sealt juba varasemast ajas paarsada dokumenti, mida tegelikkuses enam jälgida ei ole vaja, on keeruline saada ülevaadet nendest dokumentidest, mida jälgida soovite. Kui vajate õpetust kuidas DHISi avalehte puhastada, andke kantseleile teada (katrin.kase@ut.ee. 737 5113).
• Vähemalt esimeste digitaalsete korralduste puhul palun minge DHISi ning vaadake tekkinud korralduse fail üle. Kas fail tekkis, kas joondus ning muu vormistuslik pool on korrektne jne. Kui näete mingisuguseid vigu, andke kantseleile teada (katrin.kase@ut.ee. 737 5113).
• Kui teie üksusest keegi vajab massallkirjastamise lahendust, andke kantseleile teada (katrin.kase@ut.ee. 737 5113.
• Palun jälgige, et oleks valitud õige korralduse liik. Ka allkirjastajad peaksid pöörama tähelepanu, et allkirjastavad korralduse liiki, mida neil on õigus allkirjastada ehk, et koostaja kogemata ei oleks valinud vale liiki (nt Intituudi juht on valitud dekaani/prodekaani korralduse allkirjastajaks, kuigi ametlikku asendust ega õigust tal seda teha pole antud).
• Esildiste ja korralduste DHISis saatjad – esialgu, kui prosess on veel uus ja võõras, kontrollige ning jälgige, et esildised saaksid kinnitatud ja allkirjastatud. DHISi kaudu saabuvad teated e-postile võivad teinekord jääda märkamata või liiguvad kiirelt ilma süvenemata rämps- või prügikasti. Seega on ehk vajalik algselt isiklikult juhile meelde tuletada, et kinnitust/allkirja on nüüd vaja anda DHISis.

NB! Korralduste allkirjastajate asendajad!

Korraldusi ei tohi asendatava eest allkirjastada kui teid ei ole asendajana korralduse allkirjastajaks määratud. Mõtlen siinkohal asendamise ajal DHISi avalehel parempoolses plokis “Asendatava suunamised” asuvaid korraldusi. Muudatuse korralduse õige allkirjastaja infoga peab tegema ÕISis ja korralduse faili uuesti DHISi saatma. Seega peab allkirjastamise tööüleanne olema “Minule suunatud” plokis.    

Juhend ÕISis muutuva kohta asub Siseveebis 26.09 nimega failis: https://siseveeb.ut.ee/et/%C3%B5pe-ja-teadus/tarkvarauuendused