3.6. Mida teha, kui andmesubjektilt tuleb päring oma andmete kohta?

Kui inimene pöördub teadlase või ülikooli poole päringuga, mis puudutab tema andmete töötlemist, tuleb sellele 30 päeva jooksul vastata.

• Pöördumine tuleb dokumenteerida. Tartu Ülikooli kui vastutava töötleja peamine dokumenteerimisvahend on dokumendihaldussüsteem, kuhu päringu saaja peab päringu üles laadima. Dokumenteerimise alusel saab määrata vastamistähtaja, mis võimaldab kontrollida, kas igale päringule on vastatud. Kasutada võib ka muid dokumenteerimissüsteeme, mis aitavad ülikoolil saabunud päringutel ja neile vastamisel silma peal hoida, kuid dokumendihaldussüsteemis peab päring ikkagi registreeritud olema.
• Andmesubjekt tuleb tuvastada. Kuna isikuandmeid ei tohi anda kolmandatele isikutele, tuleb kindlaks teha, et pöörduja on sama andmesubjekt, kelle andmete kohta infot soovitakse. Et infootsija tuvastada, tuleb paluda enne andmete andmist esitada taotlus digitaalselt allkirjastatuna.
• Enne vastamist tuleb kindlaks teha päringule vastamise teostatavus. Pöördumise aluseks peab olema mõni andmesubjekti õigus (vt alaptk 9). Kui soovitakse näiteks ülevaadet teadustöös töödeldavatest isikuandmetest, tuleb see kindlasti küsijale anda. Osa õigustest – näiteks õigus esitada vastuväiteid – kehtib vaid erijuhtudel, mille kohta võib küsida abi andmekaitsespetsialistilt. Kui päring sisaldab palvet kustutada andmed, tuleb teostatavuse kindlakstegemisel arvestada ka võimalusega, et isikuandmed sisalduvad varukoopiates, kust võib olla keeruline andmeid kustutada.

Kõige keerulisem päring puudutab õigust oma andmetega tutvuda. Ülikoolil on kohustus täita mõistlikke päringuid, st ükski andmesubjekti õigus ei ole absoluutne. Kui päringule vastamine pole teostatav, tuleb selgitada selle põhjust (vt ka p 2.9.2).

Sõltumata sellest, kas andmesubjekti päringule vastamine on teostatav või mitte, tuleb talle igal juhul tähtaja jooksul vastata. Ühtset vastusevormi ega vastamisprotseduuri ei ole kehtestatud, nii et vastuse vormistus sõltub enamasti küsimusest.

Andmesubjekti päringut saades tasub pidada nõu andmekaitse peaspetsialistiga, kellele saab kirjutada e-posti aadressil andmekaitse@ut.ee.