Massmeili saatmine (Mail merge)

Outlooki poolsed seadistused

NB! Seadistused peab tegema enne Wordi kaudu saatmise alustamist.
Kui kirjad on saadetud, siis on soovitatav järgnevalt kirjeldatud seadistused tagasi muuta.

1. Kui kasutate isiklikku postkasti ja saadetud kirjadele vastused võivad tulla samasse postkasti, siis peab jälgima ainult Wordi poolseid samme.
2. Kui kasutate jagatud postkasti, siis peab looma uue profiili ja võtma külge ainult selle postkasti. Selleks valida File→ Account Settings→ Manage Profiles.
   
   
3. Avaneb uus aken, milles valida Show Profiles.
   
4. Järgmisena valida Add. Anda uuele profiilile nimi. Vajutada OK.
   
   Vastavalt soovile valida, et igal Outlooki avamisel küsib, millist profiili kasutada (Prompt for a profile to be used) või valida loodud profiil rippmenüüst vaikimisi valikuks (Always use this profile). Vajutada OK ja eelnevas aknas "Close"
5. Avaneb uus aken, kus täitke lahtrid järgnevalt:
   Your Name: Ees- ja perenimi
   Email aadress: lisatava postkasti mailiaadress
   Password(kaks lahtrit): UT isikliku konto parool.
   
   Vajutada Next. Järgmises kahes aknas vajutada uuesti Next ja Finish.
6. Kui küsib O365 sisse logimist, siis kasutajatunnus kirjutada kujul kasutajatunnus@ut.ee ja parool ning teha läbi kaheastmeline autentmine.
7. Outlooki uuesti käivitades vastavalt punktis 4 tehtud valikule avaneb kohe uus profiil või küsib, millist profiili kasutada.
8. Kui profiili valik tehtud ja Outlook on profiili laadinud võib liikuda Wordi seadistuste juurde.
9. Kui saadetud kirjadele tulevad vastused peavad minema mingile teisele meiliaadressile, siis tuleb Outlooki luua vastav reegel. Valida Home→ Rules→ Manage Rules & Alerts.
   
10. Uues aknas valida postkast, millele reegel peab rakenduma (Apply changes to this folder).
11. Uue reegli loomiseks vajutada New Rule. Avaneb uus aken, kus valida vastavad kriteeriumid nagu alloleval pildil on Rule description lahtris. Kriteeriumite atribuutide muutmiseks vajutada vastava kriteeriumi järel olevale sinisele tekstile.
    
    • Esimene rida määrab ära, millistelt meiliaadressitelt tulevatele kirjadele reegel rakendub.
    • Teine rida määrab ajavahemiku, millal reegel rakendub. Kui ajapiirangut pole vaja, siis seda kriteeriumi mitte lisada.
    • Kolmas rida määrab meiliaadressi, kuhu vastused peavad minema.
    • Neljas rida kustutab vastusena saadud kirja ära originaalsest postkastist. Kui koopia peab alles jääma, siis seda kriteeriumi mitte lisada.
12. Kui reegel seadistatud, siis vajutada OK ja liikuda Wordi seadistuste juurde.

Wordi poolsed seadistused

1. Avada saadetava kirja mall. Peab olema HTMLis kohandatud, sest muidu läheb paigutus sassi.
2. Exceli failis, kus on kirjas info (nimed, e-posti aadressid jms) väljade täitmiseks peab olema esimene rida veergude nimedega.
3. Wordis valida Mailings→ Start Mail Merge→ E-mail Messages. Kui seadistamise käigus on vaja tegevust katkestada või exceli faili täiendada, siis vajutada Normal Word Document ja peale muudatusi uuesti alustada.
   
4. Aadressaatide faili lisamiseks valida Select Recipients→ Use an Existing List ja avanevas aknas valida exceli fail.
   
5. Väljade lisamiseks panna kursor soovitud kohta ja valida Insert Merge Field ja soovitud info välja täitmiseks.
   
6. Tulemust saab eelvaadata vajutades nupule Preview Results ja nooltega saab liikuda kirjade vahel.
   
7. Kirjade saatmise alustamiseks vajutada Finish & Merge→ Send Email Messages.
   
8. Avaneb uus aken. "To:" reale valida meiliaadress (sama nimega nagu exceli failis veeru nimi). Subject Line lahtrisse kirjutada pealkiri. Saatmise kinnitamiseks vajutada "OK".