Sisukord


  • Ostuarve menetlusprotsess ei toimu tavapärase suunamise ploki kaudu, suunamist võib vajadusel kasutada, kui kellelegi on vajalik ostuarve teadmiseks edastada. Ostuarvega seotud ülesanded ja teavitused saadetakse automaatselt, kui on täidetud vastavad lahtrid arve ridades (s.o varade eest vastutav isik, kontrollija, kinnitaja). Ka ei pea tegema eraldi suunamist rahandusosakonnale.
  • Tagastatud arve menetlemise kohta loe täpsemalt siit.

Arvele (uue) arve jagaja määramine

  • Ostuarve menetlemine toimub DHIS-is ridade põhiselt. See tähendab, et ostuarvele tuleb lisada vähemalt üks rida, millele määratakse fin. allikas, millelt arve tasutakse ja fin. allika käsutaja, kes selle rea kinnitama peab. Vajadusel märgitakse arve reale ka varade eest vastutav isik ja kontrollija.

  • Arve jagab ridadeks arve jagaja. Vaikimisi pannakse selleks arve sisestaja. Kui viimane ei ole ise arve ridadeks jagaja rollis, saab ta selleks määrata kellegi teise. Arve jagajaid võib olla ka mitu.

Arve jagajad on näha ostuarve vormi keskosas arve ridade alajaotuses (vt joonis). Arve jagaja eemaldamiseks tuleb vajutada real Arve jagaja(d) nuppu Tühista viimane. Nupule vajutades saab eemaldada viimasena lisatud jagaja.

Uue arve jagaja määramiseks tuleb alustada töötaja nime sisestamist väljale Arve jagaja(d) (vt joonis). Sobiva töötaja valimiseks klõpsake etteantud loetelus tema nimele. Seejärel tuleb ostuarve vorm salvestada vajutades töövoo üla- või alaservas nupule Salvesta.

Pärast salvestamist ilmub ostuarve jagajale DHISi avalehel plokki Jagamiseks määratud ostuarve ning talle saadetakse teade "Jagamiseks saadetud ostuarve".

Arve reaks/ridadeks jagamine

  • Jagamiseks määratud ostuarved kuvatakse jagajale DHIS-i avalehel Jagamiseks määratud ostuarved plokis. Jagamiseks saadetud arvest teavitatakse kirjaga "Jagamiseks saadetud ostuarve".
  • DHIS-i avalehel tööülesandele või e-kirjas olevale lingile klõpsates avab süsteem arve muutmise vaates. Nii pole eraldi vaja muutmise nupule klõpsata ja saad kohe arve ridadeks jagada.
  • Arve jagatakse ridadele üldjuhul finantsallika põhiselt. Näiteks, kui mitmerealine arve tasutakse ühest finantsallikast, siis töövoogu märkida see ühe reana. Samas, kui arvel on mitu erineva käibemaksuga rida, siis need sisestada erinevate ridadena.
  • Arve rea lisamiseks tuleb vajutada nuppu Lisa uus rida (vt joonis). 

  • Seejärel tekib esimene rida (vt joonis), kus on eeltäidetud arve andmetesse märgitud info põhjal netosumma, KM%, KM summa, brutosumma ja valuuta väljad. Kohustuslikult täidetavad väljad (Kauba/teenuse kirjeldus ja Finantsallika käsutaja) on tähistatud tärniga. Finantsallikas on kohustuslik määrata hiljemalt fin. allika käsutajana kinnitamise ajal.

  • Nupp Lisa uus rida kogu jäägi peale lisab rea, kus summa lahter on täidetud veel arve ridades jagamata summaga. Eeltäidetud summat saab muuta ning minimaalselt kohustuslik on täita kauba/teenuse kirjeldus ja finantsallika käsutaja lahtrid.
  • Vajadusel saab märkida varade eest vastutava isiku (kohustuslik, kui arve üldandmetes on arve märgitud varadega seotud arveks) ja kontrollija vastavatesse lahtritesse.
  • Vajadusel saab märkida projekti koodi ja kommentaari.
  • Ridade kustutamiseks saab kasutada nuppe Kustuta valitud read või Kustuta kõik read. Esimesel juhul kustutatakse read, mille ette olevasse märkeruutu on tehtud linnuke.
  • Andmete salvestamiseks ja töövoo järgmisse etappi suunamiseks vajutage vormi üla- või alaservas nupule Salvesta ja saada kinnitamiseks.
  • Kui arvel on mitu jagajat ja esimene jagaja on ülesande täitnud (s.t lisanud ja salvestanud arve read vajalike andmetega), tuleb tal ostuarve edasi saata järgmisele jagajale vajutades selleks nuppu >>Arve jagaja arve ridade tabeli all  (vt joonis). Vajadusel saab arvet jagajate vahel edasi-tagasi liigutada - vajutades nupule <<Arve jagaja liigub arve eelmisele jagajale tagasi. Jagajate nimed esitatakse arve ridade kohal, rasvases kirjas on märgitud nimi, kelle käes parajasti ülesanne on.

Ostudokumendi salvestamine ja ootele jätmine (ei kehti arve rea jagajalt - jagajale edastamisel)

Ostudokumendi salvestamiseks on kaks võimalust: nupud Salvesta ja Salvesta ja saada kinnitamiseks. Esimesega neist on võimalik kanne salvestada ja ootele jätta (sellest annab märku ja avanev pop-up hoiatus, mis ütleb, et töövoogu menetlusse ei saadeta). Vajutades nupule Salvesta ja saada kinnitamiseks (vt allolev joonis p 2) ja eeldusel, et kõik kohustuslikud andmeväljad on täidetud ning arve summa on ridadele jaotatud, liigub ostudokumendi töövoog järgmisesse menetlusetappi. Sellest annab märku muutunud üldstaatus, mis on vastavalt Kontrollimisel või Kinnitamisel ning lisaks saadetakse vastav teavitus arve menetlejale (tekib e-posti plokk). 

Kontroll töövoo liikumisest

Selleks, et ostudokument liiguks järgmisesse menetlusetappi, ei tohi arve andmetes ja arve ridades olevad summa üksteisest erineda (v.a kui arve liigub edasi järgmisele jagajale). Kui arve reale jaotatud kogusumma erineb arve andmetes toodud summast, annab töövoog Ridade summa järel sellest märku: osa summast on Katmata või Ületatud (vt allolev joonis p 3). Lisaks erinevad ostudokumendi üldstaatus (vt joonis p1) ja arve staatus arve ridades (vt joonis p 2), mis tähendab, et töövoog ei ole liikunud edasi järgmisele menetlejale. 



Autoriõigus Tartu Ülikool