Ostuarve menetlusprotsess ei toimu tavapärase suunamise ploki kaudu, suunamist võib vajadusel kasutada, kui kellelegi on vajalik ostuarve teadmiseks edastada.Ostuarvega seotud ülesanded ja teavitused saadetakse automaatselt, kui on täidetud vastavad lahtrid arve ridades (s.o varade eest vastutav isik, kontrollija, kinnitaja). Ka ei pea tegema eraldi suunamist rahandusosakonda.
Tagastatud arve menetlemise kohta loe täpsemalt siit.
Outlook’i kasutajatel on võimalik e-posti teel saabunud arvet otse outlook’ist DHISi registreerida. Selleks on vajalik kohtarvutisse paigaldada vastav plugin. Täpsem juhend on leitav siit. Esimesel kasutamisel küsitakse teenuse URLi aadressi, milleks on https://dok.ut.ee/wdaw/?page=mail_service&classifiers=true. Loe täpsemalt siit, kui WD-i Outlooki plugin on kadunud.
Outlook’i kasutajatel on võimalik e-posti teel saabunud arvet otse outlook’ist DHISi registreerida. Seejärel tuleb kandel vajutada e-arve fail (xml) välja juures olevat nuppu Lae e-arve andmed (vt joonis p 1). Lisaks on võimalik üle kande ostuarvel olevaid ridu, selleks klikake nupule E-arvest arve ridade ülekandmiseks klikka siia (vt joonis p 2).
Arvutisse salvestatud arve registreerimiseks tuleb valida Lisa uus -> Kuludokument -> Ostudokument.
DVK kaudu saabunud e-arved registreeritakse automaatselt DHISis ja arvele märgitud kontaktisikule saadetakse automaatne teavitus pealkirjaga "Teile on saabunud ostuarve". Arve menetleja võib olla nii kontaktisik kui mõni teine arvetega tegelev töötaja.
E-posti aadressile arved@ut.ee saabunud e-arved registreeritakse automaatselt DHISs ja arvele märgitud kontaktisikule saadetakse automaatne teavitus pealkirjaga "Teile on saabunud ostuarve". Seejärel täidetakse automaatselt arve esitaja ja arve andmed. Registreerijal/sisestajal on võimalus lisada keegi teine arve rea jagajaks või teha ise arve ridadeks jagamine. Kui arve xml's ei ole toodud kontaktisiku infot, siis saadetakse arve esitajale automaatne teavitus xml täiendamise kohta.
1. Sisestaja ei ole arve ridadeks jagaja rollis
Arve sisestajal tuleb täita minimaalselt kohustuslikud andmeväljad (tähistatud sümboliga *). Kohustuslikult täidetavate andmeväljade hulk sõltub sellest, mil viisil on ostudokument DHISs regisreeritud.
Üldandmetes täituvad automaatselt kohustuslikult täidetavad read: struktuuriüksuse kood, registreerimise kuupäev ja – number ning sisestaja. E-arve puhul täidetakse automaatselt väljad ülikoolipoolne kontaktisik ja arvel näidatud e-posti aadress, kui vastav info on XMLi lisatud.
Arve esitaja lisamiseks tuleb hakata reale Arve esitaja sisestama ostuarve esitanud asutuse nime, mille peale pakutakse loetelu salvestatud kontaktidest. Kui arve esitaja kohta leitakse mitu tulemust, siis kõige õigem on valida variant, kus on olemas hankija kood (vt joonis). Valides juba olemasoleva variandi, täituvad automaatselt ploki ülejäänud read.
Vältimaks topeltkontaktide tekkimist, soovitame arve esitaja väljale trükkida viimase nimeosa, s.t mitte alustada sisestamist äriühingu lühendiga, sest kontaktid on süsteemis kirjas erineval kujul. Näiteks, alloleval pildil on trükitud "express po", mille peale annab süsteem kaks tulemust. Kui trükkida "AS Express..", siis pakub töövoog ainult vale variandi, kus hankija kood on puudu.
Kui arve esitajal DHISs salvestatud kontakti ei ole, siis vajutada nupule Lisa uus (punkt 2), avanenud kontaktikaardil valida rippmenüüst tüüp ja täita vähemalt kohustuslikud ehk tärniga tähistatud väljad. Hankija koodi sisestada pole vaja, see tekib automaatselt peale makse sooritamist.
Ostudokumendi lisamise ja muutmise vormil on Makse saaja arveldusarve nr (IBAN) rea järel märkeruut. Tehes märkeruutu linnukese salvestatakse ostudokumendi IBAN väljale sisestatud väärtus arve esitaja väljal oleva kontakti IBAN väljale.
Arve andmete plokis sõltuvad kohustuslikult täidetavad väljad rollist. Täpsemalt on kirjeldatud allolevalt iga rea juures.
Arve andmetes (vt joonis) on järgmised andmeväljad:
Kui sisestaja ei ole ise arve ridadeks jagaja rollis, siis tuleb kindlasti märkida arve ridadeks jagaja(-d) (vt joonis). Selleks tuleb arve rea kohal olevasse lahtrisse trükkida vastava kasutaja nimi ning klikkida töövoo poolt pakutud variandile, mille järel lisandub kasutaja jagajaks. Vaikimisi on arve jagajaks märgitud arve sisestaja, eemaldamiseks tuleb vajutada nuppu Tühista viimane, sama nupp võimaldab mitme jagaja valimisel tühistada eelnevaid valikuid. Seejärel tuleb kanne salvestada vajutades nupule Salvesta ning ostuarve ilmub jagajale DHISi avalehel plokki Jagamiseks määratud ostuarve.
2. Sisestaja on ka arve ridadeks jagaja rollis
Kui ostudokumendi sisestaja on ise ka jagaja rollis, saab ta kohe arve ridu täita. Vt täpsemalt Arve ridadeks jagaja
Ostudokumendi kandel on võimalik arve rida/ridu mallina salvestada, mis muudab järgmise arve sisestamise mugavamaks ja kiiremaks. Seda lahendust on mõttekas kasutada korduva sisuga arvete puhul (näiteks igakuised telefoniarved vms).
1) Malli kasutamiseks peab olema ostudokumendi kanne koos arve esitajaga salvestatud. Seejärel, võttes kande muutmiseks lahti tuleb vajutada nupule Lae andmed arve mallist (vt allolev pilt).
2) Seejärel ilmub nähtavale salvestatud mallidega rippmenüü, kus saab valida sobiva mall ning vajutades uuesti nupule Lae andmed arve mallist lisatakse töövoogu salvestatud rida/read (vt allolev pilt), milles sisu (sh summasid) saab vastavalt vajadusele muuta.