Digilähetuse töövoog on arendatud vastavavalt ja lähtudes TÜ töölähetuseeskirjast.
- Töövoos saab vormistada eestikeelset lähetust.
Töövoos toimub lähetuskorralduse ja -aruande vormistamine (koosneb tegevus- ja kuluaruandest). Kui korraldus on vormistatud töövoos, tuleb ka aruanne kindlasti vormistada töövoo kaudu.
Lähetusavansitaotlemine ei toimu töövoo kaudu. Lähetusavansi taotlemise avaldus tuleb saada rahandusosakonda paberil. Saadud avansi märgib raamatupidaja töövoos kuluaruandesse.
- Kooskõlastuste andmine töövoos toimub elektroonilise kinnitusega (mitte digiallkirjaga).
- Töövoo andmete põhjal tekivad PDF formaadis korraldus ja aruanne, mis saadetakse automaatselt TÜ dokumendihalduse infosüsteemi (DHISi) töötaja struktuuriüksuse järgsesse lähetuste kausta liitdokumenti.
- Vajadusel saab lähetatava eest toiminguid teha ka üksuse sekretär, aga elektroonilise kinnituse peab korraldusele ja aruandele andma ka lähetatav ise.
- Töövoog algab lähetuskorralduse lisamisega ning lõpeb, kui lähetusaruanne (koosneb tegevus- ja kuluaruandest) kinnitatakse raamatupidamises.
- Töövoo katkestamine toimub lähetuskorraldust kustutades või tühistades.
- Sellest, et digilähetuse töövoos on vaja teha mingeid toiminguid (nt lähetuse finantseering, korraldus või aruanne kinnitada), informeerivad kasutajaid automaatsed e-kirjad.
- Töövoo ülesanded (nt kinnita lähetuse finantseering) tekivad digilähetuse süsteemi esilehele ja siseveebi kasutaja töölauale.
Lihtsustatult on digilähetuse vormistamise etappe kujutatud järgmisel skeemil.
Overview
Content Tools