Digitembeldamise all mõeldakse dokumendi varustamist juriidilistele isikutele mõeldud e-Templiga (digitempliga). Teenust pakub SK ID Solutions AS. 

Digitempel kinnitab, et elektrooniliselt saadetud dokumendid pärinevad tõepoolest ülikoolist, et ülikool on seotud konkreetse digitaalse dokumendiga ning dokumenti ei ole vahepeal muudetud. Tartu Ülikooli asjajamiseeskirja järgi võib digitembeldada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis digidokumente sh kinnitada dokumendi koopiat, ärakirja või väljavõtet.

Digitempel ei ole digitaalallkiri: digitaalallkirja saab anda üksnes füüsiline isik ja ainult digitaalallkirjal on omakäelise allkirjaga samaväärne õiguslik toime. Digitemplit saab kasutada nii koos digitaalallkirjaga kui ka ilma. Koos kasutamisel kinnitab digitaalallkiri allkirja andnud isiku tahet ning digitempel dokumendi seotust asutusega ja dokumendi terviklust.

(warning) Vaikimisi ei saa kõik töötajad kõiki DHIS-is olevaid dokumente digitembeldada. Seadistuse, millised dokumendiliigid on DHIS-is digitembeldatavad ja kes saab dokumente digitembeldada, teeb kantselei töötaja.

Süsteemis on võimalik digitembeldada ka palju dokumente ühekorraga. Kui sul tekib töö käigus vajadus dokumente massiliselt digitembeldada, siis võta ühendust DHIS-i kasutajatoega: dhis@ut.ee, tel 737 5606.

Kuidas DHIS-is olevale dokumendile digitempel lisada?

Kui dokumendil, mida soovid digitembeldada, on tehtud DHIS-is vastav seadistus, et seda dokumendiliiki võib digitembeldada, siis kuvatakse digiümbriku all nuppe: "Digitembelda" ja "Digitembelda ja saada".

Dokumendile digitempli lisamiseks toimi nii:

  1. Klõpsa faili väljal oleva digiümbriku all nupul "Digitembelda".


  2. Digitembeldamise ajal kuvab süsteem hüpikakent. Digitempli lisamine võtab aega mõned sekundid.


  3. Eduka digitembeldamise tulemusena on digiümbrikus kuvatud asutuse registrikood ja aeg, millal dokument tembeldati (ajatempel).

Hetkel on võimalik digitembeldada dokumente Lisa uus>Digiallkirjastatav fail. Pärast toimingu tegemist tuleb dokument alla laadida, registreerida vastavasse sarja ja sealt välja saata.

Kuidas dokumenti digitembeldada ja DHIS-ist välja saata?

Digitembeldatud dokumendi välja saatmiseks kolmandale osapoolele toimi nii:

  1. Klõpsa faili väljal oleva digiümbriku all nupul "Digitembelda ja saada".


  2. Digitembeldamise ajal kuvab süsteem hüpikakent. Digitempli lisamine võtab aega mõned sekundid.


  3. Eduka digitembeldamise tulemusena on digiümbrikus kuvatud asutuse registrikood ja aeg, millal dokument tembeldati (ajatempel). 
  4. Avaneb e-postiga saatmise aken. 
  5. "Kellele" väljale lisa e-posti aadress, kellele soovid digitembeldatud dokumenti saata.
  6. "Teema" väljale lisa kirja teema.
  7. "Sisu" väljale lisa kaaskiri, kus saad saajale täpsustada, mis põhjusel saadad talle digitembeldatud dokumendi.
  8. Märgista fail, mida soovid e-kirjaga saata.
  9. Klõpsa nupul "Saada e-postiga".
  10. Saadetud e-kirja näed dokumendikandel plokis "E-post".

Korduma kippuvad küsimused

Mida teha, kui nupp "Digitembelda" ei ole kuvatud?

Sa ei kuulu gruppi "Digitembeldajad"

Digitembeldamiseks pead kuuluma DHIS-i gruppi "Digitembeldajad". Gruppi lisamiseks võta ühendust DHIS-i kasutajatoega: dhis@ut.ee, tel 737 5606. Gruppi kuuluvad vastavalt ametiülesannetele rektori, prorektorite, kantsleri ja finantsjuhi sekretäri ülesandeid täitvad töötajad, kantselei juhataja määratud töötaja, õppeosakonna juhataja määratud töötaja, valdkondade dekanaatide juhid ja sekretäri ülesandeid täitvad töötajad, valdkonnaväliste asutuste sekretärid, nõukogude sekretärid ning instituutide, kolledžite ja tugiüksuste sekretärid või sekretäri ülesandeid täitvad töötajad.

Dokumendiliik ei ole mõeldud digitembeldamiseks

See dokumendiliik, millele soovid digitemplit lisada, ei ole nende dokumendiliikide nimekirjas, mida saab digitempliga tõendada. Täpsema info saamiseks võta ühendust DHIS-i kasutajatoega: dhis@ut.ee, tel 737 5606. 

Faili väljal puudub digiümbrik (asice formaadis fail) 

Kui faili väljal on muus formaadis (nt pdf) olev fail olemas, siis digiümbriku loomiseks toimi nii:

  1.  Klõpsa faili järel oleval digidoc-i loomise nupul:

2. Kuvatakse hüpikakent. Tegevuse jätkamiseks klõpsa nupul "OK". 

3. Avaneb digidoc-i koostamise aken. Väljal "Faili nimi" saad muuta loodava digiümbriku nime. Väljal "Salvestamise koht" vali faili väli, kuhu soovid digiümbriku salvestada → kui dokumendil on üks faili väli, siis vaikimisi valib süsteem selle välja. Kui dokumendil on mitu faili välja, siis kuvatakse valikut väljadest ja saad ise sobiva asukoha valida. Väljal "Failid" saad valida fail(id), mis digiümbrikusse lisatakse. 

4. Klõpsa nupul "Salvesta".

5. Loodud digiümbrikku näed vastaval faili väljal. Kui oled digiümbriku lisanud mitme faili väljale (väli, kuhu saab rohkem kui ühe faili lisada), siis jääb alles ka see fail, mis algselt sellel väljal oli. Kui tegemist on ühe faili väljaga, siis algne fail asendatakse. 

Kuidas saan kontrollida, kas dokumendile on digitempel lisatud?

Kui dokumendile on asutuse digitempel lisatud, siis on digiümbrikus kuvatud asutuse registrikood ja aeg, millal dokument tembeldati (ajatempel).

Autoriõigus Tartu Ülikool