• Üldjuhul luuakse aadress kujul eesnimi.perenimi@ut.ee, näiteks tuuli.tudeng@ut.ee.
• Kui selline e-posti aadress on juba kasutusel, lisatakse lõppu number kujul eesnimi.perenimi.<number>@ut.ee, näiteks tuuli.tudeng.1@ut.ee. Numbrid algavad ühest ja muutuvad vajaduse korral kahe- või kolmekohaliseks.

• Õigus kasutada ülikooli e-posti aadressi on ülikooli liikmetel.

• Ülikooli liikmed on loetletud ülikooli põhikirjas ja nendeks on ülikooli nõukogu liikmed, rektor, üliõpilased, töötajad, arstresidendid, emeriitprofessorid, emeriitdotsendid, audoktorid ja auliikmed.

• Automaatselt luuakse e-posti aadressid töölepingu alusel töötavatele töötajatele, üliõpilastele, välisüliõpilasele, eksternile, külalisüliõpilasele ja väliskülalisüliõpilasele.
• Muudeks isikuteks, kellel on õigus kontole tulenevalt liikmelisusest, jäävad ülikooli nõukogu liikmed, rektor, arstresidendid, emeriitprofessorid, emeriitdotsendid, audoktorid ja auliikmed. 

• Kui üliõpilasel on mitu eesnime või perekonnanime, luuakse e-posti aadress kõikide nimede põhjal. Nimede vahele lisatakse punkt, näiteks eesnimi1.eesnimi2.eesnimi3.perenimi1.perenimi2@ut.ee.
• Tudengil on võimalik tellida arvutiabilt endale lühem e-posti aadress. Kõik sellised soovid vaadatakse eraldi läbi.

• Loodavad e-posti aadressid tehakse Microsoft Office 365 keskkonda ning loodav e-posti aadress annab tudengitele võimaluse täies mahus kasutada Office 365 võimalusi, sh Teams ja Sharepoint.
• Loodav e-posti aadress on ülikooli infosüsteemi loomulik osa.
• Näiteks võimaldab töötav postkast kasutada ühistöö kalendreid, lisada tudengeid Office365 gruppidesse ning tudengitel saada erinevad infosüsteemi poolt saadetavad teavitused.

• Põhjendatud juhtudel (sh isik on tuvastatud) antakse e-postkast üle vastavas Exchange arhiivi formaadis (*.pst).
• E-posti arhiivi hoitakse alles kaks aastat.

• Juurdepääs loodud e-posti kontole on võimalik õppimise ajal ning juurdepääs suletakse peale viimase semestri lõppu.

Tartu Ülikooli arvutivõrgu kasutajatunnus kehtib seni kuni säilib isiku side Tartu Ülikooliga.

Üliõpilane saab kasutajatunnuse üheks aastaks. See pikeneb automaatselt iga uue õppeaasta algul, kui üliõpilase isikuandmetes Tartu Ülikooli õppeinfosüsteemis on märge, et ta õpib.

Kui üliõpilasel kaob aktiivne side Tartu Ülikooliga (ta lõpetab ülikooli, eksmatrikuleeritakse või katkestab õpingud), kaotab tema kasutajatunnus kehtivuse.

NB! Aktiivse side lõppemisel Tartu Ülikooliga kaovad õigused Tartu Ülikooli infosüsteemide kasutamiseks (k.a ÕIS).

Talle saadetakse elektronkiri vastava teatega ning tema kasutajakonto lukustub kirjas toodud tähtajal. Kirju ning faile on võimalik taastada kuni kahe aasta jooksul alates konto sulgemisest. 

Andmed õpingute lõpetamise või katkestamise kohta saadakse otse õppeinfosüsteemist. Juhul, kui olete ekslikult saanud teate kasutajakonto lukustamise kohta st tegelikkuses õpite edasi, soovitame kontrollida õppeinfosüsteemi isikuandmete osas oma olekut (õpib: jah/ei). Kui selgub, et seal on märge "ei õpi", tuleks kontakteeruda oma dekanaadi töötajaga, kes saab parandada vea isikuandmetes ja seejärel pöörduda Infotehnoloogia osakonda Uppsala 10, I korrus, vasak tiib kus kasutajakonto taas avatakse.

Töötaja kasutajatunnus kehtib kuni töötaja töölepingu lõpetamiseni Tartu Ülikooliga.

Külalise kasutajatunnus kehtib külalise suhte lõpptähtajani.

Õppe- või töösuhte lõppemisel on kasutajakonto (k.a Tartu Ülikooli e-post) võimalik säilitada ainult läbi külalise staatuse.

Külalise staatuse taotlemiseks tuleb läbi rääkida oma tööga seotud ülikooli struktuuriüksuse juhiga (osakond, instituut), kes peab esitama taotluse Tartu Ülikooli Arvutiabile külalise staatuse tellimise lehel siin: https://jira.ut.ee/servicedesk/customer/portal/4/create/104 . Taotlus peab sisaldama külalise suhte lõppkuupäeva.

Külalise staatust saab määrata maksimaalselt 2 (kaheks) aastaks. Tähtaja möödudes tuleb külalise staatus uuesti taotleda.