Üldine info korralduse kohta

Eksmatrikuleerimise korraldus on aluskorralduseks diplomite ja lõpetamisel väljastatavate akadeemiliste õiendite (eesti- ja ingliskeelne) vormistamisel.

Korralduse kinnitamisel saadetakse korraldusel olevatele isikutele automaatne teavitus nende eksmatrikuleerimise kohta.
Kui isikule on määratud stipendium või õppetoetus, mida maksatakse personali- ja rahanduse infosüsteemi (Dynamics/FO) kaudu, saadetakse korralduse kinnitamisel rahandusosakonnale automaatne teavitus korralduse vormistamise kohta.

Korralduse kinnitamisel tühistatakse õppija registreeringud ainetele, milles ta pole tulemust saanud. Vt täpsemalt ptk:"Registreeringute automaatne tühistumine eksmatrikuleerimisel".

Vajalik eeltöö

Kuna eksmatrikuleerimise esildisele märgitakse cum laude saamine, tuleb enne esildise vormistamist veenduda, kellele cum laude määrata. Seda aitab teha väljund "Cum laude määramine".

Esildise ja korralduse vormistamise etapid

Esildise vormistamine

Esildise lisamise alustamine

Esildise lisamiseks määrake üliõpilasolekute mooduli esilehel:

dokumendi tüübiks prorektori korraldus prodekaani/dekaani esildisega ja dokumendi liigiks eksmatrikuleerimine seoses lõpetamisega (joonisel p 1)
ning vajutage nupule Lisa dokument (joonisel p 2)

Avaneb esildise lisamise vorm (vt joonis).

Esildise alaliigi määramine

Määrake dokumendi alaliik (vt joonis). Vaikimisi valik on: seoses õppekava täitmisega täies mahus. Vastavalt valitud alaliigile täidetakse välja Päis sisu.

Isikute lisamine esildisele

Igale õppekavale tuleb vormistada eraldi esildis. Esildised võib vormistada ka õppekava sees peaerialati (magistriõppes), siis saab pärast ühe peaerialaga tudengite diplomid ja õiendid vormistada korraga.
Eraldi esildised tuleb vormistada eri õppevormide (st päevaõppe ja sessioonõppe) lõpetajaile.
Eri aastate tudengid (nt mõni on akadeemilisel puhkusel ja paberite järgi alles kursus allpool) võivad olla lõpetamiskorralduste puhul ühel esildisel.

Isikute lisamiseks määrake Valdkond, Õppevorm, Õppeaste, Õppekava rippmenüüdest (joonisel p 1) sobivad valikud.
Seejärel vajutage eelmise valikute tegemisel järel tekkinud nupule Lisa õppijaid (joonisel p 2).

Avaneb õppijate lisamise vorm, millel valdkond, õppevorm, õppeaste ja õppekava on juba määratud.
Määrake täiendavad otsingutingimused (nt olek) ja vajutage nupule Otsi.
Leitud isikute valimiseks esildisele täitke sobivate nimede ees märkeruudud (joonisel p 1) ja vajutage nupule Lisa valitud õppijad nimekirja (joonisel p 2).

Isikud lisatakse esildisele. Kui neist mõni on vaja esildiselt eemaldada, siis täitke tema nime järel veerus Eemalda (vt joonis) märkeruut. Esildise salvestamisel eemaldatakse see isik esildiselt.

Kui korraldusele valida isik, kellel tühistatakse eksmatrikuleerimise korralduse registreerimisel ainetele registreeringud (st isik ei ole lisatud protokolli), siis kuvatakse isiku nime juurde abistav punane tekst: on ainetele registreeringuid (ainekood(id)), mis tühistatakse korralduse registreerimisel. Palun võtke ühendust õppeaine struktuuriüksuse õppekorralduse spetsialistiga ja paluge nendes ainetes vormistada protokoll (vt joonis)

Isiku registreeringuid ei tühistata eksmatrikuleerimise korralduse registreerimisel kui tekitada protokoll, millesse on isik lisatud. Õppetulemuse lisamine ei ole oluline, sest see ei ole sellistel puhkudel veel teada.
Vaatamata hoiatusele on korraldus võimalik registreerida, kuid siis tuleb arvestada sellega, et registreeringud nendes õppeainetes tühistuvad.
Sellise teatega korraldust ei ole vaja kustutada. Õppija nendes õppeainetes protokollidesse lisamise järel jätkake eksmatrikuleerimise korralduse vormistamisega.

Eksmatrikuleerimise kuupäeva sisestamine

Eksmatrikuleerimise kuupäevaks on lõpetamiste perioodil aktuse kuupäev (väljaspool lõpetamiste perioodi kuupäev ca nädal pärast kaitsmist).
Diplomitele ja lõpetamisel väljastatavatele õienditele võetakse kuupäev automaatselt eksmatrikuleerimise esildiselt.

Sisestage kuupäev väljale Eksmatrikuleerimise kuupäev (vt joonis).

Cum laude märkimine

Diplomitele ja õienditele võetakse info cum laude saamise kohta eksmatrikuleerimise esildiselt/korralduselt.
Cum laude saajaid aitab kindlaks teha väljund "Cum laude määramine".

Kui isik lõpetab cum laude, siis täitke märkeruut veerus Cum laude (vt joonis).

Lisainfo lisamine esildisele

Vajaliku lisainfo lisamiseks vajutage väljal Lisainfo nupule Muuda (vt joonis).

Sisestage avanenud sisestusvormile tekst ja vajutage nupule Sulge.

Aluse määramine

Määrake Alus rippmenüüst (vt joonis) sobiv alus, nt õppekava täitmine.

Kui sobivat aluse teksti ei ole, siis lisage see vajutades nupule Muuda/lisa. Vajadusel lugege aluste haldamises (st nende lisamisest ja eemaldamisest) täpsemalt peatükist "Dokumendi aluste haldamine".

Allakirjutajate ja koostajajate määramine

Määrake Dokumendi allakirjutaja rippmenüüst (vt joonis) dokumendi allakirjutaja. Dokumendi koostaja (rippmenüü Dokumendi koostaja) määramine toimub samalaadselt.

Kui sobivat allakirjutajat või koostajat ei pakuta, siis lisage see vajutades nupule Muuda/Lisa. Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamisest lugege täpsemalt peatükist "Dokumendi allakirjutajate ja koostajate haldamine".

Jaluse lisamine

Dokumendi jaluse teksti täiendamiseks vajutage välja Jalus järel nupule Muuda. Sisestage jaluse tekst ja vajutage nupule Sulge.

Esildise salvestamine ja väljastamine

Kui kõik vajalikud dokumendi väljad on täidetud, vajutage selle alaservas nupule Salvesta. Pärast salvestamist tekib Loomisel olekus dokument, mille alaservas on nupud sellega edasiseks toimetamiseks (vt joonis).

Loodud esildise saab vajadusel kustutada (nupp Kustuta).
Järgmise etapina tuleb esildis väljastada.
Väljastatud esildise saab vajadusel tühistada.
Järgmiseks sammuks on esildise kinnitamine DHISis. Lugege täpsemalt juhendist "Tegevused esildisega".

Korralduse vormistamine

Esildise põhjal vormistab korralduse õppeosakonna töötaja.

Kui esildis on DHISis kinnitatud, saab luua korralduse (nupp Loo korraldus), mis edasi tuleb väljastada ja seejärel DHISis kinnitada.