Sekretäri roll - sisedokument vabas vormis

Lisa uus  - avaldus, esildis, sisedokument - vali sisedokument

Dokumendi liik: vali sisedokument vabas vormis, kui välja "Dokumendi liik" valikus ei ole Sinu jaoks muud sobivat liiki. 

Asukoht: vali sari, kuhu dokument registreerida. Kui Sa varem dokumenti registreerinud ei ole, siis küsi üksuse sekretärilt või kantseleist nõu, kuhu sarja dokument registreerida.

On privaatne - linnuta, kui dokument on tundliku sisuga (nt terviseandmed, koondamine, töökiusamine, vääritu käitumine). Nii näevad dokumenti ainult menetluses osalevad isikud. 

Staatus - staatus muutub automaatselt kehtivaks, kui dokument on kinnitatud.

Saaja struktuuriüksus - vali struktuuriüksus kes dokumenti menetleb (n. töösuhtega seotud dokumentide puhul on saaja struktuuriüksus personaliosakond).

Pealkiri: sisesta pealkiri

Sisu: kirjuta sisu väljale dokumendi tekst. Kui dokument on konkreetse töötaja kohta, siis kirjuta sisusse tema nimi.

Näiteks: Palun muuta ametinimetus ees- ja perekonnanimi palka ja määrata uueks põhipalgaks X eurot. Palun teha vastavad muudatused alates pp.kk.aaaa. Palka makstakse finantsallikalt X.

Kui sisestate töötaja sooviavaldust, siis näiteks: Palun peatada minu, ees-ja perekonnanimi, ametinimetus tööleping pp.kk.aaaa - pp.kk.aaaa perioodiks.

Töötaja: kui dokument on seotud konkreetse töötajaga, siis sisesta väljale töötaja nimi, kelle kohta dokument koostatud on. Tulevikus seotakse selle välja kaudu töötajaga seotud dokumendid digitaalse isikutoimikuga. Kui dokument ei ole konkreetse töötaja kohta, siis jäta see väli tühjaks.

Finantsallika(te) käsutaja(d): kui dokumendiga on seotud finantsallikas (n. töölepingu muudatus töötaja tööaja koormuse muutmine), siis täida finantsallika tabel. Tabeli täitmine on oluline, sest: finantsallika käsutaja kinnitusmärge kuvatakse veergu "Ajamärk" ja selle tabeli informatsiooni kuvatakse väljatrükil, kui peaks tekkima vajadus dokumenti väljapoole ülikooli esitada. 

Kinnitaja(d): sisesta osapooled, kes dokumenti kinnitama peavad. Kinnitajad tabelisse peavad olema sisestatud kõik, kes varasemalt MS Wordi failis vormistatud dokumenti allkirjastama pidid. Kinnitaja(d) tabeli kaudu kuvatakse DHIS´is antud kinnitusi väljatrükil. Kui sisestad töötaja eest sooviavaldust, siis tuleb "Kinnitaja(d)" tabelisse sisestada ka töötaja.

Dokumendi fail(id): Kui dokumendi informatsioon on pika tekstina või tabelitena, siis lisa fail väljale "Dokumendi fail(id)". Faili eraldi allkirjastama ei pea.

Suunamine - suuna dokument rolliga "Kinnitamiseks" nendele, kelle sisestasid "Kinnitaja(d)" ja/või "Finantsallika(te) käsutaja(d) tabelitesse. Kinnitajad tabelisse peavad olema sisestatud kõik, kes varasemalt MS Wordi failis vormistatud dokumenti allkirjastama pidid.

1. Suuna rolliga "Kinnitamiseks" töötajale, kui sisestasid töötaja sooviavaldust.
2. Suuna rolliga "Kinnitamiseks" teistele osapooltele (enamasti struktuuriüksuse juhile).
3. Suuna rolliga "Kinnitamiseks" finantsallika(te) käsutaja(te)le, kui dokument on seotud finantsallikaga. NB! Kui finantsallika käsutaja ja struktuuriüksuse juht on ühes isikus, siis tee üks suunamisülesanne (ühe kinnitusega kinnitab nii fiantsallika käsutajana, kui ka struktuuriüksuse juhina).
   

      3. Suuna rolliga "Täitmiseks" kas rahandus- või personaliosakonna sekretäride gruppi või konkreetsele töötajale (n. töölepingu muudatuse esildis suuna täitmiseks Sinu üksuse dokumentidega tegelevale personaliosakonna arvestajale). 

1. Trükifail: 
   
   
   1. Trükifaili saab luua pärast andmete salvestamist vajutades nuppu "loo fail". 
   2. Trükifail loo ainult vajadusel. (trükifail loo siis, kui dokumenti on vaja väljapoole ülikooli esitada).
   3. Trükifail loo siis, kui kõik osapooled on kande kinnitanud. 
   4. Trükifailis kuvatakse välja "Kinnitaja(d) tabelisse kantud osapoolte kinnitused.
      
      

Näide: töölepingu muudatuse esildis

Vali menüüst: Lisa uus  - avaldus/esildis/sisedokument - sisedokument.

Vali asukoht: töölepingu muudatuse esildise puhul vali 4-3.3.

Saaja struktuuriüksus: personaliosakond.

Pealkiri: Töölepingu muudatuse esildis.

Sisu: Palun muuta ametinimetus Ees- ja perekonnanimi palka ja määrata uueks põhipalgaks X eurot. Palun teha vastavad muudatused alates pp.kk.aaaa. Palka makstakse finantsallikalt X.

Töötaja: sisesta töötaja nimi kelle lepingut muuta soovitakse.

Finantsallikas: sisesta finantsallikas ja finantsallika käsutaja (kui lepingu muudatus on seotud finantsallikaga).

Kinnitaja(d): sisesta osapooled, kes dokumenti kinnitama peavad.

Suunamine:

1. Suuna rolliga "Kinnitamiseks" finantsallika käsutajale.
2. Suuna rolliga "Kinnitamiseks", struktuuriüksuse juhile.
   
3. Suuna rolliga "Täitmiseks" personaliosakonna arvestajale.