Outlooki kasutajatel on võimalik dokumente otse Outlookist registreerida. Selleks on vaja kohtarvutisse paigaldada vastav plugin.
Toetatud on Outlook 2010, 2013 ja 2016. Office 365 kasutajad ei saa Outlooki pluginat seadistada.
Plugina seadistamine
- Paigalda Microsoft .NET Framework 4 Full: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=17718
- Paigalda Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=48217
- Paigalda Outlooki add-in vastavalt Windowsi versioonile:
32-bit Windows: http://www.webdesktop.ee/outlook/OutlookWebdesktopConnector-1.0.11-x86.msi
64-bit Windows: http://www.webdesktop.ee/outlook/OutlookWebdesktopConnector-1.0.11-x64.msi
Dokumendi registreerimine Outlookist
- Ava topelt hiireklikiga e-kiri, mida soovid läbi Outlooki DHIS-i registreerida
2. E-kiri avatakse uues aknas. Kliki paremal nurgas asuvale nupule Saada DHS-i
3. Esmakordsel plugina kasutamisel sisesta seadete aknas väljale Webdesktop teenuse URL aadress https://dok.ut.ee/wdaw/?page=mail_service&classifiers=true. Kasutajatunnus ja parool on samad, mis teistesse TÜ infosüsteemidesse sisselogimisel. Kinnita.
4. Avaneb uus aken, kus kuvatakse saatja infot ja e-kirja teemat. Kui tegemist on algatus-, mitte vastuskirjaga, siis märgista valik Algatav kiri. Väljale klassifikaator lisa oma struktuuriüksused kood või nimi. Peale valikute tegemist kliki nupul Edasi. Dokumendi saatmise DHIS-i saad katkestada nupuga Katkesta.
Kui klassifikaator on valimata, siis kuvatakse punast hüüumärki ja dokumendi DHIS-i saatmisega ei saa edasi liikuda enne, kui struktuuriüksus on valitud (vt pilt).
5. Juhul kui pole lubatud Outlookil parooli meelde jätta, võib avaneda aken Sisselogimine, kus sisesta parool ning soovi korral märgista Jäta parool meelde. Kinnita muudatused. Avaneb järgmine aken, kus tuleb valida andmetüüp (dokumendiliik) ja asukoht. Tagasi nupule vajutades suunatakse tagasi eelmisesse aknasse, kus saad vajadusel muudatusi teha.
Kui andmetüüp, loendur ja/või asukoht on valimata, siis kuvatakse punast hüüumärki selle lahtri juures, kus valik on tegemata (vt pilt). Dokumendi DHIsi saatmisega ei saa jätkata enne, kui valik(ud) on tehtud.
6. Failide sidumise akent kuvatakse siis, kui DHIS-i saadetava dokumendiga on kaasas manus(ed). Rippmenüüs kuvatakse kõikide väljade nimed, kuhu saab faile salvestada. Iga faili puhul tuleb väli eraldi valida. Kui failide asukohad on valitud kliki nupul Edasi. Ka selles aknas on võimalik tagasi eelmise aknasse liikuda või dokumendi saatmine DHIS-i katkestada.
Faili väljade arv on iga andmetüübi puhul erinev. Näiteks saabunud dokumendi registreerimisel saab faili ainult väljale Dokumendi fail(id) salvestada. Kui failiväli on valimata, siis manust DHIS-i ei saadeta!
7. Dokumendi eduka saatmise korral kuvatakse teadet Dokument edukalt saadetud ning kuvatakse linki Ava dokument DHS-is, mille vajutades suunatakse DHIS-i registreeritud dokumendikandele.
Sama dokumenti ei lase DHIS topelt saata! Süsteem kontrollib saatmise kuupäeva, saatjat ja teemat.
Vastusdokumendi registreerimine Outlookist
Vastusdokumendi registreerimisel on esimesed sammud samad, mis algatuskirja registreerimisel:
- Ava topelt hiireklikiga e-kiri, mida soovid läbi Outlooki DHISi vastusdokumendina registreerida.
2. E-kiri avatakse uues aknas. Kliki paremal nurgas asuvale nupule Saada DHS-i.
3. Avaneb uus aken, kus kuvatakse saatja infot ja e-kirja teemat. Kuna tegemist on vastuskirjaga, siis märgista valik Vastusdokument. Väljale klassifikaator lisa oma struktuuriüksused kood või nimi. Peale valikute tegemist kliki nupul Edasi. Dokumendi saatmise DHIS-i saad katkestada nupuga Katkesta.
4. Avaneb järgmine aken, kus tuleb valida andmetüüp (dokumendiliik) ja loendur. Kliki nupul Edasi. Dokumendi saatmise DHIS-i saad katkestada nupuga Katkesta.Tagasi nupule vajutades suunatakse tagasi eelmisesse aknasse, kus saad vajadusel muudatusi teha.
5. Järgmises aknas saad algatusdokumendi leida DHIS-ist kas pealkirja või dokumendi ID järgi. Leitud dokumendile registreeritaksegi vastus. Kliki nupul Edasi. Ka selles aknas on võimalik tagasi eelmise aknasse liikuda või dokumendi saatmine DHIS-i katkestada.
Igal DHIS-is registreeritud dokumendil on oma ID. Dokumendi ID-d saad DHIS-is vaadata dokumendikande vaatamise vormil (asukoht dokumendikande vasakul üleval).
6. Failide sidumise akent kuvatakse siis, kui DHIS-i saadetava vastusdokumendiga on kaasas manus(ed). Rippmenüüs kuvatakse kõikide väljade nimed, kuhu saab faile salvestada. Iga faili puhul tuleb väli eraldi valida. Kui failiväli on valimata, siis manust DHIS-i ei saadeta! Kui failide asukohad on valitud kliki nupul Edasi. Ka selles aknas on võimalik tagasi eelmise aknasse liikuda või dokumendi saatmine DHIS-i katkestada.
7. Dokumendi eduka saatmise korral kuvatakse teadet Dokument edukalt saadetud ning kuvatakse linki Ava dokument DHS-is, mille vajutades suunatakse DHIS-i registreeritud vastusdokumendi kandele.
Outlooki plugina ikoon on kadunud
Aeg-ajalt võib juhtuda, et Outlook blokeerib plugina ja nuppu Saada DHS-i ei kuvata. Sellisel juhul tuleks Outlooki seaded üle kontrollida.
- Ava File → Options → Add-ins
2. Tee linnuke Webware Outlook Webdesktop Connectori ette ning vajuta OK.
Overview
Content Tools