Töötaja roll - enda dokumendi sisestamine

1. Dokumendi liik: vali sisedokument vabas vormis, kui välja "Dokumendi liik" valikus ei ole Sinu jaoks muud sobivat liiki. 
2. Asukoht: vali sari, kuhu dokument registreerida. Kui Sa varem dokumenti registreerinud ei ole, siis küsi üksuse sekretärilt või kantseleist nõu, kuhu sarja dokument registreerida.
3. On privaatne - linnuta, kui dokument on tundliku sisuga (nt terviseandmed, koondamine, töökiusamine, vääritu käitumine). Nii näevad dokumenti ainult menetluses osalevad isikud.  
4. Staatus - staatus muutub automaatselt kehtivaks, kui dokument on kinnitatud.
5. Saaja struktuuriüksus - vali struktuuriüksus kes dokumenti menetleb (n. töösuhtega seotud dokumentide puhul on saaja struktuuriüksus personaliosakond).
6. Pealkiri: sisesta pealkiri
7. Sisu: kirjuta sisu väljale sooviavaldus ja täida muud väljad. 
8. Töötaja: sisesta väljale töötaja nimi, kelle kohta dokument koostatud on.
9. Finantsallika(te) käsutaja(d): kui dokumendiga on seotud finantsallikas (n. töölepingu muudatus töötaja tööaja koormuse muutmine), siis täida finantsallika tabel. Tabeli täitmine on oluline, sest: finantsallika kinnitusmärge kuvatakse veergu "Ajamärk" ja selle tabeli informatsiooni kuvatakse väljatrükil, kui peaks tekkima vajadus dokumenti väljapoole ülikooli esitada. 
10. Kinnitaja(d): sisesta osapooled, kes dokumenti kinnitama peavad, sh enda nimi rolliga "töötaja". Kinnitajad tabelisse peavad olema sisestatud kõik, kes varasemalt MS Wordi failis vormistatud dokumenti allkirjastama pidid. Kinnitaja(d) tabeli kaudu kuvatakse DHIS´is antud kinnitusi väljatrükil.
11. Dokumendi fail(id): Kui dokumendi informatsioon on pika tekstina või tabelitena, siis lisa fail väljale "Dokumendi fail(id)". Faili eraldi allkirjastama ei pea.
12. Suunamine - suuna dokument rolliga "Kinnitamiseks" nendele, kelle sisestasid "Kinnitaja(d)" tabelisse.
    
    1. Suuna rolliga "Kinnitamiseks" iseendale (see on ajutine lahendus, märtsi keskpaigast alates saab nupuga "Salvesta ja kinnita" koheselt oma kinnituse anda ja endale eraldi suunamist tegema ei pea)
    2. Suuna rolliga "Kinnitamiseks" teistele osapooltele (enamasti struktuuriüksuse juhile).
    3. Suuna rolliga "Täitmiseks" kas rahandus- või personaliosakonna sekretäride gruppi või konkreetsele töötajale (n. töölepingu muudatuse esildis suuna täitmiseks Sinu üksuse dokumentidega tegelevale personaliosakonna arvestajale).
13. Trükifail: 
    1. Trükifaili saab luua pärast andmete salvestamist vajutades nuppu "loo fail". 
    2. Trükifail loo ainult vajadusel. (trükifail loo siis, kui dokumenti on vaja väljapoole ülikooli esitada).
    3. Trükifail loo siis, kui kõik osapooled on kande kinnitanud. 
    4. Trükifailis kuvatakse välja "Kinnitaja(d) tabelisse kantud osapoolte kinnitused.

Näide: Avaldus töölepingu peatamiseks

1. Vali menüüst: Lisa uus  - avaldus/esildis/sisedokument - sisedokument.
2. Vali asukoht: töölepingu muudatuse esildise puhul vali 4-3.3.
3. Saaja struktuuriüksus: personaliosakond.
4. Pealkiri: Avaldus töölepingu peatamiseks.
5. Sisu: Palun peatada minu,  Ees- ja perekonnanimi, ametinimetus tööleping alates pp.kk.aaaa - pp.kk.aaaa.
6. Töötaja: Ees- ja perekonnanimi.
7. Kinnitaja(d): sisesta osapooled, kes dokumenti kinnitama peavad.
   pilt
8. Suunamine:
   
   1. Suuna rolliga "Kinnitamiseks" iseendale (see on ajutine lahendus, märtsi keskpaigast alates saab nupuga "Salvesta ja kinnita" koheselt oma kinnituse anda ja endale eraldi suunamist tegema ei pea).
   2. Suuna rolliga "Kinnitamiseks", struktuuriüksuse juhile
   3. Suuna rolliga "Täitmiseks" personaliosakonna arvestajale.