Enda dokumendi sisestamine

1. Dokumendi liik: vali sisedokument vabas vormis, kui välja "Dokumendi liik" valikus ei ole Sinu jaoks muud sobivat liiki. 
2. Asukoht: vali sari, kuhu dokument registreerida. Kui Sa varem dokumenti registreerinud ei ole, siis küsi üksuse sekretärilt või kantseleist nõu, kuhu sarja dokument registreerida.
3. On privaatne - linnuta, kui dokument on tundliku sisuga (nt terviseandmed, koondamine, töökiusamine, vääritu käitumine). Nii näevad dokumenti ainult menetluses osalevad isikud.  
4. Staatus - staatus muutub automaatselt kehtivaks, kui dokument on kinnitatud.
5. Saaja struktuuriüksus - vali struktuuriüksus kes dokumenti menetleb (n. töösuhtega seotud dokumentide puhul on saaja struktuuriüksus personaliosakond).
6. Pealkiri: sisestage pealkiri
7. Sisu: kirjuta sisu väljale sooviavaldus ja täida muud väljad. 
8. Töötaja: sisesta väljale töötaja nimi, kelle kohta dokument koostatud on.
9. Finantsallika(te) käsutaja(d): kui dokumendiga on seotud finantsallikas (n. töölepingu muudatus töötaja tööaja koormuse muutmine), siis täita finantsallika tabel. Tabeli täitmine on oluline, sest: finantsallika kinnitusmärge kuvatakse veergu "Ajamärk" ja selle tabeli informatsiooni kuvatakse väljatrükil, kui peaks tekkima vajadus dokumenti väljapoole ülikooli esitada. 
10. Kinnitaja(d): sisesta osapooled, kes dokumenti kinnitama peavad. Enamasti kinnitab dokumendi struktuuriüksuse juht.
11. Dokumendi fail(id):
12. Suunamine
    
    1. Juhend, kui oled sisestaja ja kinnitaja rollis:
       1. Suuna rolliga "Kinnitamiseks" iseendale (see on ajutine lahendus, veebruari keskpaigast alates saab nupuga "Salvesta ja kinnita" koheselt oma kinnituse anda ja endale eraldi suunamist tegema ei pea)
       2. Suuna rolliga "Kinnitamiseks" teistele osapooltele.
       3. Suuna rolliga "Täitmiseks" kas rahandus- või personaliosakonna sekretäride gruppi või konkreetsele töötajale (n. töölepingu muudatuse esildis suuna täitmiseks Sinu üksuse dokumentidega tegelevale personaliosakonna arvestajale).
13. Trükifail: 
    1. Trükifaili saab luua pärast andmete salvestamist vajutades nuppu "loo fail". 
    2. Trükifail loo ainult vajadusel. (trükifail loo siis, kui dokumenti on vaja väljapoole ülikooli esitada).
    3. Trükifail loo siis, kui kõik osapooled on kande kinnitanud. 
    4. Trükifailis kuvatakse välja "Kinnitaja(d) tabelisse kantud osapoolte kinnitused.

Näide: töölepingu muudatuse esildis

1. Vali menüüst: Lisa uus  - avaldus/esildis/sisedokument - sisedokument.
2. Vali asukoht: töölepingu muudatuse esildise puhul vali 4-3.3.
3. Saaja struktuuriüksus: personaliosakond.
4. Pealkiri: Töölepingu muudatuse esildis.
5. Sisu: Palun muuta ametinimetus Ees- ja perekonnanimi palka ja määrata uueks põhipalgaks X eurot. Palun teha vastavad muudatused alates pp.kk.aaaa. Palka makstakse finantsallikalt X.
6. Töötaja: sisesta töötaja nimi kelle lepingut muuta soovitakse.
7. Finantsallikas: sisesta finantsallikas ja finantsallika käsutaja (kui lepingu muudatus on seotud finantsallikaga).
8. Kinnitaja(d): sisesta osapooled, kes dokumenti kinnitama peavad.
9. Suunamine:
   
   1. Juhend, kui oled sisestaja ja kinnitaja rollis:
      1. Suuna rolliga "Kinnitamiseks" iseendale (see on ajutine lahendus, veebruari keskpaigast alates saab nupuga "Salvesta ja kinnita" koheselt oma kinnituse anda ja endale eraldi suunamist tegema ei pea).
      2. Suuna rolliga "Kinnitamiseks", kui peale Sinu peab keegi veel dokumenti kinnitama.
      3. Suuna rolliga "Täitmiseks" personaliosakonna arvestajale.