Siia lehele on koondatud korduma kippuma küsimused, kantselei infokirjadest pärinevad olulisema teemad ja DHIS-i kasutamisel abiks olevad nipid. Leht täieneb jooksvalt.
Sisukord:
Kui sisestad ükskõik millisesse DHIS-i otsingulahtrisse korraga kaks või enam sõna, siis tea, et DHIS otsib fraasi. DHIS-i otsing ei ole selline nagu on Google'i otsing, mis ise pakub erinevaid võimalikke otsingutulemusi. St, et süsteem kuvab otsingutulemustes ainult neid dokumente, mis vastavad sisestatud kirjapildile. Nt kui otsitavate sõnade vahel on veel mõni sõna, sõnad on vastupidises järjekorras või sisestatud kirjaveaga, siis ei anna otsing soovitud tulemust. Otsingutel on abiks loogikaoperaatorid.
ja=&&
Kasuta siis, kui soovid leida dokumente, mis sisaldavad mõlemat märksõna.
Nt kui otsida dokumenti, mille pealkirjas sisalduvad sõnad "Astra" ja "taotlus", siis tuleb nende kahe sõna vahele lisada loogikaoperaator &&. Nii kuvab süsteem tulemustes neid dokumente, mille pealkirjas need mõlemad sõnad hoolimata järjekorrast on.
või=||
Kasuta siis, kui soovid leida dokumente, mis sisaldavad emba-kumba, kuid mitte tingimata mõlemat märksõna. Süsteem kuvab tulemustes neid dokumente, mis sisaldavad üht või teist sõna.
Nt kui otsida dokumenti, mille pealkirjas on sõna "nõukogu" või "komisjon", siis tuleb nende kahe sõna vahele lisada loogikaoperaator ||. Nii kuvab süsteem tulemustes neid dokumente, mille pealkirjas üks või teine sõna on. Püstkriipsu | saamiseks tuleb klaviatuuril korraga alla vajutada klahvid "Alt GR" ja "<>" ("Z" tähe kõrval olev klahv).
NB! Sõnade sisestamisel eelista sõnatüvede kasutamist, kuna sisestatud sõna võib olla erinevas käändes või pöördes.
Andmetüübi (dokumendiliigi) alt otsides on võimalik määrata, millest (all)sarjast süsteem dokumente otsib. Kui sa ei soovi (all)sarja määrata, siis jäta väärtuseks "Puudub".
Kui Mobiil-ID-ga ei õnnestu allkirjastada, kontrolli, et DHIS-is oleks sinu kasutajakaardi GSM-i väljale lisatud telefoninumber. Selleks:
Tihti ebaõnnestub DHIS-is digitaalne allkirjastamine sel põhjusel, et veebilehitseja seadetes pole digiallkirjastamise plugin kas lubatud või see on üldse seadistamata. Vaata juhisest, kuidas ametlikult toetatud veebilehitsejates seadistada lisamooduleid, et digitaalne allkirjastamine õnnestuks.
Digiallkirjastamine võib ebaõnnestuda ka siis, kui veebilehitseja või ID-kaardi tarkvara on uuendamata.
Digidokumentide pikaajalise säilitamise suurim tehnoloogiline probleem on dokumentide koostisosaks olevate failide kasutatavuse tagamine kauem, kui on nende failide loomiseks kasutatud tehniliste vahendite eluiga. Selle võimaldamiseks on rahvusarhiiv määranud säilitamiseks sobivatele arhiivivormingutele kindlad reeglid. Arhiivivormingud on sätestatud arhiivieeskirja lisas 1. Tuletame meelde, et DHS-i tuleb lisada arhiivivormingus failid, ka digikonteineris peaks olema PDF-fail. Wordi faili saad vajadusel ka süsteemis PDF-iks konverteerida, kasutades selleks faili nime taga olevat PDF-i ikooni.
DHIS-is dokumenti registreerides tuleb sisust lähetuvalt hinnata dokumendi juurdepääsutingimusi: kas dokument ja selle sisu on avalik või kuulub juurdepääsupiiranguga (edaspidi JPP) teabe hulka. Selleks tuleb dokumendile lisada JPP alus ja kehtivus. Hinnata tuleb iga dokumenti eraldi ning lisada kõik JPP alused, mis sellele dokumendile kehtivad. Andmekaitse inspektsioon on koostanud juhendi isikuandmete kaitse seaduse praktilise tõlgendamise kohta. Juhendist leiad küsimused enamlevinud küsimustele. Vaata lisaks ülikooli siseveebist.
Kui logid DHIS-ist välja (vajutades ekraani paremas ülaosas oma nime järel olevat X-i), siis turvalisuse huvides sulge ka veebilehitseja (nagu internetipanka kasutades). Kui sa veebilehitsejat ei sulge, siis uuesti DHIS-i minnes logitakse sind automaatselt süsteemi sisse ilma, et peaksid end uuesti tuvastama. DHIS-ist väljalogimisel kuvatakse ka meeldetuletavat teavitust veebilehitseja sulgemise kohta.
Kui mobiilises seades lisada DHIS-i aadressile juurde /m ehk https://dok.ut.ee/wd/m (või lühem aadress dok.ut.ee/m/), siis suunatakse automaatselt mobiilsesse vaatesse, mis on kompaktsem ja sisaldab vaid olulisemat infot. Põhirõhk on sellel, et mobiilis saaks täita suunatud tööülesandeid. Dokumente otsida ja muid täpsemad tegevusi teha on mugavam siiski suuremal ekraanil ja arvutis, sest kogu informatsioon pole mobiilses vaates leitav.
DHIS-is on võimalik dokumente ülikoolivälise osapoolele jagada (praktikant, lepingupartner, töövõtja jne). Erinevus e-postiga saatmisel on see, et jagatavale dokumendile saab lisada autentimise ehk isikutuvastuse. St, et jagatud dokumenti ei saa avada ilma ennast ID-kaardi, mobiil-ID või Smart-ID-ga autentimata. Allkirjastamiseks jagatud dokumenti saab ülikooliväline osapool allkirjastada otse DHIS-is (allkiri ilmub DHIS-is olevale failile).
Mitme faili väljal (väljale saab lisada rohkem faile kui üks) on võimalik muuta failide järjekorda.
Failide järjekorda saad muuta ainult ühe dokumendikande mitme faili välja piires, teistele süsteemis olevatele dokumendikannetele faile lohistada ei saa.
DHIS-i sünkroniseeritakse finantsallikad rahaveebist kord ööpäevas. Vajadusel saab kantselei dokumendihalduse spetsialist sünkroniseerimise ka manuaalselt käivitada. Nt kui ostuarvele on vaja lisada finantsallikas, mis on üheks päevaks uuesti avatud või mõnele finantsallikale on lisatud kaaskäsutaja ja pole aega oodata automaatset finantsallikate sünkroniseerimist.
Lisatasu esildisele, ostuarvele, majanduskulude aruandele ja muudele dokumentidele märgitav finantsallikas tuleb valida süsteemist, mitte lisada vastavasse lahtrisse copy-paste meetodil. Kuna finantsallikad sünkroniseeritakse DHIS-i rahaveebist, siis saad valida ainult neid allikaid, mis on aktiivsed.
Ära kirjuta kirjavahetuse ega lepingute pealkirja väljale füüsilise isiku nime, kasutada võid initsiaale või väljendit "eraisik". Isiku kontakt on kirjavahetuse puhul saaja/saatja väljal ja lepingute puhul väljal "lepingupartner". Kontakte sisestades väldi topelt sisestamist ja vali kannetele need kontaktid, mis on süsteemis juba olemas. Kui kontakti pole, alles siis loo uus kontakt – see kehtib nii füüsiliste kui ka juriidiliste kontaktide puhul.
Korralduse muutmise korraldus registreeri samasse sarja, kus on muudetav korraldus. Muidu võib tekkida olukord, kus muudetav korraldus on säilitustähtajaga 50 aastat ja muutmise korraldus on säilitustähtajaga 10 aastat. Korralduse vormistamisel on soovitatav see seostada eelneva korraldusega, mille uus korraldus kehtetuks muudab.
Tähtajaliste lepingute registreerimisel on soovitatav märkida metaandmetesse lepingu ülevaatamise kuupäev ja e-posti aadress, millele DHIS saadab kuupäeva saabumisel teavituse lepingu ülevaatamise kohta. Näiteks käsundus-või töölepingute juurde tuleb lepingu lõppedes registreerida tegevusaruanne või tööde vastuvõtmise akt, mille vormistamine võib õigel ajal ununeda. Seega on hea, kui DHIS tuletab enne lepingu lõppemist meelde, et selle lepinguga seoses on vaja midagi teha.
Alates 2017. aastast menetletakse kõik lisatasu esildised ainult DHIS-is.
Nimekirjavaates on võimalik vaadata digiümbriku sees olevaid allkirju. Selleks liigu kursoriga asice faili peale ja klõpsa faili juurde tekkivale + ikoonile.
Digiümbriku sees oleva faili nägemiseks klõpsa näita/peida.
Lisaks saad nimekirjavaates avada ka ainult PDF-vormingus olevate failide eelvaate. Selleks liigu kursoriga PDF-vormingus oleva faili peale ja klõpsa faili juurde tekkivale eelvaate ikoonile (silm). Faili eelvaade avaneb eraldi raamis paremale poole.
Alates 2018. aastast toimub ostuarvete menetlemine ainult DHIS-is. Ka paberil saabunud arved tuleb menetleda DHIS-is.
NB! Ostuarveid pole vaja allkirjastamiseks, kooskõlastamiseks ega kinnitamiseks kellelegi suunata (v.a erijuhud, kui kontrollijaid on rohkem kui üks). Ostuarvega seotud ülesanded ja teavitused saadetakse automaatselt arve ridades märgitud menetleja(te)le: varade arvestuse eest vastutav isik, kontrollija või finantsallika käsutaja(d). Töötervishoiuga seotud arvele, millele on vajalik töökeskkonna peaspetsialisti kinnitus, tuleb töökeskkonna peaspetsialist märkida kontrollijaks. Raamatupidajatele pole samuti vaja ostuarvet suunata, kuna raamatupidaja nopib arve enda nimele siis, kui arve on "kinnitatud" staatuses.
Kui tooted või teenused on ostetud mõne riigihanke lepingu raames, siis sisesta väljale "Seotud riigihanke leping" leping, mille raames ost sooritatakse. Väljale hakka trükkima kas arve esitaja nime, hankelepingu nimetust või riigihanke koodi ja süsteem pakub lepinguid, mis sisestatud tingimusele vastavad. Kui sisestad arve esitaja või riigihanke koodi, siis jälgi, et valid pakutavatest lepingutest õige. Sest arve esitaja võib olla seotud mitme hankega või riigihanke koodile vastav hange võib olla jaotatud osadeks. Nt Estraveli arvele riigihanke lepingu lisamiseks võib väljale väljale sisestada kas "Estravel", "reisiteenus" või "173292".
Kõik tooted ja teenused, mille tellimiseks on sõlmitud raamlepingud, tuleb tellida raamlepingute alusel!
Tavapäraselt registreeritakse ostuarved sarja 5-24, kuid projektidega seotud arved tuleb registreerida sarja 5-34. E-arve operaatori kaudu saabunud arved registreeruvad automaatselt sarja 5-24, kuid arve menetluses käigus võib selguda, et arve tasutakse hoopis projektiga seotud finantsallikalt ja arve on vales sarjas. Arve menetlejal endal on võimalik arve tõsta teise sarja, täpsemalt vaata juhendist.
Kui sulle on tulnud jagamiseks ostuarve, mille tegelikult peaks ridadeks jagama keegi teine, siis saad arvele määrata teise jagaja. Selleks klõpsa enda nime järel olevat "Tühista viimane" nuppu ning väljale "Arve jagaja(d)" sisesta isik, kes tegelikult peab arve ridadeks jagama. Peale arve andmete salvestamist saadetakse jagajaks määratud isikule teavitus ja jagamiseks määratud ostuarvet kuvatakse tema DHIS-i avalehel plokis "Jagamiseks määratud ostuarved".
Arvele võid määrata ka mitu jagajat. Kui arvel on mitu jagajat ja esimene jagaja on ülesande täitnud (lisanud ja salvestanud arve read vajalike andmetega), tuleb tal arve edasi saata järgmisele jagajale. Selleks tuleb peale enda tegevuste salvestamist klõpsata arve ridade all olevale oranži nupule >>Arve jagaja.
Põhjused, miks arve kontrollija või raamatupidaja ostuarve tagastab:
Tagastatud ostuarve puhul tuleb jälgi, et peale kandel muudatuse tegemist arve menetlus jätkuks. Arve real summa muutmisel jätkub arve menetlemine automaatselt (finantsallika käsutaja saab arve kinnitamise teavituse ja nii ostuarve kui arve rea/ridade staatus on "kinnitamisel"). Kui tagastatud arvele on vaja lisada selgitus, lähetuskorraldus või puuduolev fail, siis tuleb peale muudatuste salvestamist vajutada arve ridade all olevat oranži nuppu "Tagasi menetlusse".
Riigihanke algatamise taotlused tuleb sisestada DHIS-i. Selleks on kolm erinevat vormi, vastavalt hangitavale teenusele või objektile vali õige liik:
Riigihanke algatamise taotluse suunamisel komisjoni liikmetele lisa resolutsiooni lahtrisse (suur valge kast rolli ja täitja lahtrite all) kinnituse tekst huvide konflikti puudumise kohta.