Sisukord:

Abiks otsimisel ("JA" ning "VÕI" loogikaoperaatorite kasutamine)

Kui sisestad ükskõik millisesse DHIS-i otsingulahtrisse korraga kaks või enam sõna, siis tea, et DHIS otsib fraasi. DHIS-i otsing ei ole selline nagu on Google'i otsing, mis ise pakub erinevaid võimalikke otsingutulemusi. St, et süsteem kuvab otsingutulemustes ainult neid dokumente, mis vastavad sisestatud kirjapildile. Nt kui otsitavate sõnade vahel on veel mõni sõna, sõnad on vastupidises järjekorras või sisestatud kirjaveaga, siis ei anna otsing soovitud tulemust. Otsingutel on abiks loogikaoperaatorid. 

ja=&&

Kasuta siis, kui soovid leida dokumente, mis sisaldavad mõlemat märksõna.

Nt kui otsida dokumenti, mille pealkirjas sisalduvad sõnad "Astra" ja "taotlus", siis tuleb nende kahe sõna vahele lisada loogikaoperaator &&. Nii kuvab süsteem tulemustes neid dokumente, mille pealkirjas  need mõlemad sõnad hoolimata järjekorrast on. 

või=||

Kasuta siis, kui soovid leida dokumente, mis sisaldavad emba-kumba, kuid mitte tingimata mõlemat märksõna. Süsteem kuvab tulemustes neid dokumente, mis sisaldavad üht või teist sõna. 

Nt kui otsida dokumenti, mille pealkirjas on sõna "nõukogu" või "komisjon", siis tuleb nende kahe sõna vahele lisada loogikaoperaator ||. Nii kuvab süsteem tulemustes neid dokumente, mille pealkirjas üks või teine sõna on.  Püstkriipsu | saamiseks tuleb klaviatuuril korraga alla vajutada klahvid "Alt GR" ja "<>" ("Z" tähe kõrval olev  klahv). 

NB! Sõnade sisestamisel eelista sõnatüvede kasutamist, kuna sisestatud sõna võib olla erinevas käändes või pöördes.

Allkirjastamise probleemide lahendusi

Kui Mobiil-ID-ga ei õnnestu allkirjastada, kontrolli, et DHIS-is oleks sinu kasutajakaardi GSM-i väljale lisatud telefoninumber. Selleks:

• otsi üles oma kasutajakaart (Otsi - Kasutaja - sisesta otsinguvormile oma nimi või isikukood);
• avanenud kasutajakaardil vajuta nuppu "Muuda";
• sisesta oma telefoninumber GSM-i väljale (kujul 5XXXXXXX, riigi koodi ära ette lisa) ja klõpsa "Salvesta".

Tihti ebaõnnestub DHIS-is digitaalne allkirjastamine sel põhjusel, et veebilehitseja seadetes pole digiallkirjastamise plugin kas lubatud või see on üldse seadistamata. Vaata juhisest, kuidas ametlikult toetatud veebilehitsejates seadistada lisamooduleid, et digitaalne allkirjastamine õnnestuks.

Digiallkirjastamine võib ebaõnnestuda ka siis, kui veebilehitseja või ID-kaardi tarkvara on uuendamata.

Arhiivivormingus failid

Digidokumentide pikaajalise säilitamise suurim tehnoloogiline probleem on dokumentide koostisosaks olevate failide kasutatavuse tagamine kauem, kui on nende failide loomiseks kasutatud tehniliste vahendite eluiga. Selle võimaldamiseks on rahvusarhiiv määranud säilitamiseks sobivatele arhiivivormingutele kindlad reeglid. Arhiivivormingud on sätestatud arhiivieeskirja lisas 1. Tuletame meelde, et DHS-i tuleb lisada arhiivivormingus failid, ka digikonteineris peaks olema PDF-fail. Wordi faili saad vajadusel ka süsteemis PDF-iks konverteerida, kasutades selleks faili nime taga olevat PDF-i ikooni.

Avaliku teabe seaduse üldjuhend

DHIS-is dokumenti registreerides tuleb sisust lähetuvalt hinnata dokumendi juurdepääsutingimusi: kas dokument ja selle sisu on avalik või kuulub juurdepääsupiiranguga (edaspidi JPP) teabe hulka. Selleks tuleb dokumendile lisada JPP alus ja kehtivus. Hinnata tuleb iga dokumenti eraldi ning lisada kõik JPP alused, mis sellele dokumendile kehtivad. Andmekaitse inspektsioon on koostanud juhendi isikuandmete kaitse seaduse praktilise tõlgendamise kohta. Juhendist leiad küsimused enamlevinud küsimustele. Vaata lisaks ülikooli siseveebist.

DHIS-i mobiilne vaade

Kui mobiilises seades lisada DHIS-i aadressile juurde /m ehk https://dok.ut.ee/wd/m (või lühem aadress dok.ut.ee/m/), siis suunatakse automaatselt mobiilsesse vaatesse, mis on kompaktsem ja sisaldab vaid olulisemat infot. Põhirõhk on sellel, et mobiilis saaks täita suunatud tööülesandeid. Dokumente otsida ja muid täpsemad tegevusi teha on mugavam siiski suuremal ekraanil ja arvutis, sest kogu informatsioon pole mobiilses vaates leitav. 

Dokumendi jagamine ülikoolivälisele osapoolele

DHIS-is on võimalik dokumente ülikoolivälise osapoolele jagada (praktikant, lepingupartner, töövõtja jne). Erinevus e-postiga saatmisel on see, et jagatavale dokumendile saab lisada autentimise ehk isikutuvastuse. St, et jagatud dokumenti ei saa avada ilma ennast ID-kaardi, mobiil-ID või Smart-ID-ga autentimata. Allkirjastamiseks jagatud dokumenti saab ülikooliväline osapool allkirjastada otse DHIS-is (allkiri ilmub DHIS-is olevale failile). 

Finantsallikate automaatne sünkroniseerimine ja valimine

DHIS-i sünkroniseeritakse finantsallikad rahaveebist kord ööpäevas. Vajadusel saab kantselei dokumendihalduse spetsialist sünkroniseerimise ka manuaalselt käivitada. Nt kui ostuarvele on vaja lisada finantsallikas, mis on üheks päevaks uuesti avatud või mõnele finantsallikale on lisatud kaaskäsutaja ja pole aega oodata automaatset finantsallikate sünkroniseerimist. 

Lisatasu esildisele, ostuarvele, majanduskulude aruandele ja muudele dokumentidele märgitav finantsallikas tuleb valida süsteemist, mitte lisada vastavasse lahtrisse copy-paste meetodil. Kuna finantsallikad sünkroniseeritakse DHIS-i rahaveebist, siis saad valida ainult neid allikaid, mis on aktiivsed.

Füüsilise isiku nime lisamine dokumendi registreerimisel

Ära kirjuta kirjavahetuse ega lepingute pealkirja väljale füüsilise isiku nime, kasutada võid initsiaale või väljendit "eraisik". Isiku kontakt on kirjavahetuse puhul saaja/saatja väljal ja lepingute puhul väljal "lepingupartner". Kontakte sisestades väldi topelt sisestamist ja vali kannetele need kontaktid, mis on süsteemis juba olemas. Kui kontakti pole, alles siis loo uus kontakt – see kehtib nii füüsiliste kui ka juriidiliste kontaktide puhul.

Korralduse muutmise korraldus

Korralduse muutmise korraldus registreeri samasse sarja, kus on muudetav korraldus. Muidu võib tekkida olukord, kus muudetav korraldus on säilitustähtajaga 50 aastat ja muutmise korraldus on säilitustähtajaga 10 aastat. Korralduse vormistamisel on soovitatav see seostada eelneva korraldusega, mille uus korraldus kehtetuks muudab.

Korralduse vormistamisel on soovitatav see seostada eelneva korraldusega, mille uus korraldus kehtetuks muudab. 

Lisatasu esildiste menetlemine DHIS-is

Alates 2017. aastast menetletakse kõik lisatasu esildised ainult DHIS-is. 

Nimekirjavaates failide vaatamine

Nimekirjavaates on võimalik vaadata digiümbriku sees olevaid allkirju. Selleks liigu kursoriga asice faili peale ja klõpsa faili juurde tekkivale + ikoonile.

Digiümbriku sees oleva faili nägemiseks klõpsa näita/peida.

Lisaks saad nimekirjavaates avada ka ainult PDF-vormingus olevate failide eelvaate. Selleks liigu kursoriga PDF-vormingus oleva faili peale ja klõpsa faili juurde tekkivale eelvaate ikoonile (silm). Faili eelvaade avaneb eraldi raamis paremale poole.

Outlooki plugina kasutamine

Ostuarvete menetlemine 

Alates 2018. aastast toimub ostuarvete menetlemine ainult DHIS-is. Ka paberil saabunud arved tuleb menetleda DHIS-is. 

NB! Ostuarveid pole vaja allkirjastamiseks, kooskõlastamiseks ega kinnitamiseks kellelegi suunata (v.a erijuhud, kui kontrollijaid on rohkem kui üks). Ostuarvega seotud ülesanded ja teavitused saadetakse automaatselt arve ridades märgitud menetleja(te)le: varade arvestuse eest vastutav isik, kontrollija või finantsallika käsutaja(d).

Täitmata tööülesande kohta meeldetuletuse saatmine

Kui isik, kellele oled suunamise teinud, pole oma tööülesannet täitnud, siis ära tee talle uut sama või mõne muu rolliga suunamist, sest muidu tekib tööülesande täitjale sama tööülesanne mitmekordselt!  Meeldetuletava teavituse saad saata ilma uut suunamist tegemata. Selleks tuleb dokumendikandel minna plokki "Suunamised". Vaikimisi kuvatakse seal "Näita minu", vali "Näita kõiki", siis kuvatakse kõiki sellel kandel olevaid suunamisi.

ÕIS-ist vormistatavad õppetööalased esildised ja korraldused

• esildised kinnitatakse DHIS-is, mitte ei allkirjastata;
• korraldused allkirjastatakse digitaalselt, koostaja korraldust viseerima ei pea;
• teavitamine korralduse andnud struktuuriüksuse sekretäride grupile toimub DHIS-is selle alusel, kuidas ÕIS-is on valitud teavituse saajate grupp;
• kõikidele teistele asjasse puutuvatele töötajatele (v.a. stipendiumi määramise ja muutmise korraldused), tuleb teha ise käsitsi suunamised DHIS-is;
• kui on vaja korraldus saata ülikoolivälisele osapoolele, saab seda DHIS-is teha "saatmise" funktiooni abil.