Puhkuse ajakava koostamine
- Puhkuse ajakavas planeeritakse töötaja puhkus kalendriaasta eest antavas mahus.
- Personaliosakond sisestab hiljemalt 31. jaanuariks puhkuseveebi puhkuse ajakava koostamiseks vajalikud andmed.
- Puhkuse ajakava planeerimine toimub 1.02 - 15.02.
- Töötaja ise või vastava üksuse sekretär täidab puhkuse ajakava hiljemalt 15. veebruariks, märkides ajakavasse puhkuse aja puhkuse liikide kaupa ning märkides töötaja asendaja vastavalt puhkuse-eeskirja punkti 18 nõuetele.
- Ülikoolis samaaegselt mitme töölepinguga töötava töötaja põhipuhkus lisatakse töövoos tema kõigi lepingute juurde.
- Struktuuriüksuse juht peab kinnitama oma üksuse puhkuse ajakava.
- Personaliosakond kontrollib puhkuse ajakava kavandi vastavust õigusaktidele ning teeb vajaduse korral muudatused, mis on kooskõlastatud struktuuriüksuse juhiga.
- Lõplikult kinnitab puhkuse ajakava personalisosakonna juhataja.
- Kinnitatud puhkuse ajakava tehakse töötajale teatavaks ja see on töötajatele tutvumiseks kättesaadav puhkuseveebis hiljemalt 28. veebruaril.
Olemasoleva puhkuse muutmine ja uue lisamine väljaspool ajakava koostamist
- Töötaja lisab töövoogu oma puhkuse soovi või muudab olemasolevat.
- Vajadusel saab töövoos töötaja eest toiminguid teha üksuse sekretär. Selleks peab olema töötaja esitanud oma üksuse sekretärile kirjaliku soovi (nt. paberil avaldus või e-kiri) puhkuse lisamiseks või muutmiseks.
- Üldjuhul pärast puhkuse salvestamist saadetakse töövoog kooskõlastamiseks töökorraldusliku üksuse juhile, siis struktuuriüksuse juhile ning viimasena vaatab puhkuse üle perosnaliarvestuse spetsialist.
- Töövoo olek näitab, millises etapis töövoog on.
- Kooskõlastuste andmine töövoos toimub elektroonilise kinnitusega (mitte digiallkirjaga).
- Kui kasutaja peab töövoos andma kooskõlastuse, tekib talle "minu ülesanded" vaade.
- Vajalikust infost (nt. puhkuse kinnitamine) ja ülesanntest informeerivad kasutajaid automaatsed e-postile saadetavad teated. Igas teates on link töövoole, mis avab selle sobivas kohas.
- Selleks, et juhtide asendajad saaksid töövoos kinnitust anda, tuleb neile anda asendajate õiguste haldamise töövoos õigused. Kui juhile on määratud asendaja, siis tekib töövoos kooskõlastamise ülesanne mõlemale, kuid vastav teavitus saadetakse ainult asendajale.
- Sisestades puhkust, mis nõuab tõendi esitamist (nt. õppepuhkus, isapuhkus) saab töövoos puhkuse sisetamise juures lisada vajaliku tõendi failina.
- Töövoo andmete põhjal saadetakse PDF-vormingus puhkuseavaldus ning lisatud failid TÜ dokumnedihalduse infosüsteemi (DHISi).