Puhkuse ajakava koostamine
- Puhkuse ajakavas planeeritakse töötaja puhkus kalendriaasta eest antavas mahus.
- Puhkuse ajakava planeerimine toimub 1.-15. veebruar.
- Töötaja ise või vastava üksuse sekretär täidab puhkuse ajakava hiljemalt 15. veebruariks, märkides ajakavasse puhkuse aja puhkuse liikide kaupa ning märkides töötaja asendaja vastavalt puhkuse-eeskirja punkti 17 nõuetele.
- Ülikoolis samaaegselt mitme töölepinguga töötava töötaja põhipuhkus lisatakse töövoos tema kõikide lepingute juurde.
- Struktuuriüksuse juht peab oma üksuse puhkuse ajakava kinnitama.
- Personaliosakond kontrollib puhkuse ajakava kavandi vastavust õigusaktidele ning teeb vajaduse korral muudatused, mis on struktuuriüksuse juhiga kooskõlastatud.
- Lõplikult kinnitab puhkuse ajakava personaliosakonna juhataja.
- Kinnitatud puhkuse ajakava tehakse töötajale teatavaks ja see on töötajatele tutvumiseks kättesaadav puhkuseveebis hiljemalt 28. veebruaril.
Olemasoleva puhkuse muutmine ja uue lisamine väljaspool ajakava koostamist
- Töötaja saab puhkuseveebi sisestada oma puhkuse soovi ja muuta olemasolevat puhkust.
- Avaldus uue puhkuse kohta tuleb sisestada puhkuseveebi vähemalt neli tööpäeva enne puhkuse algust (antud piirang puudub emapuhkuse ja isapuhkuse avalduse sisestamisel).
- Vajadusel saab puhkuseveebis töötaja eest toiminguid teha üksuse sekretär. Selleks peab töötaja esitama oma üksuse sekretärile kirjaliku soovi (nt paberil avaldus või e-kiri) puhkuse lisamiseks või muutmiseks.
- Üldjuhul saadetakse pärast puhkuse salvestamist see kooskõlastamiseks töökorraldusliku üksuse juhile, seejärel struktuuriüksuse juhile ning viimasena vaatab puhkuse üle personaliarvestuse spetsialist.
- Puhkuse staatus näitab, millises etapis puhkuse sisestamine parajasti on.
- Kooskõlastuste andmine toimub elektroonilise kinnitusega (mitte digiallkirjaga).
- Kui kasutaja peab puhkuseveebis andma kooskõlastuse, tekib talle "Minu ülesanded" vaatesse kinnitamist vajav rida.
- Vajalikust infost (nt puhkuse kinnitamine) ja ülesannetest informeerivad kasutajaid automaatsed e-postile saadetavad teated. Igas teates link puhkuseveebi lehele.
- Selleks et juhtide asendajad saaksid puhkuseid kinnitada, tuleb neile anda asendajate õiguste haldamise töövoos õigused. Kui juhile on määratud asendaja, tekib töövoos kooskõlastamise ülesanne mõlemale, kuid vastav teavitus saadetakse ainult asendajale.
- Sisestades puhkust, mis nõuab tõendi esitamist (nt õppepuhkus, vanemapuhkus) saab töövoos puhkuse sisestamise juures lisada vajaliku tõendi failina.