Jagamiseks määratud ostuarved kuvatakse jagajale DHISi avalehel Jagamiseks määratud ostuarved plokis.
Tagastatud arve menetlemise kohta loe täpsemalt siit.
Ostuarve menetlusprotsess ei toimu tavapärase suunamise ploki kaudu, suunamist võib vajadusel kasutada, kui kellelegi on vajalik ostuarve teadmiseks edastada.Ostuarvega seotud ülesanded ja teavitused saadetakse automaatselt, kui on täidetud vastavad lahtrid arve ridades (s.o varade eest vastutav isik, kontrollija, kinnitaja). Ka ei pea tegema eraldi suunamist rahandusosakonda.
Arve jagaja (vt allolev joonis p 1) jagab ostuarve ridadeks finantsallika põhiselt. Ostuarve ridasid saab lisada ja muuta kande vaatamise vormil.
- Arve rea lisamiseks tuleb vajutada nuppu Lisa uus rida (p 2). Seejärel tekib esimene rida, kus on eeltäidetud arve andmetesse märgitud info põhjal netosumma, KM%, KM summa, brutosumma ja valuuta väljad. Kohustuslikult täidetavad väljad on tähistatud tärniga ehk kauba/teenuse kirjeldus, finantsallikas ja finantsallika käsutaja.
- Nupp Lisa uus rida kogu jäägi peale lisab rea, kus summa lahter on täidetud veel arve ridades jagamata summaga. Eeltäidetud summat saab muuta ning minimaalselt kohustuslik on täita kauba/teenuse kirjeldus, finantsallika ja finantsallika käsutaja lahtrid.
- Vajadusel määratakse varade eest vastutav isik ja kontrollija vastavatesse lahtritesse.
- Vajadusel saab märkida projekti koodi ja kommentaari.
- Ridade kustutamiseks saab kasutada nuppe Kustuta valitud read või Kustuta kõik read. Esimesel juhul kustutatakse read, mille ette olevasse märkeruutu on tehtud linnuke.
- Kui arvel on mitu jagajat ja esimene jagaja on ülesande täitnud (s.t lisanud ja salvestanud arve read vajalike andmetega), tuleb tal ostuarve edasi saata järgmisele jagajale vajutades nuppu arve ridade tabeli all >>Arve jagaja. Vajadusel saab arvet jagajate vahel edasi-tagasi liigutada, vajutades nupule <<Arve jagaja liigub arve eelmisele jagajale tagasi. Jagajate nimed esitatakse arve ridade kohal (vt joonis p 1), rasvases kirjas on märgitud nimi, kelle käes parajasti ülesanne on.
- Kui arve jagaja on vajalikud andmed sisestanud tuleb töövoog salvestada vajutades Salvesta nuppu, mille peale liigub töövoog järgmisesse etappi.
Ostudokumendi salvestamine
Sisestatud ostudokument on võimalik jätta nö ootele, kui ilmneb, et enne menetlusringi on näiteks mingi oluline info veel puudu. Selleks tuleb vajutada peale andmete sisestamist "Salvesta" nupule (vt allolev joonis p 1). Seejärel jääb ostudokumendi üldstaatuseks Sisestatud ja teavitust kontrollijale/kinnitajale ei saadeta (s.t ei teki e-posti plokki).
Valides "Salvesta ja saada kinnitamiseks" (vt allolev joonis p 2) ja eeldusel, et kõik kohustuslikud andmeväljad on täidetud, liigub ostudokumendi töövoog järgmisesse menetlusetappi. Sellest annab märku muutunud üldstaatus, mis on vastavalt Kontrollimisel või Kinnitamisel ning lisaks saadetakse vastav teavitus arve menetlejale (tekib e-posti plokk).
Overview
Content Tools