Puhkuse ajakava koostamine
- Puhkuse ajakavas planeeritakse töötaja puhkus kalendriaasta eest antavas mahus.
- Personaliosakond sisestab hiljemalt 31. jaanuariks puhkuseveebi puhkuse ajakava koostamiseks vajalikud andmed.
- Puhkuse ajakava planeerimine toimub 1.02 - 15.02.
- Töötaja ise või vastava üksuse sekretär täidab puhkuse ajakava hiljemalt 15. veebruariks, märkides ajakavasse puhkuse aja puhkuse liikide kaupa ning märkides töötaja asendaja vastavalt puhkuse-eeskirja punkti 18 nõuetele.
- Ülikoolis samaaegselt mitme töölepinguga töötava töötaja põhipuhkus lisatakse töövoos tema kõigi lepingute juurde.
- Struktuuriüksuse juht peab kinnitama oma üksuse puhkuse ajakava.
- Personaliosakond kontrollib puhkuse ajakava kavandi vastavust õigusaktidele ning teeb vajaduse korral muudatused, mis on kooskõlastatud struktuuriüksuse juhiga.
- Lõplikult kinnitab puhkuse ajakava personalisosakonna juhataja.
- Kinnitatud puhkuse ajakava tehakse töötajale teatavaks ja see on töötajatele tutvumiseks kättesaadav puhkuseveebis hiljemalt 28. veebruaril.
Olemasoleva puhkuse muutmine ja uue lisamine väljaspool ajakava koostamist
- Töötaja lisab töövoogu oma puhkuse soovi või muudab olemasolevat.
- Vajadusel saab töövoos töötaja eest toiminguid teha üksuse sekretär. Selleks peab olema töötaja esitanud vastava sisuga kirjaliku soovi (nt. paberil avaldus või e-kiri) oma üksuse sekretärile.
- Pärast puhkuse salvestamist saadetakse üldjuhul töövoog kooskõlastamiseks töökorraldusliku üksuse juhile, siis struktuuriüksuse juhile ning viimasena vaatab puhkuse üle ka veel perosnaliarvestuse spetsialist.
- Kooskõlastuste andmine töövoos toimub elektroonilise kinnitusega (mitte digiallkirjaga).
- Kui kasutaja peab töövoos andma kooskõlastuse, tekib talle "minu ülesanded" vaade (tab? sakk ? ).
- Vajalikust infost (nt. puhkuse kinnitamine või tagasi lükkamine) ja ülesanntest informeerivad kasutajaid automaatsed e-postile saadetavad teated. Igas teates on link töövoole, mis avab selle sobivas kohas.