TÜ üliõpilaste konkurss semestriõpinguteks partnerkõrgkoolis

TÜ üliõpilased saavad kandideerida partnerkõrgkooli õppima läbi avaliku konkursi, mis toimub kaks korda aastas ning mis viiakse läbi mobiilsuste haldamise tarkvara SoleMove vahendusel. Põhikonkurss 2024/25. õppeaastaks toimus veebruaris-märtsis, täiendav konkurss kevadsemestriks on perioodil 2. kuni 13. september 2024. Üliõpilased saavad kandideerida oma erialaüksuse Erasmus+ programmi partnerkõrgkooli, kellega on sõlmitud vastava eriala üliõpilaste õpirändeks koostööleping ning leping on konkursile lisatud. Täiendava konkursi puhul on ka eelduseks, et vastavas koostöölepingus kokku lepitud õppeaasta kvoot (üliõpilaste ja kuude arv) ei saanud põhikonkursiga täis ning välisülikool võtab veel TÜ-sisese konkursi järgselt vastu nominatsioone kevadsemestriks. 

I AVALDUSTE HALDAMINE

Logi SoleMOVE süsteemi https://saas.solenovo.fi/solemove/ ->Choose institution->University of Tartu (logi sisse TÜ kasutajaga).

Vasakul menüüribal vali Outgoing students->Applications in process 

Application period: Vali vastava TÜ valdkonna Erasmuse konkurss:

• Faculty of Arts and Humanities (Erasmus+ Europe additional call for spring 2025)
• Faculty of Medicine (Erasmus+ Europe additional call for spring 2025)
• Faculty of Science and Technology (Erasmus+ Europe additional call for spring 2025)
• Faculty of Social Sciences (Erasmus+ Europe additional call for spring 2025)

Koordinaatorile avaneb vaade ülikoolidest, kuhu avaldusi laekus. Koordinaator näeb ainult neid avaldusi, millel on home institution erialaüksus, mille avalduste vaatamiseks on koordinaatoril õigused antud (nt School of Law).

Avaldused on kuvatud grupeerituna koostöölepingute järgi, kuhu on avaldusi esitatud. Kui tudeng on märkinud avaldusele 2 sihtkohta, siis on tema avaldus nähtav mõlema lepingu all (tegemist on siiski ühe avaldusega).

Koostööleping avaneb lepingu nimele (nt Agreement: KA131 D HANNOVE02 0988) klõpsates. Ka lepingu nimes toodud EU subject area koodi alusel saad veenduda, et tegemist on teie lepinguga.

Lehe ülemises paremas servas on "CSV report" nupp, millele vajutades saab alla laadida Exceli kujul tabeli avalduste nimekirjast koos avaldustes toodud põhiandmetega. 

II AVALDUSE VAATAMINE JA HINDAMINE

Avalduste vaatamiseks ja hindamiseks vajuta esmalt rea lõpus olevale noolekesele ning seejärel avalduse numbrile.

Avalduse andmed on grupeeritud ja nähtavad alateemade kaupa, mis kõik tuleb läbi vaadata. Ülikoolide eelistused leiab "Exchange information" alt. NB! Avaldusel on küsitud keskmine hinne ("Average grade"), kuhu on palutud üliõpilasel märkida keskmine hinne üle kõigi tulemuste. Tema märgitud tulemus jookseb nii avalduste nimekirja üldvaatessse kui excel väljavõtesse ("Avg").

Kandideerimisel nõutavad lisadokumendid leiab "Enclosures" alt, avada saab dokumendi vajutades üles laetud faili peakirjale.

Kandidaadi hindamiseks võib anda punkte "Points" alateemale minnes, hinnata saab avalduse erinevaid osasid (motivatsioon, hinded, keeleoskus) ja seda eraldi kõikide märgitud ülikoolide lõikes. Hinnangute info jookseb avalduste nimekirja üldvaatesse (vaata juhendi teine ekraanipilt).  Hinnete panemine ei ole nõutud, aga hõlbustab otsuse tegemist, kui on palju kandidaate.

Mida väljavalimisel arvesse võtta?

• Motivatsioon, tulemused, keeleoskus (inglise keeles õppides vähemalt B2)
• Varasemad välisõpingud (avaldusel toodud current studies all), sh ei tohi ületada vastavas õppeastmes Erasmus+ programmi tegevustes osalemine 12 kuud
• Erialane seotus koostööleppes kokku lepitud valdkonnaga ja mahtumine kvooti (nii üliõpilaste arvu kui maksimaalsete kuude lõikes; kui arv 1 ja kuud 10, siis ei saa saata 1+1 üliõpilast viieks kuuks)
• Õpiränne peab mahtuma TÜ õppeaja sisse
• Välisülikooli lisatingimused, kui need on teile teada

III OTSUSTE MÄRKIMINE

Otsuse tegemisel tuleb silmas pidada nii üliõpilase sobivust õpirändesse kui ka jälgida koostöölepingus kokku lepitud kvooti. Üliõpilase saab välja valida samaks perioodiks ühte ülikooli, võimalusel arvestada üliõpilase eelistust (avaldusel märgitud "Choice", avalduste nimekirjavaates "C").

Otsus üliõpilasvahetusse väljavalimiseks tuleb märkida üliõpilase avalduse ülmises servas "Accept" nuppu vajutades.

Oluline! Kui üliõpilane on märkinud avaldusele mitu sihtkohta ja ta on neist ühte välja valituks osutunud, siis tuleb alustada positiivse otsuse märkimisest. Kui tema osas on ühte ülikooli välja valimise otsus märgitud, siis avalduste nimekirja üldvaatest tema nimi/avaldus kaob teiste ülikoolide/lepingute all kuvatavast kandidaatide nimekirjast. Kui märkida esimesena negatiivne otsus ühe eelistuse osas, siis kaob avaldus ka teiste sihtkõrgkoolide nimekirjast ning positiivse otsuse märkimiseks tuleb avaldus uuesti välja otsida ning teha sellel uus otsus välja valimise kohta.
Seega, negatiivne otsus tuleb märkida avaldusel ainult siis, kui te ei vali üliõpilast ühtegi kõrgkooli. Muudel juhtudel negatiivseid otsuseid ei märgita, ainult positiivne.

Institution/Enterprise(*): noolekesele vajutades saab märkida valiku, kuhu üliõpilase soovid kinnitada. Otsuse märkimiseks märgista vastav rida.

Agreement: noolekesele vajutades avaneb nimekiri koostöölepingutest.  Siin tuleb märgistada koostööleping, mille alusel üliõpilane kandideeris ja välja valitakse - oluline on valida korrektne leping. Avaldusel saaab "Exchange information" sektsioonis kontrollida, millise lepingu üliõpilane on avaldusel sihtkohta valides märkinud.

Märgi "Accept" (või lehe ülaservas "Reject application" - juhul, kui üliõpilast ei valita ühtegi sihtkohta). Kindlasti salvesta (Save) otsus.

"Send decision": selle nupu kaudu saab pärast otsuse märkimist teavitada üliõpilast otsusest, tudengile saadetakse automaatne eelseadistatud e-kiri.
Instituutide koordinaatorid teavitavad üliõpilasi nii positiivse kui ka negatiivse otsuse korral.

Vaade "Applications in process" lehel: positiivsete otsuste ees kuvatakse roheline linnuke, negatiivsete otsuste ees punane märk. Viimaseid näitab selles vaates ainult juhul, kui samasse kõrgkooli on keegi välja valitud. Kui negatiivne otsus tehti kõrgkooli osas, kuhu kedagi ei valitud, siis selles vaates negatiivse otsuse saanud avaldusi ei kuvata (need on leitavad vasakul menüüs "Processed applications" all (valida vastav "Application period").

IV VARUKANDIDAAT

Kui üliõpilane ei mahu lepingu kvooti, aga soovite panna ta ootejärjekorda (nii-öelda "joonealuseks" kandidaadiks), siis tuleb SM-is märkida negatiivne otsus, aga selle vormistamisel kommentaaride lahtrisse kirjutada üliõpilasele, et ta on varukandidaat (nt "Hetkel ei osutunud välja valituks, aga olete 1. varukandidaat"). Üldjuhul siiski varukandidaatidel ei teki reaalset võimalust välisülikooli suundumiseks, kuna välja valitud üliõpilased loobuvad pärast nominatsiooni- ja avaldustähtaega. Seetõttu pigem joonealuseid üliõpilasi märkida erandjuhul. Kui siiski loobumine toimub piisavalt vara, siis märkida välja valitud üliõpilase õpiränne tühistatuks ning muuta negatiivse otsuse saanud varukandidaadi otsus positiivseks.

ENLIGHT VÕRGUSTIKU AVALDUSED

TÜ osaleb ENLIGHT võrgustikus, mis koondab kümmet klassikalist teadusülikooli. Võrgustikul on Erasmus+ koostööleping, mis võimaldab TÜ üliõpilastel, üldjuhul (vt piirangud all) sõltumata õppekavast, kandideerida semestriõpinguteks võrgustiku ülikoolidesse. Lepingu nimi SoleMOVE süsteemis on KA131 ENLIGHT ALL. 
Kui üliõpilane on valinud sihtülikooliks partneri Enlight Erasmus+ lepingu alusel, siis väljavalimisprotsess ja avalduse kinnitamine toimub sarnaselt teistele partneritele erialaüksuses. 

Võrgustiku ülikoolide piiranud Enlighti Erasmus+ lepingu alusel vahetusüliõpilaste vastuvõtmisel ja kvoodid:

LISAVÕIMALUS KANDIDAATIDE REASTAMISEKS

Täiendav võimalus kandidaatide reastamiseks on "Outgoing placement" funktsionaalsus (vasakul menüüs ülalkirjeldatud "Applications in process" all). Avaldusi saab sorteerida konkursi (Application period), erialaüksuse (Home unit), üliõpilase nime ja avalduse staatuse alusel. Rea lõpus olevale kolmnurgale klikates avaneb nimekiri tudengi poolt valitud sihtülikoolidest/lepingutest (nimekirjas on ka teised sama kõrgkooliga sõlmitud lepingud, mis on vastava avaldusperioodi all avatud). Siin saab endale üles märkida kandidaadi/väliskõrgkooli eelistuse osas kommentaare, reastada avaldusi (R1 ja R2).
Kui on palju avaldusi, siis tasub katsetada, kas see funktsionaalsus aitab paremat ülevaadet saada ja otsuseid teha.

OTSUSE VORMISTAMINE

Lisaks SoleMOVE avaldustel otsuste märkimisele tuleb koostada erialaüksuse konkursi koondotsus ja see dokumendihalduse infosüsteemis (DHIS) vormistada. Seda selleks, et talletada ametlikud otsused ka muutmata kujul väljaspool süsteemi.

Võimalus on alla laadida Csv report (nupp asub lehe ülaosa paremas servas), mis lihtsustab väljavalitud tudengite andmete nägemist. Laadige alla Csv report peale otsuste tegemist. Ilmunud Exceli tabelis saate välistada enda jaoks mittevajalikud andmed.

Otsuse vormistamisel palun kasutage:

1) Varasemalt tuttavat otsuse vormi, kus on toodud välja valitud üliõpilaste nimekiri partnerkõrgkoolide kaupa ning üliõpilaste nimed, keda otsustati õpirändesse mitte saata (kasutada juhul, kui üliõpilasi kandideeris vähe);

2) Lühendatud tekstiga vormi, millele lisate SoleMOVE süsteemist alla laetud excel väljavõtte otsustega (ülal mainitud Csv report) (kasutada juhul, kui üliõpilaste nimekiri on pikk).

Otsus registreerida DHIS-s, allkirjastada ja suunata dokumenditeavitus õpirände koordinaatorile (Kristi Liivamägi, kristi.liivamagi@ut.ee).