Töövoo andmete täiendamine ja saatmine kooskõlastusringile

Õigusakti andmed:

• Õigusakti nimetus – selle on määranud vastutav täitja ja vahetu täitja seda muuta ei saa.
• Muudetav õigusakt – vahetu täitja saab õigusakti olemasolu korral sisestada viite DHIS-ist.
• Kavandi valdkond – vahetu täitja peab määrama kavandi valdkonna. Selle järgi paigutatakse kavandiga seotud failid DHIS-is õigesse kohta.
• Kavandi viimane versioon – siin kuvatakse kavandi viimane versioon. 
  • Kui kasutaja lisab uue faili, kaob eelmine versioon nimekirjast. Kõiki eelmisi kavandi versioone on võimalik avada vaatamiseks ajaloo sakil. 
  • Kavandi nimetuseks pannakse automaatselt õigusakti nimetus ning sulgudesse sõna kavand, versiooni number ja lisamise kuupäev. Kavandi nimetuse näide: "Näidisõigusakt" (kavand, versioon 1, 05.01.2010). 
  • Uue versiooni peab lisama siis, kui kavand muutub – enne kooskõlastusele saatmist, pärast kooskõlastusringi, kui parandused on tehtud, pärast keeletoimetaja märkuste aktsepteerimist või tagasilükkamist ning pärast õigusnõuniku kooskõlastust. Kui töövoos mingil sammul kavand ei muutu, pole vaja uut versiooni üles laadida. 
• Muud lisamaterjalid – kõik muud materjalid, mida ei lisata kavandisse, kuid mis annavad kooskõlastamisel lisainformatsiooni. Juba lisatud faile on võimalik kustutada vastava faili nime järel olevast ikoonist – .
• Seletuskiri – põhjendatakse õigusakti vastuvõtmise vajalikkust ja selgitatakse kavandi põhiseisukohti. Juba töövoogu lisatud faile on võimalik kustutada vastava faili nime järel olevast ikoonist – .
• Lähteülesanne – kuvatakse kas tekstina või failina vastavalt sellele, kuidas vastutav täitja ülesande sisestas.
• Lõpptähtaeg – kuvatakse kuupäev, mida vahetu täitja muuta ei saa.
• Kooskõlastamise tähtaeg – selleks kuupäevaks peavad kooskõlastajad õigusakti kavandi kooskõlastama. Igaks kooskõlastusringiks saab määrata uue kuupäeva.
  • Kui selleks kuupäevaks pole mõni kooskõlastajatest kavandit kooskõlastanud, tehakse märge, et vastav osakond ei kooskõlastanud ja vahetu täitja saab töövooga edasi liikuda.
  • Kui kõik kooskõlastajad kooskõlastavad enne tähtaega, ei pea vahetu täitja kooskõlastuse tähtaega ootama, vaid saab kohe töövooga edasi liikuda.
• Õigusnõuniku kooskõlastustähtaeg -  
• Kooskõlastajad – struktuuriüksused, kes peaksid kooskõlastusel osalema.
  • Vaikimisi on määratud kooskõlastajaks kantselei.
  • Vahetu täitja saab lisada üksused, vajutades lingile „Vali". Seejärel avaneb hüpikaken, kus kasutaja saab sisestada struktuuriüksuse nime või nimeosa ning süsteem kuvab leitud üksused. Üksuse valimiseks peab vajutama üksuse nimel.
  • Üksuse eemaldamiseks kooskõlastajate hulgast peab vajutama üksuse nime järel olevale ikoonile –
  • Kooskõlastajaid saab muuta seni, kuni õigusakti kavand pole käinud kooskõlastusringil.
  • Kui õigusakti kavand on kooskõlastatud, kuvatakse iga kooskõlastaja nime järel kooskõlastusviis (nõustus, nõustus märkustega, ei nõustunud). Kui on mitu kooskõlastusringi, kuvatakse viimane kooskõlastusviis.
• Määra uus täitja – vastutava täitja poolt määratud vahetu täitja saab töövoo edasi suunata teisele töötajale. Vahetu täitja saab töövoo edasi suunata ainult ühe korra. Uue täitja valimiseks tuleb vajutada lingile Vali ja valida töötaja, kellele soovitakse töövoog edasi suunata. Kui töötaja on valitud, tuleb vajutada nupule Suuna edasi. 
• Vastutava täitja kommentaar / Vahetu täitja kommentaar – vahetu täitja ja vastutav täitja saavad sisestada töövoos kommentaare ja neid hiljem muuta või kustutada. Teised töövoos osalejad saavad kommentaare lugeda.

Tegevused

• Saada tagasi – kui vahetu täitja ei saa mingil põhjusel jätkata õigusakti kooskõlatamist (mingi info on puudu või vigane, tähtaeg pole reaalne vms), saab ta selle saata tagasi vastutavale täitjale. Sellisel juhul on kohustus sisestada kommentaar tagasisaatmise põhjusega. Vajutades nupule Saada tagasi, suunatakse töövoog tagasi vastutavale täitjale ja talle lisatakse tööülesanne tähtajaga kolm tööpäeva. Vastutav täitja saab seejärel teha vajalikud muudatused ning suunata töövoo uuesti vahetule täitjale.
• Suuna edasi – kui vahetu täitja on määranud uue täitja, siis töövoo edasisuunamiseks tuleb vajutada nupule Suuna edasi.
• Salvesta – salvestab andmed vormil, kuid tööülesanne jääb lõpetamata.
• Kooskõlastusringile – saadab õigusakti kavandi kooskõlastusringile. Kooskõlastusele saatmiseks peavad kõik kohustuslikud (* märgitud) väljad olema täidetud. Kooskõlastajaks märgitud struktuuriüksuse juhigrupi liikmed saavad tööülesande õigusakti kooskõlastamise kohta. Tööülesande tähtajaks on kooskõlastamise tähtaeg.
• Keeletoimetajale – nupp kuvatakse, kui õigusakt on läbinud kooskõlastusringi. Keeletoimetaja rollile lisatakse tööülesanne teha keeletoimetus.
• Õigusnõunikule – nupp kuvatakse, kui õigusakt on läbinud kooskõlastusringi või keeletoimetuse. Õigusnõuniku rollile lisatakse tööülesanne kooskõlastada.
• Kinnita – nupp kuvatakse, kui töövoog on läbinud kõik kooskõlastamise etapid. Õigusakti kavandi töövoog saadetakse vastutavale täitjale kinnitamiseks. Vastutava täitja töölauale ilmub vastav tööülesanne.