Avatud registreerimisega koolituse ettevalmistamine
1. Koolitusprogrammi loomine
1.1 Kokkulepped õppejõudude ja vajadusel teiste struktuuriüksuste kontaktisikutega programmi sisu, aja, läbiviimise ja turundamise suhtes.
1.2 Koolitusprogrammi õigeaegne ja korrektne sisestamine TÜ õppeinfosüsteemi (edaspidi ÕIS), sh kursuse täpne pealkiri, ajakava, toimumise algus ja lõpp (kuupäev), koht, (linn, maakond).
1.3 Kui koolitusprogramm tehakse erinevate struktuuriüksuste koostöös, peavad kõik seotud osapooled (k.a õppejõud) olema informeeritud koolituse ettevalmistamise etappidest.
2. Eelarve koostamine ja avatud registreerimisega koolitustel hinna kehtestamine.
3. Koolitusruumi kasutamise kokku leppimine.
4. Koolituse turundamine.
5. Koolitusega seotud osapoolte informeerimine:
5.1 Hiljemalt 1 nädal enne kursuse toimumist tuleb osalejatele saata lisainfo koolituse täpse ajakava, koha, kellaaja, ööbimisvõimaluste, võimaliku kultuuriprogrammi vms ja programmijuhi kontaktandmetega.
5.2 2 päeva enne kursuse toimumist tuleb osalejatele saata meeldetuletus ajakava, koha (asukoht kaardil), kellaaegade, parkimisvõimaluste, kontaktandmete jm lisainfo kohta.
5.3 2 päeva enne kursuse toimumist tuleb õppejõule saata meeldetuletus aja, koha, transpordi info (sh lähetuse finantsallikas, parkimisvõimalused), kellaaegade, jaotusmaterjalide ja tehnika kohta (täpsustada, kas õppejõud kasutab mälupulka, sülearvutit, kas on video näitamise vajadus, pabertahvel, värvilised markerid jm).
6. Koolituse arve(te) esildise ettevalmistamine ja saatmine rahandusosakonnale arve(te) koostamiseks ja väljastamiseks.
6.1 Kui koolitusel osalejate miinimumarv on täitunud enne koolituse algust, tuleb osalejatele väljastada arve.
6.2 Arvete vormistamisel tuleb silmas pidada makseperioodi pikkust (nt Tallinna Haridusamet 21 päeva, Eesti Töötukassa 30 päeva).
7. Toitlustamise korraldamine (sh kohvipauside aegade ja menüüde kokku leppimine toitlustajaga).
8. Koolituse materjalide komplekteerimine, mapid õppijatele valmis pandud. Koolituse mapp sisaldab: koolituse ajakava, materjalid (komplekteeritud kokkuleppel õppejõuga), kirjutusvahend, puhas paber, uute koolituste reklaam jmt.
Tellimus- või hankekoolituse ettevalmistamine
- Koolitusprogrammi täpsustamine koostöös tellijaga
- Koolituse toimumise kohas tellijaga kokku leppimine. Kui majutuse ja toitlustamisega tegeleb koolituse tellija, siis tuleb täpsustada, kas nad on arvestanud ka koolitajaga.
- Koolitusel osalejatete andmete (nimi, isikukood, e-posti aadress, postiaadress, telefon) küsimine tellijalt.
- Koolitusel osalejatele edastamiseks mõeldud infolehe koostamine (info koolituse sisu, ajakava ja toimumiskoha kohta).