Tegevused avatud registreerimisega koolituse ettevalmistamisel:

1. Koolitusprogrammi loomine

1.1     Kokkulepped õppejõudude ja vajadusel teiste struktuuriüksuste kontaktisikutega programmi sisu, aja, läbiviimise ja turundamise suhtes.

1.2    Koolitusprogrammi õigeaegne ja korrektne sisestamine TÜ õppeinfosüsteemi (edaspidi ÕIS), sh kursuse täpne pealkiri, ajakava, toimumise algus ja lõpp (kuupäev), koht, (linn, maakond).

1.3    Kui koolitusprogramm tehakse erinevate struktuuriüksuste koostöös, peavad kõik seotud osapooled (k.a õppejõud) olema informeeritud koolituse ettevalmistamise etappidest. 

2. Eelarve koostamine ja avatud registreerimisega koolitustel hinna kehtestamine.

3. Koolitusruumi kasutamise kokku leppimine.

4. Koolituse turundamine.

5. Koolitaja(te)ga teenuse osutamise lepingu sõlmimine (vajadusel).

6. Koolitusega seotud osapoolte informeerimine:

6.1    Hiljemalt 1 nädal enne kursuse toimumist tuleb osalejatele saata lisainfo koolituse täpse ajakava, koha, kellaaja, ööbimisvõimaluste, võimaliku kultuuriprogrammi vms ja programmijuhi kontaktandmetega.

6.2    Hiljemalt 2 päeva enne kursuse toimumist tuleb osalejatele saata meeldetuletus ajakava, koha (asukoht kaardil), kellaaegade, parkimisvõimaluste, kontaktandmete jm lisainfo kohta.

6.3    Hiljemalt 2 päeva enne kursuse toimumist tuleb õppejõule saata meeldetuletus aja, koha, transpordi info (sh lähetuse finantsallikas, parkimisvõimalused), kellaaegade, jaotusmaterjalide ja tehnika kohta (täpsustada, kas õppejõud kasutab mälupulka, sülearvutit, kas on video näitamise vajadus, pabertahvel, värvilised markerid jm).

7. Koolituse arve(te) esildise ettevalmistamine (TÜ raamatupidamise sise-eeskiri, p.105, 106) ja saatmine rahandusosakonnale arve(te) koostamiseks ja väljastamiseks.

7.1     Kui koolitusel osalejate miinimumarv on täitunud enne koolituse algust, tuleb osalejatele väljastada arve.

7.2     Arvete vormistamisel tuleb silmas pidada makseperioodi pikkust (nt Tallinna Haridusamet 21 päeva, Eesti Töötukassa 30 päeva).

8. Toitlustamise korraldamine (sh kohvipauside aegade ja menüüde kokku leppimine toitlustajaga).

9. Koolituse materjalide komplekteerimine, sh mapid õppijatele. Koolituse mapp sisaldab koolituse ajakava, materjale (komplekteeritud kokkuleppel õppejõuga), kirjutusvahend, puhas paber, uute koolituste reklaam jmt.

10. Koolituse allkirjalehe ja tagasisidelehe ettevalmistamine.

Tegevused tellimus- või hankekoolituse ettevalmistamisel:

  1. Koolitusprogrammi täpsustamine koostöös tellijaga. Vajadusel korraldada tellija esindaja ja koolitaja kohtumine, et täpsustada koolituse rõhuasetusi, võimalikke näidisjuhtumeid, mida koolitusel käsitleda vmt.

  2. Koolituse toimumise kohas tellijaga kokku leppimine. Kui majutuse ja toitlustamisega tegeleb koolituse tellija, siis tuleb täpsustada, kas nad on arvestanud ka koolitajaga. Kui majutuse ja toitlustusega tegeleb pakkuja, siis tuleb õigeaegselt teha broneeringud (vajadusel väljastada garantiikiri või tasuda ettemakse) ja kontrollida need üle enne koolituse algust. 

  3. Koolitajalt üle küsida talle vajaminevad vahendid koolituse läbiviimiseks ja kindlustada nende olemasolu koolituse toimumispaigas.

  4. Koolitaja informeerimine koolituse koha ja aegade kohta. 

  5. Koolitusel osalejatete andmete (nimi, isikukood, e-posti aadress, postiaadress, telefon) küsimine tellijalt.

  6. Koolitusel osalejatele edastamiseks mõeldud infolehe koostamine (info koolituse sisu, ajakava ja toimumiskoha kohta).

  7. Koolitusmaterjalide ettevalmistamine (jaotusmaterjalid, ajakava, võimalike järgmiste koolituste reklaam jmt).

  8. Koolituse allkirjalehe ja tagasisidelehe vormistamine.


 

 

 

 

  • No labels