Lepingud (IIA) programmiriikide kõrgkoolidega (Euroopa-sisene õpiränne)

nda Selle Erasmus+ tegevuse raames on võimalik teha õpirände koostööd programmiriikidega – kõik Euroopa Liidu liikmes- ja majanduspiirkonna riikid ning mõned kandidaatriigid: Austria, Belgia, Bulgaaria, Hispaania, Holland, Horvaatia, Iirimaa, Island, Itaalia, Kreeka, Küpros, Leedu, Liechtenstein, Luksemburg, Läti, Malta, Norra, Poola, Portugal, Prantsusmaa, Põhja-Makedoonia Vabariik, Rootsi, Rumeenia, Saksamaa, Serbia,  Slovakkia, Sloveenia, Soome, Taani, Tšehhi, Türgi, Ungari.

TÜ ERIALAÜKSUSTE LEPINGUTE OTSIMINE SOLEMOVE SÜSTEEMIS

Avalik vaade:

https://saas.solenovo.fi/solemove/ ->Choose institution->University of Tartu (ei logi sisse)-> Exchange destinations Abroad and feedback->Your home unit (otsi erialaüksus)->Advanced search->Exchange program->Erasmus+ Europe

Koordinaatori vaade:

https://saas.solenovo.fi/solemove/ ->Choose institution->University of Tartu (logi sisse UT kasutajaga)->Agreements

Agreements->Home institution (erialaüksus)-> Exchange program->Erasmus+ Europe:

UUE LEPINGU KOOSTAMINE

Erasmus+ 2021-2027 (KA131) perioodi koostöölepingud tuleb sõlmida digitaalselt EWP andmevahetuse vahendusel. TÜ kasutab lepingute ja õpirännete haldamiseks SoleMOVE mobiilsustarkvara, mis on ühendatud EWP andmevahetusega. Läbi andmevahetuse lepingut (IIA) sõlmides töötavad mõlemad pooled oma infosüsteemis enda lepinguversiooniga, mille nad saadavad teisele poolele EWP abil kinnitamiseks. Seega, lepingul on kaks eksemplari. Lepingu koostamisel on kaks võimalust:

1. Varasema IIA põhjal: ava (pliiatsi märgist) ja kopeeri (Copy) olemasolev leping, muuda andmed (sh agreement name ja agreement code ning lepingu kehtivus), salvesta, allkirjasta ja teavita partnerülikooli (Notify host in EWP). Täpsemalt väljade täitmist vt variant 2.
2. Uue IIA loomine vana aluseks võtmata: Agreements->Add new

Lepingu üldinfo täitmine (kui ei kopeerinud vana lepingut):

Agreement type: bilateral agreement

Status: Active

Digitally signed (in effect): „yes“ märgistub automaatselt, kui leping TÜ polt allkirjastatakse

Name of agreement: Näiteks KA131 LV RIGA01 023, kus KA131 on Erasmus+ projekt 2021-2027 (eelmine periood oli KA103); LV RIGA01 – vastava välisülikooli Erasmuse kood; 0230 – lepingu study area code. Vajadusel lisa ka sõnaline eristus.

Exchange program: Erasmus+ Europe

Home institution EWP: University of Tartu (TÜ, mitte allüksus – seob lepingu TÜ andmevahetusega)

Host institution EWP: nt University of Turku (alati ülikool, mitte allüksus)

Home institutions: nt Department of Geography (alati vali erialaüksus)

Host institutions: nt University of Turku (alusta nimetuse sisestamist ja vali pakutavast sobiv; kui vastavat ülikooli ei ole sisestatud SoleMOVE’i, pöördu Jaanika Haljasmäe poole)

Start date: 01.09.2024 (kui alguseks 2024/25. õppeaasta). Palun mitte märkida alguseks augustit (välisülikooli süsteemis võib august automaatselt tähistada eelmist õppeaastat)

End date: 31.07.2029 (kui lõpuks 2028/29 õppeaasta, mis on maksimaalne võimalik)

Send email reminder: pole vaja märkida, kui leping kehtib standardse aja

EU subject area: nt 0231-Languages, not further defined (alusta nimetuse või koodi sisestamist, pakub nimistust valikuid); saab vajadusel valida mitu (vt EU subject area nimistut) NB! Kasuta tuleb 4-kohalist koodi!

Applications are addressed to this program: No

Agreement code: variant a) kopeeri „Name of agreement“ ja eemalda tühikud või variant b) pane sõnaline kood, nt TartuTurkuGeography (NB! väldi erilisi sümboleid ja tühikuid; tegemist on EWP jaoks olulise tehnilise väljaga)

Partner's agreement code: tekib lepingu sidumisel välisülikooli vastava lepinguversiooniga

Additional information: lisainfo TÜ-siseseks kasutamiseks

Subject of agreement: vali rippmenüüst nt „Studying“ (üliõpilasvahetus) ja „Teaching“ (õppejõuvahetus). Kui kokkulepe ainult üheks tegevuseks, siis vastavalt see üks tegevus. Valik annab järgmises etapis võimaluse lisada vastava tegevuse õpirände kokkulepped (kvoodid)

Salvestada (Save), seejärel tekib võimalus lisada õpirände kvoodid kõigiks määratud tegevusteks mõlemal suunal (kui aluseks kopeeritud vana leping, siis kuvab juba vanu kvoote, mida saab muuta)

Õpirännete kvootide kokkuleppimine:

Iga tegevuse (nt studying ja teaching) osas tuleb märkida mõlemal suunal (incoming/outgoing) kokkulepped/kvoodid, selleks vastava tegevuse all vali „add new“, tekivad lahtrid täitmiseks:

EU subject area: rippmenüüs pakub lepingu üldosas juba märgitud valdkonna/valdkonnad

Field of education clarification: märgi, kui eriala vajab täpsustamist (nt valdkond 0231-languages, täpsustaval real German studies)

Number of places: nt 2

Duration (months): nt 10 (NB! „kuud kokku“ üliõpilaste arvu kohta, st antud juhul 2 üliõpilast, mõlemad 5 kuud ehk üks semester)

Availability: märgi ainult, kui tudengite vahetus võib toimuda kindlal semestril (nt kevad) või kui võetakse vastu ainult terveks õppeaastaks (st semestriks ei saa minna/tulla), üldjuhul jäta „Not Specified“

Blended mobility: „Yes“, kui on plaanis ka põimitud õpiränded (5-30 päeva füüsiline õpiränne+ virtuaalne osa, kokku minimaalselt 3 ECTS)

Study cycle: vali vastavalt 1st cycle (BA ja rakendus); 2nd cycle (MA); 3rd cycle (PhD)

Home organisation ja Host organisation: märgi vastavalt suunale (annab juba ette rippmenüüs), mille andmeid parasjagu täidad, saatev- ja vastuvõttev ülikool (TÜ puhul erialaüksus, mis lepingu üldosas toodud): NB! Kui kopeerisid vana lepingu, siis saatev ja vastuvõttev ülikool tuleb siin ikka lisada, kuna neid vanas lepingus selliselt kvootide juures ei kuvatud.

Additional info: kui selle alategevuse (nt studying) ja suuna (nt incoming) osas on vaja märkida lisainfot/kitsendusi

Language requirement: vajuta „Add language“, tekib võimalus märkida keelenõuded (incoming alati English B2); pärast sisestamist vajuta uuesti „Add language“, et lisaks märgitud keelenõude ja „Save“

Incoming teaching/outgoing teaching sektsioonides kõik sarnane, kvoodi kokkuleppimisel märkida „Number of places“ (nt 2) ja „Duration (days)“ (nt 14). Ära jäta keeletaseme lahtreid tühjaks.

Documents and links: lisamiseks vajuta „Add new“; Võimalus lisada a) välisülikooli infokirju (valida suunaks „out“ ehk TÜ väljaminevad üliõpilased ja avaldamiseks „public“): b)  paberil allkirjastatud koostööleping või koostööd kinnitav e-kiri (suunaks „both“ ja avaldamise osas „private“, et ei läheks avalikku vaatesse)

Partner's contact persons: lisa partnerülikooli kontakt läbi „Add new“ otsides SoleMOVE sisestatud kontaktidest (Search partners' contact persons ->vastav riik ja nime- või e-postiaadressi osa); kui süsteemis seda kontakti veel ei ole, siis lisa otse lepingusse; salvestamiseks „Save contact person“ Veendu, et lepingus ei oleks kontakte, kus on nime väljad tühjad (toodud ainult e-post).

Organisation's contact persons: lisa TÜ poolne kontakt läbi „Add new“ – saab lisada ainult koordinaatori, kes on ka SoleMOVE kasutaja (Search user to be added as contact); lisa „Responsibility“-> Departmental Coordinator; Märgi, kas tegemist on allkirjastaga->“Signatory“->“Yes“; salvestamiseks „Save contact person“

Save: salvesta leping

Sign agreement: allkirjasta leping (kinnita digitaalselt) UUS! Soovitus alguses mitte allkirjastada - saata välisülikoolile ülevaatamiseks "Notify host in EWP", paluda neil üle vaadata/vajadusel anda tagasisidet, lasta neil teha oma versioon ja teile saata ning allkirjastada siis, kui mõlemad versioonid on olemas ja klapivad 100% ja on omavahel seotud. Oluline, et hilejm ei unustaks enda poolt allirjastada.

Notify host in EWP: teeb digitaalselt kinnitatud lepingu läbi andmevahetuse (EWP) välisülikoolile nähtavaks

Check from EWP: kuvab nimekirja vastava välisülikooli poolt Tartu Ülikoolile tehtud lepinguversioonidest (leides vaste antud lepingule, märgi see ära ja seo (Connect) lepinguga, mille andmetel oled (lepingule tekib nende lepinguversiooni number ehk Partner's agreement code). Pane tähele, kas välisülikooli kuvab EWP-s nimega (nt University of the Basque Country) või SCHAC koodiga (ehu.eus). Seda on oluline teada välisülikooli IIA versiooni Waiting for Signature all otsides (seal toiub nende IIA kinnitamine).

Välisülikooli digitaalne kinnitus ja nende lepinguversiooni info lepingul:

VÄLISÜLIKOOLI LEPINGUVERSIOON

Läbi andmevahetuse (EWP) lepingut sõlmides töötavad mõlemad pooled oma infosüsteemis enda lepinguversiooniga, mille nad saadavad teisele poolele EWP abil kinnitamiseks. Seega on lepingul kaks eksemplari. Lepingu saab digitaalselt sõlmituks lugeda, kui:

• meie lepingul on välisülikooli kinnitus;
• see on seotud nende lepinguversiooniga ning
• välisülikooli lepinguversioon on kinnitatud meie poolt.

Oluline on veenduda, et eksemplaride andmed klapiks (kvoodid, kehtivus õppeaastates). Enda lepingu versiooni saab muuta ka pärast selle allkirjastamist. Välisülikooli lepinguversioon tuleb meile läbi EWP pildina, seda ei saa meie muuta.

Välisülikoolide lepinguversioonid on nähtavad:

1) enda lepingul ülal paremal "Check from EWP" kaudu (siin vaates ei saa neid kinntada, ainult oma IIAga ühendada) ja

2) „Waiting for signature“ saki all: Agreements->Waiting for signature (siin saab neid kinntada)

Välisülikoole kuvab EWP-s kas :1) nimega (nt University of the Basque Country) või 2) SCHAC koodiga (ehu.eus).

NB! Vaade kuvab kõiki Tartu Ülikoolile EWP kaudu suunatud partnerülikoolide lepinguid, tegemist ei ole vaid erialaüksuse vaatega. Lepinguid saab eristada õppevaldkonna koodi (EU subject area) alusel.

Kui tegemist on teie lepingu välisülikooli eksemplariga, siis saab selle üle vaadata ja sobivuse korral allkirjastada (Sign agreement). Allkirjasta ainult siis, kui see on juba seotud meie lepinguga "Agreements" all.

SOOVITUSED

Vaata ka SoleMOVE ülevaatlik juhis koostööleppe sõlmimiseks EWP vahendusel

Olles lepingu välisülikoolile saatnud (Notify host in EWP) anna kontaktisikule e-kirja teel teada, et oled lepingu teinud ja EWP vahendusel neile saatnud (mainides, mis on lepingu EU subject area ja agreement code). Palu teada anda, kas nad on lepingu kätte saanud ning teinud ka enda versiooni. Vajadusel saab seejärel teha enda versioonis muudatusi või paluda neil enda versiooni muuta, et need vastaks mõlemalt poolt teie sisulistele kokkulepetele (sh kehtivus). Kui kõik klapib, siis ühendage enda ja välisülikooli versioonid ning kinnitage mõlemad.

Kui välisülikool ei saa lepingut läbi EWP kätte ja/või meie ei näe nende lepinguversiooni, siis

1. Veendu, et kõik lepingu väljad on täidetud ja vastavad sellele, mis olete kokku leppinud (kui lepingus on kokku lepitud ka töötajavahetus, siis ka siin ei tohi keeletaseme nõuded olla märkimata);
2. Kasuta ainult 4-kohalisi erialakoode (nt 0231)
3. Vaata üle, et kõik EWP jaoks olulised väljad on täidetud korrektselt (Home institution EWP: University of Tartu; Host institution EWP: vastav välisülikool; Agreement code: toodud kood on tühikuteta);
4. Paranda vajadusel lepingus toodud kontaktid (et ei oleks e-posti aadresse ilma sinna lisatud kontaktisiku nimeta);
5. Vaata üle lepingu algus- ja lõppkuupäev (algus septembri alguses ja lõpp juuli lõpus);
6. Kui välisülikooli versioonid on tulnud mitmes osas (in/out või study/teaching eraldi), siis palu nende lepingud kustutada, kustuta need ka SoleMove-s "Waiting for signature" all ning läkita neile uuesti enda versioon. Kõik süsteemid peavad suutma vastu võtta ja välja saata lepinguid, kus on tegevused ühes lepingus (tekivad EWP probleemid, kui on lahku löödud).
7. Kui mõlemad versioonid on nähtavad, aga välisülikool (eriti, kui ta on Dashboardi kasutaja) ei näe meie lepingu agreement code'i, siis veendu, et versioonid on ühendatud ja saada neile uus teavitus (Notify host in EWP).

Kui parandused ei ole probleemi lahendanud, siis:

1. Palu neil suhelda enda infosüsteemi arendajaga;
2. Küsi, mis infosüsteemi nad kasutavad;
3. Uuri, mis on nende lepingu agreement code (kui probleem puudutab nende tehtud lepingut);
4. Anna vastav info koos probleemi kirjeldusega (sh, mis on juba tehtud selle parandamiseks) Jaanikale Haljasmäele.

Välisülikoolid kasutavad väga erinevaid infosüsteeme, mis on sarnaselt SoleMOVE’le EWP andmevahetusega liidestatud. Nende süsteemid võivad töötada teisiti, sh on erinevad terminid ja see, kuidas nad meie lepinguversioone näevad või enda omi teevad/meile saadavad. Seetõttu ollakse erinevas inforuumis ja üks-ühele kirjeldused ei pruugi olla neile mõistetavad. Samuti ei ole kõik lepingute koostajad/kontaktisikud kursis, et EWP andmevahetuse puhul on mõlemal poolel oma lepingueksemplar, et ei töötata ühe „dokumendiga“ (seda eriti juhul, kui nad kasutavad Erasmus+ Dashboardi tasuta rakendust).