You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

Version 1 Next »

Leiad eestieelse versiooni siit.


I ACTIVITIES BEFORE THE DEADLINE FOR SUBMISSION OF TENDERS 

Entering a simple query and sending an invitations to tender

Starting a new query

To create a new simple query you must select Query -> Simple query from the DMIS (document management information system) menu Add new.

Tenderer details

Enter the details of the tenderers to whom you wish to send the invitation to tender. To do this, click on the field Tenderer details:

The Add contact window will open:

Search the system for available data on the tenderer. To do this, in the Company name field (in the red box), start typing the name of the tenderer. For example, in the case of SA Archimedes, start typing Archimedes.. etc.. If more than one contact is offered, select the option with the registration code.

  • If the tenderer is present in system and the details of the institution in the red box and the contact person in the blue box match, select Add.
  • If the tenderer is present in system and the contact details of the institution in the red box match, but the contact details in the blue box do not, i.e. the invitation should be sent to another person/address, then edit/add the contact details (blue box). Then select Add.
  • If the tenderer is not in the system, enter the details of the institution in the Company name and E-mail fields (red box). If you also have a contact person's name and e-mail address, fill in the fields in the blue box and select Add.

When adding a contact, never modify/update the existing company details (red box). If necessary, edit/update the contact person details (blue box).

More in-depth user guide on adding contacts (in Estonian)

If you are asking for a tender from fewer than three tenderers, please add a justification in the Reason (if you are asking...) field .

Check that the contact details you enter are up to date and correct. It is not possible to modify the contact details in the query once the invitation(s) to tender has been sent! However, if there is a need to add or correct contact details, the existing query must be cancelled and a new enquiry must be created (see how to cancel...)

Query details

When filling in the fields, also check the help texts by holding the mouse over the icon 

  • Enter the name of the query - add a title to the query containing the name of the procurement object. For example, "Translation service for article", etc.
  • Enter a description of the query and/or attach it as file(s) in the following field Description as file.. .. To enlarge the input area, scroll the box from the bottom right to make it larger. Describe the service or product you are requesting as fully and unambiguously as possible. Be sure to include the quantity requested, the delivery address/place of delivery, etc. If you refer to a specific product name, brand, trademark, etc. in the terms and conditions, always add 'or equivalent'. 
  • Enter the deadline for the submission of tenders, i.e. the deadline by which tenderers can submit their tenders and after which the contracting authority can inspect them -
    • Insert date and time.
    • Give tenderers sufficient time to prepare and submit their tenders.
    • Once invitation(s) to tender has been sent out, it is not possible to change the deadline for submission of tenders. If the tenderer asks for an extension of the deadline for submission of tenders anda a contractor agree to extend it, a new query must be issued (see how to cancel)
  • Enter the deadline for fulfilling the order, i.e. the latest date by which the service must be provided or the goods delivered. If you enter the delivery time in days/months/weeks ("10 months", "4 weeks"), the delivery time will start counting from the moment the decision on the query is made, i.e. from the moment the order is confirmed (or, if the query results in the conclusion of a sales contract, from the moment the contract is concluded). You can also enter as a specific date, e.g. "21.05.2022", "not later than 01.10.2022", etc. 
  • Tender validity period - indicate how long the tender must be valid from the deadline for submission of tenders, for example "The tender must be valid for at least 30 days from the deadline for submission of tenders.". The period of validity of a tender starts from the deadline for submission of tenders and must be long enough to allow a decision to be taken on the valid tender, meaning to confirm the order/enter into purchase contract. At the time of the decision, only a valid offer can be the basis.
  • Expected cost - enter only if you want tenderers to know what you have estimated. The amount entered is not a mandatory for tenderers.
  • Evaluation criterion - indicate the criteria on the basis of which you will select the successful tenderer. This is the typical criterion for selecting the successful tenderer in public procurement - the lowest cost. In addition to cost, other parameters may be taken into account in the evaluation, such as additional guarantees, additional functionality, etc. Edit/add if necessary. It is essential that the evaluation criterion(s) is (are) already included in the query. The evaluation criterion may not be modified/added after the deadline for submission of tenders.
  • Documents/data to be provided in the tender - indicate which documents must be included in the tender. If necessary, modify/complete the pre-inserted text.
  • Project ID - if the subject of the procurement is an expenditure related to project(s), enter here the ID of the project(s) (number, name, etc.).


Query team

If necessary, add team members to the query.

Be sure to add a team member or several from your structural unit, if you know that you are going on vacation or for some other reason you cannot answer the questions about the query promptly, review the tenders quickly enough and make a decision about the query.


Meeskonnaliikmed saavad päringu kohta e-postile järgmisi teavitusi:

  • pakkuja on esitanud küsimuse päringu kohta,
  • pakkumuste esitamise tähtaeg on möödunud,
  • pakkuja on vastanud küsimusele pakkumise kohta, 
  • pakkumuste esitamise tähtajast on möödunud 1 kuu (juhul kui selleks ajaks pole päringu kohta otsust tehtud.

Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isikutel on alati päringu lugemisõigus  (ei pea selleks meeskonda lisama).

Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isikutel puudub päringu lugemisõigus ning nemad näevad konkreetset päringut vaid päringute loetelus (päringu numbrit, nimetust ja staatust, hankija nime, pakkumuse esitamise tähtaega).

Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus kirjutamisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi ja otsuseid, teha ise otsuseid, vastata küsimustele/esitada küsimusi).

Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus lugemisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi, otsuseid, küsimusi-vastuseid, ise küsida-vastata ja otsuseid teha ei saa). 

Meeskonnaliikmeks ei pea lisama päringu koostajat (väli Hankija). Päringu koostajal on päringus nii lugemis- kui ka kirjutamisõigus ning ta saab ka kõik teavitused päringu kohta.


Meeskonna liikmete lisamine

Meeskonna liikmeid saad muuta/täiendada kõigis päringu etappides (nii enne kui ka pärast pakkumuste esitamise tähtaega). See on ka ainuke asi, mida päringu juurde muuta saab pärast pakkumuste esitamise tähataja möödumist.

Selleks vajuta Päringu andmed all Muuda. Avaneb: 

Otsi loetelust inimene(sed) keda soovid lisada, vajuta ja seejärel

Päringu salvestamine ja pakkumiskutse saatmine

Veendu, et andmed said ammendavalt ja õigesti sisestatud.

Pakkumuskutse saatmiseks vajuta .

Võid ka päringu koos sisestatud andmetega salvestada vajutades nuppu , hiljem päringu andmeid muuta/täiendada ning pakkumiskutsed hiljem välja saata.


Päringu andmete täiendamine

Pärast pakkumiskutsete välja saatmist kuni pakkumuste esitamise tähtajani saad saata pakkujatele vajadusel teateid täienenud päringu andmetest. 

Päringu kohta saadetud teated on osa päringu lähteandmetest.

Päringu andmeid täiendades arvesta, et pakkujatel jääks piisavalt aega uue pakkumuse koostamiseks, sest päringule seatud pakkumuste esitamise tähtaega muuta ei saa!

Kui teate saatmise aja ja pakkumuste esitamise tähtaja vahele jääb liiga vähe aega, tuleb päring pigem tühistada ja koostada uus päring. Sel juhul saada pakkujatele teade, et päringu andmed on täienenud ja kuna pakkumuste esitamiseks jääb liiga vähe aega, siis koostad uue päringu ning olemasolevale päringule pakkumusi ei oota. Olemasolevale päringule tuleb pakkumuste esitamise tähtaja möödumisel koostada eitav otsus põhjendusega "Päring tühistatud, sest päringu lähteandmed muutusid ning pakkujatele ei jäänud piisvalt aega uuenenud andmete põhjal pakkumust koostada".

Päringu kohta teate saatmiseks vajuta nuppu Saada teade:

Avaneb teate saatmise vaade:

Lisa teade väljale Sisu ning vajuta nuppu Saada teade. Kõikidele pakkumiskutse saanud pakkujatele saadetakse teavituskiri päringu andmete uuendamise kohta.

Saadetud teateid näed päringu vaatamise lehel plokis Teade ja saadetud teavituskirju plokis E-post.


Päringu kohta esitatud küsimusele vastamine

Pakkuja küsimusele vastamine

Pakkuja esitatud küsimusest päringu kohta saadab DHIS päringu koostajale ja kõigile päringu meeskonna liikmetele teate e-postile. Teates sisalduvale lingile vajutades avaneb päringu vaade. Keri allapoole ja leia plokk , ning klõpsa küsimus lahti:

Küsimusele vastamiseks vajuta nuppu Vasta. Avaneb:

Päringu kohta esitatud küsimuste vastused on osa päringu lähteandmetest.

Kui sinu vastus muudab või täiendab päringu lähteandmeid, siis võta arvesse pakkumuse esitamise tähtaega ja jäta pakkujatele piisavalt aega pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks.

Esialgu seatud pakkumuse esitamise tähtaega päringul muuta ei saa. Kui pakkujatele ei jää piisavalt aega täienenud andmeid arvesse võttes pakkumuse esitamiseks, tuleb päringu kohta saata teade (vt Päringu andmete täiendamine) ja koostada uus päring ning olemasolevale päringule tuleb pakkumuste esitamise tähtaja möödumisel koostada eitav otsus põhjendusega "Päring tühistatud, sest päringu lähteandmed muutusid ning pakkujatele ei jäänud piisvalt aega uuenenud andmete põhjal pakkumust koostada".

Kirjuta vastus väljale Vastus ning vajuta nuppu Saada.

Vastus koos küsimusega kuvatakse pakkuja keskkonnas kõigile pakkujatele.


Küsimuste ja vastuste vaatamine

Päringu andmetest allpool on küsimuste ja vastuste plokk: 

Siin näed kõiki päringuga seotud küsimusi ja vastuseid - nii päringu kohta esitatuid kui ka pärast pakkumuse esitamise tähtaja möödumist pakkujale pakkumuse kohta esitatud küsimusi ja vastuseid neile. Vastamata küsimuse reale klõpsates avaneb aken, kus saab küsimusele vastata.


Päringu tühistamine

Päringu tühistamiseks enne pakkumuste esitamise tähtaja saabumist:

1) saada teade kõigil pakkumuskutse saanud pakkujatele (vt lähemalt Päringu andmete täiendamine), et ei oota päringu kohta pakkumisi, et tühistad päringu ning põhjenda ka tühistamist;

2) pakkumuste esitamise tähtaja möödudes saadab süsteem sulle meilile automaatse teate pakkumuste esitamise tähtaja möödumise kohta. Koosta päringule ei-otsus (st ei valitud edukat pakkumust) põhjendusega "päring tühistatud".


II TEGEVUSED PÄRAST PAKKUMUSTE ESITAMISE TÄHTAEGA

Pakkumuste läbivaatamine

Pakkumuse esitamise tähtaja möödudes saadab DHIS hankijale ja päringu meeskonna liikmetele teavituse tähtaja möödumise kohta. Teavituses on link päringule.

Pakkumuste vastavuse kontroll ja hindamine

Kontrolli, kas päringule on esitatud pakkumusi. Selleks keri päringu andmete lehel allapoole kuni plokini Pakkumus(..). 

  • Kui ploki nimetuse taga sulgudes on 0, pole järelikult ühtegi pakkumust esitatud. Liigu edasi päringu kohta otsust tegema.
  • Kui ploki nimetuse taga on sulud ja neis 0-st suurem number, klõpsa plokk lahti:

Kõik pakkumused, mis on staatuses Esitatud ning millel on täidetud väli Summa (kasvõi 0,00 eurot), on hankemenetluses osalevad pakkumused ja tuleb avada!

Tagasi võetud pakkumus on pakkuja varem esitatud, kuid pakkumuse esitamise tähtajaks tagasi võetud pakkumus. Tagasi võetud pakkumuse summat ei kuvata ja selle sisu pole hankijale nähtav.


Kontrolli pakkumuse vastavust päringu lähteandmetes seatud nõuetele ning vali hindamiskriteeriumi järgi välja edukas pakkumus.

1) Selleks ava esitatud pakkumus. Avaneb pakkumuse kuva (pilt kõrval).

2) Tutvu pakkumuse väljal Sisu kirjeldatud pakkumusega ja kui pakkumusega esitati ka faile, siis nendega (väli Sisu (lisad)). 

3) Kontrolli, kas esitatud pakkumus vastab päringu lähteandmetes esitatud tingimustele. Päringu lähteandmed on:

  • pakkumiskutses esitatud päringu andmed ja tingimused,
  • päringu kohta enne pakkumuste esitamise tähtaega saadetud teated ning
  • päringu kohta enne pakkumuste esitamise tähtaega esitatud küsimustele saadetud vastused.

Kui tingimus oli päringu lähteandmetes seatud, siis pakkumus peab sellele ka vastama. Kui pakkumus ei vasta, siis see pakkumus tuleb tagasi lükata ning see pakkumus ei osale hindamisel.

4) Alusta pakkumuste hindamist. Pakkumusi tuleb alati sisuliselt hinnata, st lahtrisse Summa (km-ta) sisestatud number ei saa olla aluseks. Kontrolli alati üle pakkumuses sisalduvad arvutused. Hankija peab enne otsuse tegemist veenduma, et pakkumus, selles tehtud arvutused ja maksumus on õiged ja üheselt arusaadavad.

Kui pakkumuses on ebaselgusi, või lahtrisse Summa (km-ta) kirjutatud maksumus erineb pakkumuses märgitud maksumusest ja selle erinemise põhjus on ebaselge, või arvutused pole õiged, tuleb pakkujalt selgitust küsida (vt Pakkumuse kohta kirja saatmine). Pakkumusi muuta ei tohi, seetõttu võib pakkuja pakkumuse kohta anda vaid selgitusi, täpsustusi, kinnitusi vms.



Liisuheitmine

Kui esitatud tingimustele vastavate pakkumuste seas on mitu võrdse madalaima maksumusega, või kui pakkumuste hindamise aluseks oli kehtestatud lisaks maksumusele täiendavaid hindamiskriteeriume, siis võrdsete kõrgemate hindamispunktidega pakkumust, tuleb nende pakkumuste vahel liisku heita.

Anna pakkujatele teada liisuheitmise aeg, koht ja kord, saates pakkumuse kohta kiri (vt juhendis järgmine punkt). Anna pakkujatele teada, et kui nad soovivad liisuheitmisest osa võtta, võivad nad seda teha äriregistri järgi ametliku esindaja või volitatud esindaja läbi. Viimasel juhul tuleb pakkujal esitada volikiri volitatud esindaja kohta enne liisuheitmist. Lisa teavitusele enda meiliaadress juhuks, kui pakkuja soovib saata esindaja volikirja (läbi pakkuja keskkonna ta faili vastuskirjale lisada ei saa).

Näide liisuheitmise korra kohta: Liisuheitmiseks kasutatakse sedeleid, millele on kantud pakkujate nimed. Sedelid murtakse kokku või asetatakse igaüks eraldi ümbrikusse selliselt, et neid ei ole võimalik väliselt eristada. Enne liisuheitmist sedelid segatakse. Liisutõmbaja, kelleks on pakkuja esindaja või hankija esindaja, tõmbab sedeli ja sellel sedelil märgitud pakkuja pakkumus on edukas.

Liisuheitmise läbiviimise käik ja tulemus tuleb protokollida. Protokoll tuleb lisada päringu kohta tehtava otsuse juurde. Sellekohane märge tuleb teha ka otsust koostades väljale Otsuse põhjendus. Näiteks: "Tingimustele vastavate pakkumuste seas oli madalaima maksumusega pakkumused võrdse maksumusega. Edukas pakkumus selgitati välja liisuheitmise teel. Edukaks osutus …."


Pakkumuse kohta kirja saatmine

Pärast pakkumuse esitamise tähtaega ei tohi pakkumuses esitatud andmeid täiendada ega muuta. Lubatud on vaid pakkumusega esitatud andmete selgitamine ja täpsustamine.

Kirja saatmiseks vajuta pakkumuse vaates nupule Esita küsimus. Avaneb küsimuse saatmise aken (pilt kõrval).

Sisesta küsimus (või teade liisuheitmise aja, koha ja korra kohta) väljale Küsimus ning vajuta nuppu Saada.

DHIS teavitab hankijat ja päringu meeskonna liikmeid esitatud küsimusele laekunud vastusest e-kirja teel. Kirjas on link DHISi päringu lehele.


Kõiki päringuga seotud - nii päringu kui ka pakkumuse kohta esitatud küsimused ja vastused on plokis Küsimus/vastus:


Otsuse tegemine

Enne otsuse koostamist veendu, et oled tutvunud päringu kohta toimunud teabevahetusega (plokid  ja ). 

Otsuse koostamiseks vajuta nuppu Koosta otsus.

Kui nupu Koosta otsus vajutamisel ei avane otsuse lisamise vaade, kontrolli kas nupu Muuda kõrval on nupp Detailne vaade.

Kui on, siis klõpsa sellel ja saad otsuse koostamisega uuesti alustada (vajuta uuesti Koosta otsus).


Avaneb otsuse lisamise kuva (pilt paremal):

1) Vali ripp-menüüst Kas valiti edukas pakkumus? :

  • Jah - valitakse edukas(d) pakkumus(ed);
  • Ei - edukat pakkumust ei valita.

2) Kui "Jah", st. päringul on edukas(d) pakkumus(ed), siis avaneb tabel kõigi päringule esitatud pakkumustega:

  • Vali tabelis edukaks tunnistatava(te) pakkumus(t)e järel veerus Kas valiti edukas pakkumus -> "Jah" ning märgi seejärel veerus Mis summas on edukas (km-ta) see summa, mis osas kavatsed selle pakkumuse edukaks tunnistada. Kui olid päringus küsinud ja pakuti ühikuhinda, siis on eduka pakkumuse maksumuseks käibemaksuta ühikuhind korrutatuna arvestusliku kogusega. Veergu Lisainfo pakkujale saad märkida teabe, mida soovid sellele pakkujale edastada teavituskirjas otsusest. Kui edukaks tunnistatava pakkumuse maksumus erineb maksumusest, mille pakkuja ise pakkumuse kogumaksumuseks märkis, anna sellest pakkujale teada väljal Lisainfo pakkujale. Samuti võid seal täpsustada tarne aega, kohta või kontaktandmeid.
  • Kui pakkumus ei ole edukas, siis jääb veergu Kas on edukas pakkumus  - >"Ei" ja veergu Mis summas on edukas (km-ta) jääb 0,00. Väljale Lisainfo pakkujale saad märkida teabe, mida soovid sellele pakkujale edastada teavituskirjas otsusest.
  • Väljale Eduka(te) pakkumus(te) maksumus (km-ta) summeerib süsteem ise edukaks valitud pakkumuste maksumuse kokku. Seda välja muuta ei saa.
  • Põhjenda otsust väljal Otsuse põhjendus - arvesta, et sisestatud põhjendus edastatakse kõikidele pakkumuse teinud ettevõtjatele automaatselt edastatavas teavituskirjas. Mõned tüüpilisemad põhjendused "Jah" ja "Ei" otsustele on näitena ka otsuse tegemise kuval kirjas, vajadusel saad sealt sobiva põhjenduse lahtrisse kopeerida kuid võid ka põhjenduse ise vabalt sõnastada. Võid ka kõigile pakkumuse teinud pakkujatele teada anda eduka pakkumuse teinud pakkuja nime ja selle pakkumuse kogumaksumuse, automaatselt seda teavet kõigile pakkumuse teinud pakkujatele ei edastata:

  • Väljale Lisainfo otsuse juurde saad vajadusel lisada täiendavat infot otsuse juurde. Pakkujatele sellele väljale sisestatud infot ei edastata. See jääb otsuse juurde DHISi.
  • Vajadusel saad lisada otsuse juurde ka faile väljal Lisadokumendid (ei saadeta pakkujale). Otsusele lisatud failid jäävad otsuse juurde DHISi, pakkujatele neid ei edastata.


  • vajuta nuppu "Salvesta". Otsuse kohta saadetakse teavituskiri kõigile pakkumuse esitanud pakkujatele. Näited teavituskirjadest edukale ja edutule pakkujale:




  • Pärast otsuse salvestamist täitub otsuse andmetega päringu vaatamise lehel plokk Otsus:

Pärast otsuse tegemist toimub edaspidine suhtus pakkujaga e-posti (või telefoni vm) teel. 

Pakkuja kontaktandmed leiad pakkumusest.  Selleks ava plokk ja klõpsa lahti eduka pakkuja pakkumus. 

Kui pakkuja on väljale Kontaktisik (punane alakriipsutus) märkinud e-posti aadressi, siis kasuta edasiseks suhtluseks seda aadressi. Kui sellele väljale pole uut e-posti aadressi lisatud, kasuta seda e-posti aadressi, mida kasutati päringu kohta teavituste saatmisel (sinine alakriipsutus). Võid ka kindluse mõttes tellimuskirja saata mõlemale e-posti aadressile.


Päringu sidumine ostudokumendiga

Ava ostudokument. Kontrolli, kas oled ostudokumendi vaatamise (ja mitte muutmise) vaates:

Paremal ülaservas on hall kast Lisa seoseid. Leia loetelust Lihtpäring ning klõpsa Lisa seoseid ikoonil (kui sul ei avane täit loetelu, siis klõpsa see lahti vajutades Lisa seoseid tumehallil menüüribal ):

Avaneb päringute loetelu. Kasuta otsingut õige päringu leidmiseks vajutades luubi ikoonile:

Otsi päringut numbri või hankija nime vm järgi:

Märgi linnuke õige päringu ette ja klõpsa . Päring on ostudokumendiga seotud.


  • No labels

Autoriõigus Tartu Ülikool