Please find English version here.
Uue päringu koostamiseks tuleb DHIS menüüst Lisa uus valida Päring -> Lihtpäring
Sisesta pakkujate andmed, kellele pakkumuskutse saata soovid. Selleks vajuta välja Pakkuja andmed järel :
Avaneb aken Kontakti lisamine:
Otsi pakkuja kohta olemasolevaid andmeid DHISis. Selleks hakka väljale Asutuse nimi (punases kastis) sisestama pakkuja nime asutuse nimeosast (mitte ärivormist). Näiteks SA Archimedes puhul alustad sisestamist Archimedes.. jne. Kui pakutakse mitut kontakti, siis vali registrikoodiga variant.
Kontakti lisamisel ära kunagi muuda/täienda olemasolevaid asutuse andmeid (punane kast). Vajadusel muuda/täienda kontaktisiku andmeid (sinine kast).
Kontaktide lisamise põhjalikum kasutusjuhend
Kui küsid pakkumust vähem kui kolmelt pakkujalt, siis lisa põhjendus väljale Põhjendus (kui küsid...).
Kontrolli, et sisestatud kontaktandmed on ajakohased ja õiged. Pärast pakkumuskutse väljasaatmist pole kontaktandmeid päringul enam võimalik muuta! Kui siiski on vajadus lisada või parandada kontaktandmeid, siis tuleb olemasolev päring tühistada ja koostada uus päring (vt Päringu tühistamine)
Vajadusel lisa päringu juurde meeskonnaliikmeid.
Lisa kindlasti meeskonnaliige või mitu oma struktuuriüksusest, kui tead et lähed puhkusele või mõnel muul põhjusel ei saa vastata ise operatiivselt päringu kohta tekkinud küsimustele, vaadata piisavalt kiiresti läbi pakkumusi ja teha otsust päringu kohta.
Meeskonnaliikmed saavad päringu kohta e-postile järgmisi teavitusi:
Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isikutel on alati päringu lugemisõigus (ei pea selleks meeskonda lisama).
Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isikutel puudub päringu lugemisõigus ning nemad näevad konkreetset päringut vaid päringute loetelus (päringu numbrit, nimetust ja staatust, hankija nime, pakkumuse esitamise tähtaega).
Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus kirjutamisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi ja otsuseid, teha ise otsuseid, vastata küsimustele/esitada küsimusi).
Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus lugemisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi, otsuseid, küsimusi-vastuseid, ise küsida-vastata ja otsuseid teha ei saa).
Meeskonnaliikmeks ei pea lisama päringu koostajat (väli Hankija). Päringu koostajal on päringus nii lugemis- kui ka kirjutamisõigus ning ta saab ka kõik teavitused päringu kohta.
Meeskonna liikmeid saad muuta/täiendada kõigis päringu etappides (nii enne kui ka pärast pakkumuste esitamise tähtaega). See on ka ainuke asi, mida päringu juurde muuta saab pärast pakkumuste esitamise tähataja möödumist.
Selleks vajuta Päringu andmed all Muuda. Avaneb:
Otsi loetelust inimene(sed) keda soovid lisada, vajuta
ja seejärelVeendu, et andmed said ammendavalt ja õigesti sisestatud.
Pakkumuskutse saatmiseks vajuta
.Võid ka päringu koos sisestatud andmetega salvestada vajutades nuppu
, hiljem päringu andmeid muuta/täiendada ning pakkumiskutsed hiljem välja saata.Pärast pakkumiskutsete välja saatmist kuni pakkumuste esitamise tähtajani saad saata pakkujatele vajadusel teateid täienenud päringu andmetest.
Päringu kohta saadetud teated on osa päringu lähteandmetest.
Päringu andmeid täiendades arvesta, et pakkujatel jääks piisavalt aega uue pakkumuse koostamiseks, sest päringule seatud pakkumuste esitamise tähtaega muuta ei saa!
Kui teate saatmise aja ja pakkumuste esitamise tähtaja vahele jääb liiga vähe aega, tuleb päring pigem tühistada ja koostada uus päring. Sel juhul saada pakkujatele teade, et päringu andmed on täienenud ja kuna pakkumuste esitamiseks jääb liiga vähe aega, siis koostad uue päringu ning olemasolevale päringule pakkumusi ei oota. Olemasolevale päringule tuleb pakkumuste esitamise tähtaja möödumisel koostada eitav otsus põhjendusega "Päring tühistatud, sest päringu lähteandmed muutusid ning pakkujatele ei jäänud piisvalt aega uuenenud andmete põhjal pakkumust koostada".
Päringu kohta teate saatmiseks vajuta nuppu Saada teade:
Avaneb teate saatmise vaade:
Lisa teade väljale Sisu ning vajuta nuppu Saada teade. Kõikidele pakkumiskutse saanud pakkujatele saadetakse teavituskiri päringu andmete uuendamise kohta.
Saadetud teateid näed päringu vaatamise lehel plokis Teade ja saadetud teavituskirju plokis E-post.
Pakkuja esitatud küsimusest päringu kohta saadab DHIS päringu koostajale ja kõigile päringu meeskonna liikmetele teate e-postile. Teates sisalduvale lingile vajutades avaneb päringu vaade. Keri allapoole ja leia plokk , ning klõpsa küsimus lahti:
Küsimusele vastamiseks vajuta nuppu Vasta. Avaneb:
Päringu kohta esitatud küsimuste vastused on osa päringu lähteandmetest.
Kui sinu vastus muudab või täiendab päringu lähteandmeid, siis võta arvesse pakkumuse esitamise tähtaega ja jäta pakkujatele piisavalt aega pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks.
Esialgu seatud pakkumuse esitamise tähtaega päringul muuta ei saa. Kui pakkujatele ei jää piisavalt aega täienenud andmeid arvesse võttes pakkumuse esitamiseks, tuleb päringu kohta saata teade (vt Päringu andmete täiendamine) ja koostada uus päring ning olemasolevale päringule tuleb pakkumuste esitamise tähtaja möödumisel koostada eitav otsus põhjendusega "Päring tühistatud, sest päringu lähteandmed muutusid ning pakkujatele ei jäänud piisvalt aega uuenenud andmete põhjal pakkumust koostada".
Kirjuta vastus väljale Vastus ning vajuta nuppu Saada.
Vastus koos küsimusega kuvatakse pakkuja keskkonnas kõigile pakkujatele.
Päringu andmetest allpool on küsimuste ja vastuste plokk:
Siin näed kõiki päringuga seotud küsimusi ja vastuseid - nii päringu kohta esitatuid kui ka pärast pakkumuse esitamise tähtaja möödumist pakkujale pakkumuse kohta esitatud küsimusi ja vastuseid neile. Vastamata küsimuse reale klõpsates avaneb aken, kus saab küsimusele vastata.
Päringu tühistamiseks vajuta nuppu .
Avaneb teate lisamise vaade, kuhu saad sisestada kõigile pakkumuskutse saanud pakkujatele teate päringu tühistamise kohta. Kindlasti tuleb päringu tühistamist ka põhjendada, ning kui plaanid uue päringu koostada, siis anna ka sellest pakkujatele teada. Seejärel saad päringu tühistada.
Tühistatud päringu staatus muutub "Lõpetatud", pakkujatele saadetakse teavitus ning pakkujad ei saa enam sellele päringule pakkumisi esitada.
Päringut saab tühistada ainult enne pakkumuste esitamise tähtaja saabumist, st kui päringu staatus on "Pakkumuse ootel". Pärast pakkumuste esitamise tähtaega tuleb päringu lõpetamiseks koostada otsus (vt Otsuse koostamine).
Kord tühistatud päringut ei saa enam taasavada.
Pakkumuse esitamise tähtaja möödudes saadab DHIS hankijale ja päringu meeskonna liikmetele teavituse tähtaja möödumise kohta. Teavituses on link päringule.
Kontrolli, kas päringule on esitatud pakkumusi. Selleks keri päringu andmete lehel allapoole kuni plokini Pakkumus(..).
Kõik pakkumused, mis on staatuses Esitatud ning millel on täidetud väli Summa (kasvõi 0,00 eurot), on hankemenetluses osalevad pakkumused ja tuleb avada!
Tagasi võetud pakkumus on pakkuja varem esitatud, kuid pakkumuse esitamise tähtajaks tagasi võetud pakkumus. Tagasi võetud pakkumuse summat ei kuvata ja selle sisu pole hankijale nähtav.
Kui esitatud tingimustele vastavate pakkumuste seas on mitu võrdse madalaima maksumusega, või kui pakkumuste hindamise aluseks oli kehtestatud lisaks maksumusele täiendavaid hindamiskriteeriume, siis võrdsete kõrgemate hindamispunktidega pakkumust, tuleb nende pakkumuste vahel liisku heita.
Anna pakkujatele teada liisuheitmise aeg, koht ja kord, saates pakkumuse kohta kiri (vt juhendis järgmine punkt). Anna pakkujatele teada, et kui nad soovivad liisuheitmisest osa võtta, võivad nad seda teha äriregistri järgi ametliku esindaja või volitatud esindaja läbi. Viimasel juhul tuleb pakkujal esitada volikiri volitatud esindaja kohta enne liisuheitmist. Lisa teavitusele enda meiliaadress juhuks, kui pakkuja soovib saata esindaja volikirja (läbi pakkuja keskkonna ta faili vastuskirjale lisada ei saa).
Näide liisuheitmise korra kohta: Liisuheitmiseks kasutatakse sedeleid, millele on kantud pakkujate nimed. Sedelid murtakse kokku või asetatakse igaüks eraldi ümbrikusse selliselt, et neid ei ole võimalik väliselt eristada. Enne liisuheitmist sedelid segatakse. Liisutõmbaja, kelleks on pakkuja esindaja või hankija esindaja, tõmbab sedeli ja sellel sedelil märgitud pakkuja pakkumus on edukas.
Liisuheitmise läbiviimise käik ja tulemus tuleb protokollida. Protokoll tuleb lisada päringu kohta tehtava otsuse juurde. Sellekohane märge tuleb teha ka otsust koostades väljale Otsuse põhjendus. Näiteks: "Tingimustele vastavate pakkumuste seas oli madalaima maksumusega pakkumused võrdse maksumusega. Edukas pakkumus selgitati välja liisuheitmise teel. Edukaks osutus …."
Pärast pakkumuse esitamise tähtaega ei tohi pakkumuses esitatud andmeid täiendada ega muuta. Lubatud on vaid pakkumusega esitatud andmete selgitamine ja täpsustamine.
Kirja saatmiseks vajuta pakkumuse vaates nupule Esita küsimus. Avaneb küsimuse saatmise aken (pilt kõrval).
Sisesta küsimus (või teade liisuheitmise aja, koha ja korra kohta) väljale Küsimus ning vajuta nuppu Saada.
DHIS teavitab hankijat ja päringu meeskonna liikmeid esitatud küsimusele laekunud vastusest e-kirja teel. Kirjas on link DHISi päringu lehele.
Kõiki päringuga seotud - nii päringu kui ka pakkumuse kohta esitatud küsimused ja vastused on plokis
Küsimus/vastus:Enne otsuse koostamist veendu, et oled tutvunud päringu kohta toimunud teabevahetusega (plokid ja ).
Otsuse koostamiseks vajuta nuppu Koosta otsus.
Kui nupu Koosta otsus vajutamisel ei avane otsuse lisamise vaade, kontrolli kas nupu Muuda kõrval on nupp Detailne vaade.
Kui on, siis klõpsa sellel ja saad otsuse koostamisega uuesti alustada (vajuta uuesti Koosta otsus).
Avaneb otsuse lisamise kuva (pilt paremal):
1) Vali ripp-menüüst Kas valiti edukas pakkumus? :
2) Kui "Jah", st. päringul on edukas(d) pakkumus(ed), siis avaneb tabel kõigi päringule esitatud pakkumustega:
3) Põhjenda otsust väljal Otsuse põhjendus - arvesta, et sisestatud põhjendus edastatakse kõikidele pakkumuse teinud ettevõtjatele automaatselt edastatavas teavituskirjas. Mõned tüüpilisemad põhjendused "Jah" ja "Ei" otsustele on näitena ka otsuse tegemise kuval kirjas, vajadusel saad sealt sobiva põhjenduse lahtrisse kopeerida kuid võid ka põhjenduse ise vabalt sõnastada. Võid ka kõigile pakkumuse teinud pakkujatele teada anda eduka pakkumuse teinud pakkuja nime ja selle pakkumuse kogumaksumuse, automaatselt seda teavet kõigile pakkumuse teinud pakkujatele ei edastata:
Pärast otsuse tegemist toimub edaspidine suhtus pakkujaga e-posti (või telefoni vm) teel.
Pakkuja kontaktandmed leiad pakkumusest. Selleks ava plokk ja klõpsa lahti eduka pakkuja pakkumus.
Kui pakkuja on väljale Kontaktisik (punane alakriipsutus) märkinud e-posti aadressi, siis kasuta edasiseks suhtluseks seda aadressi. Kui sellele väljale pole uut e-posti aadressi lisatud, kasuta seda e-posti aadressi, mida kasutati päringu kohta teavituste saatmisel (sinine alakriipsutus). Võid ka kindluse mõttes tellimuskirja saata mõlemale e-posti aadressile.
Kui päringule on vaja koostada uus otsus, siis uue otsuse lisamiseks vali päringul Registreeri vastusdokument → Otsus.
Avaneb otsuse lisamise vorm (vt Otsuse koostamine), kus saad teha valikud vastavalt uuele otsusele. Väljale "Otsuse põhjendus" lisa põhjendus, miks uus otsus koostatakse. Uue otsuse salvestamisel saadetakse ka uus teavituskiri kõigile pakkumuse esitanud pakkujatele. Kirjas on viide sellele, et koostatud on uus otsus.
Kui päringule lisatakse uus otsus, siis päringul andmeväli "Eduka(te) pakkumus(t)e maksumus(ed)" kirjutatakse üle ajaliselt viimasena registreeritud otsuse summaga.
NB! Esimene otsus jääb ka DHIS-i alles, seda ei kustutata.
Päring tuleb siduda tavaseosena hankelepinguga või selle sõlmimise kohustuse puudumisel ostudokumendiga. Tavaseos luuakse tagantjärgi kahe dokumendi vahel, mis on süsteemis juba registreeritud. Tavaseose loomisel pole vahet, kumma dokumendi juurest seost looma hakatakse (vt ka juhendit Seoste loomine ->Tavaseos). Allpool näide ostudokumendile tavaseosena lihtpäringu lisamisest.
Ava ostudokument. Kontrolli, kas oled ostudokumendi vaatamise (ja mitte muutmise) vaates:
Paremal ülaservas on hall kast Lisa seoseid. Leia loetelust Lihtpäring ning klõpsa Lisa seoseid ikoonil (kui sul ei avane täit loetelu, siis klõpsa see lahti vajutades Lisa seoseid tumehallil menüüribal
):Avaneb päringute loetelu. Kasuta otsingut õige päringu leidmiseks vajutades luubi ikoonile:
Otsi päringut numbri või hankija nime vm järgi:
Märgi linnuke õige päringu ette ja klõpsa
. Päring on ostudokumendiga seotud.