Please find English version here.



I TEGEVUSED ENNE PAKKUMUSTE ESITAMISE TÄHTAEGA

Lihtpäringu sisestamine ja pakkumuskutse saatmine

Uue päringu alustamine

Uue päringu koostamiseks tuleb DHIS menüüst Lisa uus valida Päring -> Lihtpäring


Pakkuja andmed

Sisesta pakkujate andmed, kellele pakkumuskutse saata soovid. Selleks vajuta välja Pakkuja andmed järel :

Avaneb aken Kontakti lisamine:

Otsi pakkuja kohta olemasolevaid andmeid DHISis. Selleks hakka väljale Asutuse nimi (punases kastis) sisestama pakkuja nime asutuse nimeosast (mitte ärivormist). Näiteks SA Archimedes puhul alustad sisestamist Archimedes.. jne. Kui pakutakse mitut kontakti, siis vali registrikoodiga variant.

  • Kui pakkuja on DHISis olemas ning asutuse andmed punases kastis ja kontaktisiku andmed sinises kastis on sobilikud, vali Lisa.
  • Kui pakkuja on DHISis olemas ning asutuse kontaktandmed punases kastis on sobilikud kuid kontaktisiku andmed sinises kastis mitte, st. päring tuleks saata teisele isikule/meiliaadressile, siis muuda/täienda kontaktisiku andmeid (sinine kast). Seejärel vali Lisa.
  • Kui pakkujat ei ole süsteemis, sisesta asutuse andmed väljadele Asutuse nimi ja E-post (punases kastis). Kui sul on olemas ka kontaktisiku nimi ja tema e-posti aadress, täida väljad ka sinises kastis ning vali Lisa.

Kontakti lisamisel ära kunagi muuda/täienda olemasolevaid asutuse andmeid (punane kast). Vajadusel muuda/täienda kontaktisiku andmeid (sinine kast).

Kontaktide lisamise põhjalikum kasutusjuhend

Kui küsid pakkumust vähem kui kolmelt pakkujalt, siis lisa põhjendus väljale Põhjendus (kui küsid...).

Kontrolli, et sisestatud kontaktandmed on ajakohased ja õiged. Pärast pakkumuskutse väljasaatmist pole kontaktandmeid päringul enam võimalik muuta! Kui siiski on vajadus lisada või parandada kontaktandmeid, siis tuleb olemasolev päring tühistada ja koostada uus päring (vt Päringu tühistamine)

Päringu andmed

  • Sisesta päringu nimetus - Lisa päringule pealkiri, mis sisaldab hankeobjekti nime. Näiteks "Tõlketeenuse tellimine" vms
  • Sisesta päringu kirjeldus ja/või lisa see faili(de)na järgmisele väljale Päringu kirjeldus failina.. . Sisestusala suurendamiseks sikuta kast alt paremalt servast suuremaks. Kirjelda tellitavat teenust või ostetavat asja võimalikult põhjalikult ning üheselt arusaadavalt. Märgi kindlasti ka soovitud kogus, tarneaadress/teenuse osutamise koht jne. Kui viitad tingimustes konkreetse toote nimetusele, margile, kaubamärgile vms, lisa alati juurde „või samaväärne“. 
  • Sisesta pakkumuse esitamise tähtaeg, so tähtaeg, mis ajani saavad pakkujad pakkumusi esitada ja mille möödudes saab hankija pakkumustega tutvuda -
    • Lisa kuupäev ja kellaaeg. 
    • Anna pakkujatele piisavalt aega pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks.
    • Kord juba väljasaadetud päringus pole pakkumuste esitamise tähtaega võimalik muuta. Kui pakkuja palub pakkumuste esitamise tähtaega pikendada ja hankija on sellega nõus, tuleb koostada uus päring (vt Päringu tühistamine). 
  • Sisesta tellimuse täitmise tähtaeg e. mis ajaks hiljemalt peab teenus olema osutatud või asi tarnitud. Kui sisestad tarneaja päevades/kuudes/nädalates, siis hakkab kättesaamise aja arvestus päringu kohta otsuse tegemisest ehk tellimuse kinnitamisest (või kui päringu tulemusena sõlmitakse ostu-müügileping, siis lepingu sõlmimisest). Näiteks "10 kuud", "4 nädala jooksul". Võib sisestada ka konkreetse kuupäevana, näiteks "21.05.2022", "mitte hiljem kui 01.10.2022" vms. Konkreetset kuupäeva seades arvesta, et jääks piisavalt aega pakkumiste läbivaatamisele, vajadusel täpsustuste küsimisele ning otsuse tegemisele. 
  • Pakkumuse jõusoleku aeg - anna teada kui kaua peab pakkumus jõus olema alates pakkumuste esitamise tähtajast, näiteks "Pakkumus peab olema jõus vähemalt 30 päeva pakkumuste esitamise tähtajast." Pakkumuse kehtivusaeg algab pakkumuse esitamise tähtajast ning peab olema nii pikk, et kehtiva pakkumuse kohta jõutakse teha otsus ehk kinnitada tellimus/sõlmida ostu-müügileping. Otsustamise ajal saab olla aluseks ainult kehtiv pakkumine.
  • Eeldatav maksumus - sisesta vaid juhul kui soovid, et pakkujad teaksid, kui suure kulutusega oled arvestanud. Sisestatud summa pole pakkujatele kohustuseks.
  • Hindamiskriteerium - Anna teada, mille alusel valid eduka pakkuja. Eelsisestatud on tüüpiline riigihangetel eduka pakkuja valimise kriteerium - madalaim maksumus. Hindamisel võib peale maksumuse arvestada ka teisi parameetreid nt täiendavat garantiid, lisafunktsionaalsuse olemasolu jms. Vajadusel muuda/täienda. Hindamiskriteerium(id) tuleb kindlasti lisada juba päringu koostamisel. Pärast pakkumuste esitamise tähtaja möödumist hindamiskriteeriumit muuta/lisada ei tohi.
  • Pakkumuses esitatavad dokumendid/andmed - Anna teada, mis dokumendid tuleb pakkumuse koosseisus esitada. Vajadusel muuda/täienda eelsisestatud teksti. 
  • Projekti tunnus - kui hankeobjekt on projekt(de)iga seotud kulutus, siis sisesta siia projekti(de) tunnus (number, nimetus vms).


Päringu meeskond

Vajadusel lisa päringu juurde meeskonnaliikmeid.

Lisa kindlasti meeskonnaliige või mitu oma struktuuriüksusest, kui tead et lähed puhkusele või mõnel muul põhjusel ei saa vastata ise operatiivselt päringu kohta tekkinud küsimustele, vaadata piisavalt kiiresti läbi pakkumusi ja teha otsust päringu kohta. 

Meeskonnaliikmed saavad päringu kohta e-postile järgmisi teavitusi:

  • pakkuja on esitanud küsimuse päringu kohta,
  • pakkumuste esitamise tähtaeg on möödunud,
  • pakkuja on vastanud küsimusele pakkumise kohta, 
  • pakkumuste esitamise tähtajast on möödunud 1 kuu (juhul kui selleks ajaks pole päringu kohta otsust tehtud.

Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isikutel on alati päringu lugemisõigus  (ei pea selleks meeskonda lisama).

Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isikutel puudub päringu lugemisõigus ning nemad näevad konkreetset päringut vaid päringute loetelus (päringu numbrit, nimetust ja staatust, hankija nime, pakkumuse esitamise tähtaega).

Päringu koostajaga samast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus kirjutamisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi ja otsuseid, teha ise otsuseid, vastata küsimustele/esitada küsimusi).

Päringu koostajaga erinevast struktuuriüksusest isiku meeskonda lisamisel saab isik päringus lugemisõiguse (õigus näha päringu andmeid, pakkumusi, otsuseid, küsimusi-vastuseid, ise küsida-vastata ja otsuseid teha ei saa). 

Meeskonnaliikmeks ei pea lisama päringu koostajat (väli Hankija). Päringu koostajal on päringus nii lugemis- kui ka kirjutamisõigus ning ta saab ka kõik teavitused päringu kohta.


Meeskonna liikmete lisamine

Meeskonna liikmeid saad muuta/täiendada kõigis päringu etappides (nii enne kui ka pärast pakkumuste esitamise tähtaega). See on ka ainuke asi, mida päringu juurde muuta saab pärast pakkumuste esitamise tähataja möödumist.

Selleks vajuta Päringu andmed all Muuda. Avaneb: 

Otsi loetelust inimene(sed) keda soovid lisada, vajuta ja seejärel

Päringu salvestamine ja pakkumiskutse saatmine

Veendu, et andmed said ammendavalt ja õigesti sisestatud.

Pakkumuskutse saatmiseks vajuta .

Võid ka päringu koos sisestatud andmetega salvestada vajutades nuppu , hiljem päringu andmeid muuta/täiendada ning pakkumiskutsed hiljem välja saata.


Päringu andmete täiendamine

Pärast pakkumiskutsete välja saatmist kuni pakkumuste esitamise tähtajani saad saata pakkujatele vajadusel teateid täienenud päringu andmetest. 

Päringu kohta saadetud teated on osa päringu lähteandmetest.

Päringu andmeid täiendades arvesta, et pakkujatel jääks piisavalt aega uue pakkumuse koostamiseks, sest päringule seatud pakkumuste esitamise tähtaega muuta ei saa!

Kui teate saatmise aja ja pakkumuste esitamise tähtaja vahele jääb liiga vähe aega, tuleb päring pigem tühistada ja koostada uus päring. Sel juhul saada pakkujatele teade, et päringu andmed on täienenud ja kuna pakkumuste esitamiseks jääb liiga vähe aega, siis koostad uue päringu ning olemasolevale päringule pakkumusi ei oota. Olemasolevale päringule tuleb pakkumuste esitamise tähtaja möödumisel koostada eitav otsus põhjendusega "Päring tühistatud, sest päringu lähteandmed muutusid ning pakkujatele ei jäänud piisvalt aega uuenenud andmete põhjal pakkumust koostada".

Päringu kohta teate saatmiseks vajuta nuppu Saada teade:

Avaneb teate saatmise vaade:

Lisa teade väljale Sisu ning vajuta nuppu Saada teade. Kõikidele pakkumiskutse saanud pakkujatele saadetakse teavituskiri päringu andmete uuendamise kohta.

Saadetud teateid näed päringu vaatamise lehel plokis Teade ja saadetud teavituskirju plokis E-post.


Päringu kohta esitatud küsimusele vastamine

Pakkuja küsimusele vastamine

Pakkuja esitatud küsimusest päringu kohta saadab DHIS päringu koostajale ja kõigile päringu meeskonna liikmetele teate e-postile. Teates sisalduvale lingile vajutades avaneb päringu vaade. Keri allapoole ja leia plokk , ning klõpsa küsimus lahti:

Küsimusele vastamiseks vajuta nuppu Vasta. Avaneb:

Päringu kohta esitatud küsimuste vastused on osa päringu lähteandmetest.

Kui sinu vastus muudab või täiendab päringu lähteandmeid, siis võta arvesse pakkumuse esitamise tähtaega ja jäta pakkujatele piisavalt aega pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks.

Esialgu seatud pakkumuse esitamise tähtaega päringul muuta ei saa. Kui pakkujatele ei jää piisavalt aega täienenud andmeid arvesse võttes pakkumuse esitamiseks, tuleb päringu kohta saata teade (vt Päringu andmete täiendamine) ja koostada uus päring ning olemasolevale päringule tuleb pakkumuste esitamise tähtaja möödumisel koostada eitav otsus põhjendusega "Päring tühistatud, sest päringu lähteandmed muutusid ning pakkujatele ei jäänud piisvalt aega uuenenud andmete põhjal pakkumust koostada".

Kirjuta vastus väljale Vastus ning vajuta nuppu Saada.

Vastus koos küsimusega kuvatakse pakkuja keskkonnas kõigile pakkujatele.


Küsimuste ja vastuste vaatamine

Päringu andmetest allpool on küsimuste ja vastuste plokk: 

Siin näed kõiki päringuga seotud küsimusi ja vastuseid - nii päringu kohta esitatuid kui ka pärast pakkumuse esitamise tähtaja möödumist pakkujale pakkumuse kohta esitatud küsimusi ja vastuseid neile. Vastamata küsimuse reale klõpsates avaneb aken, kus saab küsimusele vastata.


Päringu tühistamine

Päringu tühistamiseks vajuta nuppu .

Avaneb teate lisamise vaade, kuhu saad sisestada kõigile pakkumuskutse saanud pakkujatele teate päringu tühistamise kohta. Kindlasti tuleb päringu tühistamist ka põhjendada, ning kui plaanid uue päringu koostada, siis anna ka sellest pakkujatele teada. Seejärel saad päringu tühistada. 

Tühistatud päringu staatus muutub "Lõpetatud", pakkujatele saadetakse teavitus ning pakkujad ei saa enam sellele päringule pakkumisi esitada. 

Päringut saab tühistada ainult enne pakkumuste esitamise tähtaja saabumist, st kui päringu staatus on "Pakkumuse ootel". Pärast pakkumuste esitamise tähtaega tuleb päringu lõpetamiseks koostada otsus (vt Otsuse koostamine).

Kord tühistatud päringut ei saa enam taasavada.


II TEGEVUSED PÄRAST PAKKUMUSTE ESITAMISE TÄHTAEGA

Pakkumuste läbivaatamine

Pakkumuse esitamise tähtaja möödudes saadab DHIS hankijale ja päringu meeskonna liikmetele teavituse tähtaja möödumise kohta. Teavituses on link päringule.

Pakkumuste vastavuse kontroll ja hindamine

Kontrolli, kas päringule on esitatud pakkumusi. Selleks keri päringu andmete lehel allapoole kuni plokini Pakkumus(..). 

  • Kui ploki nimetuse taga sulgudes on 0, pole järelikult ühtegi pakkumust esitatud. Liigu edasi päringu kohta otsust tegema.
  • Kui ploki nimetuse taga on sulud ja neis 0-st suurem number, klõpsa plokk lahti:

Kõik pakkumused, mis on staatuses Esitatud ning millel on täidetud väli Summa (kasvõi 0,00 eurot), on hankemenetluses osalevad pakkumused ja tuleb avada!

Tagasi võetud pakkumus on pakkuja varem esitatud, kuid pakkumuse esitamise tähtajaks tagasi võetud pakkumus. Tagasi võetud pakkumuse summat ei kuvata ja selle sisu pole hankijale nähtav.


Kontrolli pakkumuse vastavust päringu lähteandmetes seatud nõuetele ning vali hindamiskriteeriumi järgi välja edukas pakkumus.

1) Selleks ava esitatud pakkumus. Avaneb pakkumuse kuva (pilt kõrval).

2) Tutvu pakkumuse väljal Sisu kirjeldatud pakkumusega ja kui pakkumusega esitati ka faile, siis nendega (väli Sisu (lisad)). 

3) Kontrolli, kas esitatud pakkumus vastab päringu lähteandmetes esitatud tingimustele. Päringu lähteandmed on:

  • pakkumiskutses esitatud päringu andmed ja tingimused,
  • päringu kohta enne pakkumuste esitamise tähtaega saadetud teated ning
  • päringu kohta enne pakkumuste esitamise tähtaega esitatud küsimustele saadetud vastused.

Kui tingimus oli päringu lähteandmetes seatud, siis pakkumus peab sellele ka vastama. Kui pakkumus ei vasta, siis see pakkumus tuleb tagasi lükata ning see pakkumus ei osale hindamisel.

4) Alusta pakkumuste hindamist. Pakkumusi tuleb alati sisuliselt hinnata, st lahtrisse Summa (km-ta) sisestatud number ei saa olla aluseks. Kontrolli alati üle pakkumuses sisalduvad arvutused. Hankija peab enne otsuse tegemist veenduma, et pakkumus, selles tehtud arvutused ja maksumus on õiged ja üheselt arusaadavad.

Kui pakkumuses on ebaselgusi, või lahtrisse Summa (km-ta) kirjutatud maksumus erineb pakkumuses märgitud maksumusest ja selle erinemise põhjus on ebaselge, või arvutused pole õiged, tuleb pakkujalt selgitust küsida (vt Pakkumuse kohta kirja saatmine). Pakkumusi muuta ei tohi, seetõttu võib pakkuja pakkumuse kohta anda vaid selgitusi, täpsustusi, kinnitusi vms.



Liisuheitmine

Kui esitatud tingimustele vastavate pakkumuste seas on mitu võrdse madalaima maksumusega, või kui pakkumuste hindamise aluseks oli kehtestatud lisaks maksumusele täiendavaid hindamiskriteeriume, siis võrdsete kõrgemate hindamispunktidega pakkumust, tuleb nende pakkumuste vahel liisku heita.

Anna pakkujatele teada liisuheitmise aeg, koht ja kord, saates pakkumuse kohta kiri (vt juhendis järgmine punkt). Anna pakkujatele teada, et kui nad soovivad liisuheitmisest osa võtta, võivad nad seda teha äriregistri järgi ametliku esindaja või volitatud esindaja läbi. Viimasel juhul tuleb pakkujal esitada volikiri volitatud esindaja kohta enne liisuheitmist. Lisa teavitusele enda meiliaadress juhuks, kui pakkuja soovib saata esindaja volikirja (läbi pakkuja keskkonna ta faili vastuskirjale lisada ei saa).

Näide liisuheitmise korra kohta: Liisuheitmiseks kasutatakse sedeleid, millele on kantud pakkujate nimed. Sedelid murtakse kokku või asetatakse igaüks eraldi ümbrikusse selliselt, et neid ei ole võimalik väliselt eristada. Enne liisuheitmist sedelid segatakse. Liisutõmbaja, kelleks on pakkuja esindaja või hankija esindaja, tõmbab sedeli ja sellel sedelil märgitud pakkuja pakkumus on edukas.

Liisuheitmise läbiviimise käik ja tulemus tuleb protokollida. Protokoll tuleb lisada päringu kohta tehtava otsuse juurde. Sellekohane märge tuleb teha ka otsust koostades väljale Otsuse põhjendus. Näiteks: "Tingimustele vastavate pakkumuste seas oli madalaima maksumusega pakkumused võrdse maksumusega. Edukas pakkumus selgitati välja liisuheitmise teel. Edukaks osutus …."


Pakkumuse kohta kirja saatmine

Pärast pakkumuse esitamise tähtaega ei tohi pakkumuses esitatud andmeid täiendada ega muuta. Lubatud on vaid pakkumusega esitatud andmete selgitamine ja täpsustamine.

Kirja saatmiseks vajuta pakkumuse vaates nupule Esita küsimus. Avaneb küsimuse saatmise aken (pilt kõrval).

Sisesta küsimus (või teade liisuheitmise aja, koha ja korra kohta) väljale Küsimus ning vajuta nuppu Saada.

DHIS teavitab hankijat ja päringu meeskonna liikmeid esitatud küsimusele laekunud vastusest e-kirja teel. Kirjas on link DHISi päringu lehele.


Kõiki päringuga seotud - nii päringu kui ka pakkumuse kohta esitatud küsimused ja vastused on plokis Küsimus/vastus:


Otsuse koostamine

Enne otsuse koostamist veendu, et oled tutvunud päringu kohta toimunud teabevahetusega (plokid  ja ). 

Otsuse koostamiseks vajuta nuppu Koosta otsus.

Kui nupu Koosta otsus vajutamisel ei avane otsuse lisamise vaade, kontrolli kas nupu Muuda kõrval on nupp Detailne vaade.

Kui on, siis klõpsa sellel ja saad otsuse koostamisega uuesti alustada (vajuta uuesti Koosta otsus).


Avaneb otsuse lisamise kuva (pilt paremal):

1) Vali ripp-menüüst Kas valiti edukas pakkumus? :

  • Jah - valitakse edukas(d) pakkumus(ed);
  • Ei - edukat pakkumust ei valita.

2) Kui "Jah", st. päringul on edukas(d) pakkumus(ed), siis avaneb tabel kõigi päringule esitatud pakkumustega:

  • Vali tabelis edukaks tunnistatava(te) pakkumus(t)e järel veerus Kas valiti edukas pakkumus -> "Jah" ning märgi seejärel veerus Mis summas on edukas (km-ta) see summa, mis osas kavatsed selle pakkumuse edukaks tunnistada. Kui olid päringus küsinud ja pakuti ühikuhinda, siis on eduka pakkumuse maksumuseks käibemaksuta ühikuhind korrutatuna arvestusliku kogusega. Veergu Lisainfo pakkujale saad märkida teabe, mida soovid sellele pakkujale edastada teavituskirjas otsusest. Veergu Mis summas on edukas (km-ta) märgitud maksumust edukale pakkujale teavituskirjas otsusest automaatselt ei teavitata. Kui edukaks tunnistatava pakkumuse maksumus erineb maksumusest, mille pakkuja ise pakkumuse kogumaksumuseks märkis, anna sellest pakkujale teada väljal Lisainfo pakkujale. Samuti võid seal täpsustada tarne aega, kohta või kontaktandmeid. Kui pakkumus oli edukas osaliselt või oli pakkumuses mitu varianti siis kindlasti märgi veergu Lisainfo pakkujale mis osas (asja/teenuse nimetus) ja mahus (maksumus) pakkumus edukaks osutus.
  • Kui pakkumus ei ole edukas, siis jääb veergu Kas on edukas pakkumus  - >"Ei" ja veergu Mis summas on edukas (km-ta) jääb 0,00. Väljale Lisainfo pakkujale saad märkida teabe, mida soovid sellele pakkujale edastada teavituskirjas otsusest.
  • Väljale Eduka(te) pakkumus(te) maksumus (km-ta) summeerib süsteem ise edukaks valitud pakkumuste maksumuse kokku. Seda välja muuta ei saa.


3) Põhjenda otsust väljal Otsuse põhjendus - arvesta, et sisestatud põhjendus edastatakse kõikidele pakkumuse teinud ettevõtjatele automaatselt edastatavas teavituskirjas. Mõned tüüpilisemad põhjendused "Jah" ja "Ei" otsustele on näitena ka otsuse tegemise kuval kirjas, vajadusel saad sealt sobiva põhjenduse lahtrisse kopeerida kuid võid ka põhjenduse ise vabalt sõnastada. Võid ka kõigile pakkumuse teinud pakkujatele teada anda eduka pakkumuse teinud pakkuja nime ja selle pakkumuse kogumaksumuse, automaatselt seda teavet kõigile pakkumuse teinud pakkujatele ei edastata:

  • Väljale Lisainfo otsuse juurde saad vajadusel lisada täiendavat infot otsuse juurde. Pakkujatele sellele väljale sisestatud infot ei edastata. See jääb otsuse juurde DHISi.
  • Vajadusel saad lisada otsuse juurde ka faile väljal Lisadokumendid (ei saadeta pakkujale). Otsusele lisatud failid jäävad otsuse juurde DHISi, pakkujatele neid ei edastata.


  • vajuta nuppu "Salvesta". Otsuse kohta saadetakse teavituskiri kõigile pakkumuse esitanud pakkujatele. Näited teavituskirjadest edukale ja edutule pakkujale:




  • Pärast otsuse salvestamist täitub otsuse andmetega päringu vaatamise lehel plokk Otsus:

Pärast otsuse tegemist toimub edaspidine suhtus pakkujaga e-posti (või telefoni vm) teel. 

Pakkuja kontaktandmed leiad pakkumusest.  Selleks ava plokk ja klõpsa lahti eduka pakkuja pakkumus. 

Kui pakkuja on väljale Kontaktisik (punane alakriipsutus) märkinud e-posti aadressi, siis kasuta edasiseks suhtluseks seda aadressi. Kui sellele väljale pole uut e-posti aadressi lisatud, kasuta seda e-posti aadressi, mida kasutati päringu kohta teavituste saatmisel (sinine alakriipsutus). Võid ka kindluse mõttes tellimuskirja saata mõlemale e-posti aadressile.


Päringu sidumine ostudokumendiga

Ava ostudokument. Kontrolli, kas oled ostudokumendi vaatamise (ja mitte muutmise) vaates:

Paremal ülaservas on hall kast Lisa seoseid. Leia loetelust Lihtpäring ning klõpsa Lisa seoseid ikoonil (kui sul ei avane täit loetelu, siis klõpsa see lahti vajutades Lisa seoseid tumehallil menüüribal ):

Avaneb päringute loetelu. Kasuta otsingut õige päringu leidmiseks vajutades luubi ikoonile:

Otsi päringut numbri või hankija nime vm järgi:

Märgi linnuke õige päringu ette ja klõpsa . Päring on ostudokumendiga seotud.


Autoriõigus Tartu Ülikool