Outlooki poolsed seadistused
NB! Seadistused peab tegema enne Wordi kaudu saatmise alustamist.
Kui kirjad on saadetud, siis on soovitatav järgnevalt kirjeldatud seadistused tagasi muuta.
- Kui kasutate isiklikku postkasti ja saadetud kirjadele vastused võivad tulla samasse postkasti, siis peab jälgima ainult Wordi poolseid samme.
- Kui kasutate jagatud postkasti, siis peab looma uue profiili ja võtma külge ainult selle postkasti. Selleks valida File→ Account Settings→ Manage Profiles.
- Avaneb uus aken, milles valida Show Profiles.
- Järgmisena valida Add. Anda uuele profiilile nimi. Vajutada OK.
Vastavalt soovile valida, et igal Outlooki avamisel küsib, millist profiili kasutada (Prompt for a profile to be used) või valida loodud profiil rippmenüüst vaikimisi valikuks (Always use this profile). Vajutada OK ja eelnevas aknas "Close" - Avaneb uus aken, kus täitke lahtrid järgnevalt:
Your Name: Ees- ja perenimi
Email aadress: lisatava postkasti mailiaadress
Password(kaks lahtrit): UT isikliku konto parool.
Vajutada Next. Järgmises kahes aknas vajutada uuesti Next ja Finish. - Kui küsib O365 sisse logimist, siis kasutajatunnus kirjutada kujul kasutajatunnus@ut.ee ja parool ning teha läbi kaheastmeline autentmine.
- Outlooki uuesti käivitades vastavalt punktis 4 tehtud valikule avaneb kohe uus profiil või küsib, millist profiili kasutada.
- Kui profiili valik tehtud ja Outlook on profiili laadinud võib liikuda Wordi seadistuste juurde.
- Kui saadetud kirjadele tulevad vastused peavad minema mingile teisele meiliaadressile, siis tuleb Outlooki luua vastav reegel. Valida Home→ Rules→ Manage Rules & Alerts.
- Uues aknas valida postkast, millele reegel peab rakenduma (Apply changes to this folder).
- Uue reegli loomiseks vajutada New Rule. Avaneb uus aken, kus valida vastavad kriteeriumid nagu alloleval pildil on Rule description lahtris. Kriteeriumite atribuutide muutmiseks vajutada vastava kriteeriumi järel olevale sinisele tekstile.
- Esimene rida määrab ära, millistelt meiliaadressitelt tulevatele kirjadele reegel rakendub.
- Teine rida määrab ajavahemiku, millal reegel rakendub. Kui ajapiirangut pole vaja, siis seda kriteeriumi mitte lisada.
- Kolmas rida määrab meiliaadressi, kuhu vastused peavad minema.
- Neljas rida kustutab vastusena saadud kirja ära originaalsest postkastist. Kui koopia peab alles jääma, siis seda kriteeriumi mitte lisada.
- Kui reegel seadistatud, siis vajutada OK ja liikuda Wordi seadistuste juurde.
Wordi poolsed seadistused
- Avada saadetava kirja mall. Peab olema HTMLis kohandatud, sest muidu läheb paigutus sassi.
- Exceli failis, kus on kirjas info (nimed, e-posti aadressid jms) väljade täitmiseks peab olema esimene rida veergude nimedega.
- Wordis valida Mailings→ Start Mail Merge→ E-mail Messages. Kui seadistamise käigus on vaja tegevust katkestada või exceli faili täiendada, siis vajutada Normal Word Document ja peale muudatusi uuesti alustada.
- Aadressaatide faili lisamiseks valida Select Recipients→ Use an Existing List ja avanevas aknas valida exceli fail.
- Väljade lisamiseks panna kursor soovitud kohta ja valida Insert Merge Field ja soovitud info välja täitmiseks.
- Tulemust saab eelvaadata vajutades nupule Preview Results ja nooltega saab liikuda kirjade vahel.
- Kirjade saatmise alustamiseks vajutada Finish & Merge→ Send Email Messages.
- Avaneb uus aken. "To:" reale valida meiliaadress (sama nimega nagu exceli failis veeru nimi). Subject Line lahtrisse kirjutada pealkiri. Saatmise kinnitamiseks vajutada "OK".
